«الكيماويات البترولية» تتم 10 أعوام من تطبيق نظام «الإيضاحات المختصرة»

كونا: قال نائب العضو المنتدب للشؤون الإدارية والمالية في شركة صناعة الكيماويات البترولية سعد العجمي ان الشركة ستتم في شهر ديسمبر الجاري عشرة أعوام كاملة لناحية تطبيقها نظام «الإيضاحات المختصرة» فيها وانجاز 120 إيضاحا شهريا. وأضاف العجمي في لقاء مع مجلة «كيميا» الصادرة عن الشركة في عددها الأخير ان «الإيضاحات المختصرة» كان لها أكبر الأثر في زيادة الشفافية وتعميق التواصل بين المستويات الادارية بما يخدم سير العمل ويقلل من العقبات والأخطاء الناتجة عن سوء الفهم وصعوبة التواصل المباشر. وأوضح ان آلية انجاز الإيضاحات المختصرة تبدأ بتقديم الإيضاح الرئيسي من الادارة العليا للشركة ثم يضيف كل مدير الإيضاحات المختصرة المحلية للدائرة على ان يتم تقييم الأداء ونجاح النظام من خلال التغذية الراجعة (رجع الصدى) التي تتضمن الاجابة عن التساؤلات والموضوعات المطروحة. وذكر ان الشركة «عملت دائما» على تطبيق الأنظمة الادارية التي تهتم بالعامل البشري وترفع من أداء العاملين ومن فعالية اجراءات العمل لتحقيق أهداف الشركة واستراتيجيتها والانتقال الى مراحل جديدة من التقدم والنجاح. وفي شرحه لنظام «الإيضاحات المختصرة» بين انه أحد نظم المعلومات الادارية التي تساعد العاملين في جميع مستوياتهم على فهم ما يدور حولهم، حيث يقوم من خلاله نائب العضو المنتدب أو المدير أو المسؤول في كل مستوى تنظيمي بنقل الإيضاح الرئيسي والإيضاحات المحلية الى فريقه والعاملين معه حول كل الموضوعات التي تعنيهم بما يضمن احاطتهم بكل المعلومات اللازمة وتلقيها شفهيا من رئيسهم المباشر. وأشار العجمي الى أن الشركة بدأت بتطبيق هذا الاجراء منذ عشر سنوات تم خلالها انجاز ما يقارب 120 إيضاحا مختصرا كان لها الأثر الكبير في زيادة الشفافية وتعميق التواصل بين المستويات الادارية بما يخدم سير العمل ويقلل من العقبات والأخطاء الناتجة عن سوء الفهم وصعوبة التواصل المباشر. وحول آلية انجاز الإيضاحات المختصرة أفاد بأن البداية تكون بقيام الادارة العليا بإصدار الإيضاح الرئيسي للشركة شهريا بحيث يغطي الأمور الاستراتيجية والمالية والتجارية والسياسات وأوضاع العاملين ثم يقوم كل مدير أو رئيس فريق بدمج هذا الإيضاح الرئيسي للشركة مع إيضاحه المحلي الذي يغطى النواحي التالية «التقدم في برامج العمل - السياسات - العاملون وخطوات العمل - المعلومات العامة». وذكر العجمي انه بعد ذلك يتم تقييم لقاءات الإيضاحات المختصرة من خلال النماذج وحصر من يحضرونها كما تتم متابعة الموضوعات التي تم طرحها والاجابة عن التساؤلات التي تتم اثارتها بأسلوب التغذية الراجعة ومن ثم اعداد تقرير شهري من قبل مجموعة الاتصال والخدمات عن نتائج تحليل التغذية الراجعة ويقدم لمناقشته من قبل الادارة العليا. وعن الموضوعات التي يتم تناولها في الإيضاح المختصر بين انها كل الموضوعات التي تهم العاملين وسير العمل حيث تتم مناقشة أداء الشركة والدوائر في ضوء الاهداف والمعايير المحددة بما في ذلك المؤشرات المالية والتجارية والجودة والسياسات والاجراءات المطلوب عرضها أو شرحها أو تأكيدها أو تغييرها وأولويات وبرامج العمل أمام الشركة وفرق العمل للشهر المقبل. وبخصوص الاهداف التي يحققها تطبيق نظام «الإيضاح المختصر» في الشركة قال العجمي ان النظام يهدف بصفة أساسية الى تعزيز وتطوير الاتصالات بين جميع المستويات في الشركة للحيولة دون الشائعات والأقاويل وتوقف الاعتماد على الافتراضات والتخمينات. واشار الى أن النظام يوضح المعلومات والتوجهات التي توجه بها الادارة العليا وإيصال الاستفسارات والاقتراحات المقدمة من جميع العاملين الى الادارة علاوة على إيجاد ثقافة الاتصالات المفتوحة والمكاشفة وزيادة الشفافية في اجراءات العمل ومعالجة الغموض وسوء الفهم وتوضيح الأمور والقضايا المالية والاقتصادية والاستراتيجية.