أصدر مدير عام البلدية م. أحمد المنفوحي تعميما إداريا بشأن النظر في الإعفاء من الغرامة أو تخفيضها او استحقاقها بالنسبة للعقود التي تبرمها البلدية جاء فيه:
بناء على أحكام القانون رقم (49) لسنة 2016 بشأن المناقصات العامة وتعديلاته ولائحته التنفيذية وتعميم وزارة المالية رقم (5 لسنة 2020) بشأن نظم الشراء للجهات العامة.
يتعين على كافة الجهات المعنية بالبلدية ـ كل حسب اختصاصه ـ (الجهة المشرفة على تنفيذ العقد ـ إدارة المناقصات والعقود فيما يتعلق بأوامر الشراء) عند تقدم (الموردين ـ المتعدين ـ المقاولين) بطلبات الاعفاء من الغرامة أو تخفيض قيمتها أو استحقاقها عرض الطلب على لجنة الشراء بكتاب رسمي منها توضح فيه بشكل مفصل المسائل والبيانات التالية:
1 ـ موضوع العقد ومدته ومدة التأخير وقيمة الغرامة المبينة بالعقد.
2 ـ سبب التأخير مؤيدا بالمستندات الدالة عليه، وعما إذا كان يرجع هذا التأخير الى المورد أو المقاول أو المتعهد أم للجهة الإدارية ام قوة قاهرة أو ظروف طارئة ام نتيجة خطأ من الطرفين على أن تحدد نسبة التقصير لدى كل طرف وفي حالة التأخير من قبل الجهة الإدارية يتم تحديد المسؤول عن ذلك ومبررات التأخير.
وذلك حتى يتسنى للجنة الشراء دراسة أسباب الإعفاء او التخفيض او الاستحقاق وفقا لاحكام القانون والتعاميم ذات العلاقة وبنود العقد. ويعتبر عدم استيفاء ما سبق بيانه من معلومات او مستندات بمثابة عرقلة من قبل الجهة طالبة العرض لعمل اللجنة قد يترتب عليه المساءلة التأديبية.