بدأ بيت التمويل الكويتي ـ بيتك ـ التشغيل الفعلي لنظام الكتروني جديد «docuware» لإدارة الوثائق الالكترونية «حيث ان النظام الجديد سينظم ويدير عملية تخزين وتداول واسترجاع جميع الوثائق والمراسلات والمعاملات عبر الإدارات المختلفة بشكل الكتروني، مما يغني عن التداول والحفظ اليدوي للوثائق ويوفر أعلى مستويات الأمان ويساعد على الاستخدام الصحيح للوثيقة وسرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها، ويعتبر خطوة متقدمة جدا في التوجه للتخزين الالكتروني الذكي للوثائق والبحث والاسترجاع الآلي».
وبهذه المناسبة قال مساعد المدير العام لقطاع تكنولوجيا المعلومات د.وليد الحساوي في تصريح صحافي عقب توقيع عقد تشغيل نظام «docuware» مع شركة «image technologies) itec)، ويمثلها المدير التنفيذي لمنطقة الخليج العربي م.محمد الدريني، بدأنا التشغيل الفعلي لنظام «docuware»، وذلك بعد فترة من التجريب حقق فيها نظام «docuware» نجاحا كبيرا وأداء تميز بالدقة والكفاءة العالية، بالإضافة إلى المرونة والسعة والقدرة العالية على تحمل الإضافات والملاحظات واقتراحات التطوير من قبل موظفي ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات في بيتك، حيث ينصب تركيزنا على الاستخدام الأمثل للموارد وتمكين الإدارات من أداء وظيفتها بمنتهى السهولة والسرعة والدقة وبأقل التكاليف اعتمادا على أدوات ووسائل التقنية الحديثة.
وعن الإمكانيات الفنية والتقنية والقدرة الاستيعابية لنظام «docuware» قال انه خلال الفترة التجريبية استوعب النظام في قطاع واحد من قطاعات بيتك الستة نحو 20 مليون مستند وأكثر من 350 ألف معاملة مستوفاة المستندات، أما عن سرعة استخراج المعاملة فلا يستغرق الأمر أكثر من 30 ثانية، كما أن المعاملة التي تتكون من 30 ورقة مثلا تتم أرشفتها في حوالي دقيقة، ويطبق نظام «docuware» صلاحيات أمنية مشددة ومحكمة تخول المسموح لهم فقط بالدخول على الوثائق والاطلاع والتعليق عليها واسترجاعها بمنتهى السهولة.
واعتبر الحساوي أن تشغيل نظام «docuware» يعتبر نقلة مهمة في أسلوب التعامل مع الوثائق والمستندات داخل بيتك ويمهد إلى تحقيق هدف كبير وهو توحيد الأوراق الثبوتية للعميل لدى جميع قطاعات بيتك وتجديدها بشكل تلقائي بحيث لا يحتاج العميل إلى تقديم نفس الأوراق المطلوبة لمعاملات في قطاعات بيتك أكثر من مرة مثل البطاقة المدنية وشهادة الراتب وغيرها، كما أن نظام «docuware» يوفر فرصة غير مسبوقة لتسجيل التاريخ اليومي لبيتك من خلال تخزين وثائق صوتية وڤيديو بالإضافة إلى الوثائق المكتوبة في مستودع إلكتروني مركزي وآمن، وهذه البيئة توفر ملاذا آمنا للوثائق من الحرائق اوالسرقات او تدهور حالتها نتيجة للتخزين الطويل.
وأضاف ان قطاع تكنولوجيا المعلومات في بيتك يهدف إلى تقديم الأدوات التقنية المناسبة لزيادة إنتاجية الموظف وكفاءة العمل وتقلل الوقت والجهد المبذول بما ينعكس على مستوى الخدمة المقدمة للعملاء.
من جانبه عبر المدير التنفيذي لمنطقة الخليج العربي لشركة image technologies) itec) م.محمد الدريني عن اعتزاز الشركة بالعمل مع بيتك ـ المؤسسة المالية الإسلامية الرائدة على مستوى العالم ـ وان اهتمامها بتطبيق نظام «docuware» الذي أصبح حيويا وضروريا للمؤسسات الكبرى والعملاقة، ليعبر عن مدى حرص بيتك على الاستفادة من أفضل وأرقى الأنظمة والبرامج التقنية الحديثة التي تساهم في تطوير الأداء وخدمة العملاء وتوفير الوقت والجهد والحد من التكاليف بالإضافة إلى تعزيز صورة المؤسسة الحديثة المواكبة لتطورات العصر.
وأكد على أن نظام «docuware» يعتبر من أحدث الأنظمة العالمية المستخدمة في إدارة وحفظ واسترجاع الوثائق الكترونيا بكافة أشكالها ويتسم بسهولة الاستخدام وشمولية الأدوات، ومن مميزات نظام «docuware» أنه يوفر خاصية البحث في محتوى الوثائق مما يتيح المجال للموظف للبحث عن الوثائق الخاصة بعمله بشكل آمن ومحكم.