الفوزان: 7 موظفين في مكتب نظم المعلومات يخدمون 500 طالب ونعاني من عدم توافر الدرجات الوظيفية وروتين طلبات شراء الأجهزة

مع التطور التكنولوجي الهائل والحاجة لتوسيع مجال الخدمات في مجال نظم المعلومات في كلية العلوم بجامعة الكويت، انشأ مكتب نظم المعلومات في الكلية في العام 2002 ـ 2003، وقام المكتب بدور مهم في توسيع نطاق الخدمات المختلفة في مجال نظم المعلومات في الكلية وتنويعها، كما قام بمشاريع متميزة من اهمها تطبيق مشروع ميكنة العمل الاداري والارشفة الالكترونية في كلية العلوم والذي تم تطبيقه. حول تلك المشاريع في مجال نظم المعلومات، تحدث مدير مكتب نظم المعلومات بكلية العلوم واستاذ علم الحاسب في كلية العلوم د.ثلايا الفوزان، فأوضح انه تم انشاء وحدة تابعة لعمادة كلية العلوم سميت بوحدة المعلومات، وكان الهدف من انشائها توفير قاعدة متكاملة للمعلومات والبيانات في الكلية باستخدام تقنيات الحاسوب، مما يسهل عملية استعادتها وتحديثها بشكل دائم، واسند للوحدة بالاضافة الى ذلك الاشراف على مختبرين للحاسب الآلي يتبعان العمادة بشكل مباشر يتم توفير خدماتهما لطلبة الاقسام العلمية المختلفة، وتمت زيادة الاهتمام والتركيز على جانب تطوير البرمجيات في هذه الوحدة في العام 2000، ومع التطور التكنولوجي والحاجة لتوسيع مجال الخدمات في مجال نظم المعلومات في الكلية، انشئ مكتب نظم المعلومات في العام 2002 ـ 2003 بهيكل تنظيمي جديد ليشمل 3 وحدات تقدم خدمات مختلفة في مجال نظم المعلومات لجميع مراكز العمل في الكلية، حيث تم من خلال هذا الهيكل التنظيمي الجديد توسيع نطاق الخدمات المقدمة في الكلية وتنويعها وتوزيع مهامها على عدد من العاملين المتخصصين في مجال نظم المعلومات، بحيث تقوم كل وحدة بالعمل على تطوير الخدمات التي تقدمها للكلية بشكل منفصل. ثم تحدث عن الاهداف فقال هي عديدة، ولا شك في ان اكتساب الخبرة في هذا المجال وفي الادارة بشكل عام هو جانب مهم ولكن الاهم من ذلك هو ما نطمح لتحقيقه ورؤية نتائجه الملموسة على ارض الواقع، فمواكبة التطورات التكنولوجية الحديثة وتزويد الكلية بها هو احد الجوانب المهمة التي نسعى دائما لتحقيقها، ايضا تطوير العملية التعليمية بأحدث الوسائل التكنولوجية واحداث نقلة نوعية في الاساليب المستخدمة في التعليم، تطوير العمل الاداري وتطبيق مفهوم الادارة الالكترونية بحيث يكون هو نظام العمل الاساسي والتخلي عن النظام اليدوي التقليدي، اعداد كوادر متميزة في مجال نظم المعلومات والاستفادة من افكارها ومواهبها في هذا المجال، توسيع دور المكتب التثقيفي في مجال نظم المعلومات والتركيز عليه، وتقديم خدمات متميزة في مجال نظم المعلومات وتطويع التكنولوجيا لاستخدامها في شتى المجالات بما يعكس صورة متطورة مميزة للكلية وللجامعة بشكل عام، هذه بصورة عامة اهم الاهداف التي نركز عليها في المرحلة الحالية. أهمية النظموعن اهمية نظم المعلومات بالنسبة لجامعة الكويت قال الفوزان: تكنولوجيا المعلومات اصبحت عصبا اساسيا في الكثير من المجالات المختلفة، وجامعة الكويت كصرح اكاديمي مميز وكإدارة بحاجة لمواكبة التطورات التكنولوجية لتكون في مصاف الجامعات المتقدمة، فتطبيق مفاهيم التعليم الالكتروني والتعليم عن بعد والميكنة الادارية وغيرها بشكل فعلي وترجمتها من مجرد مفاهيم ورقية او خطط قيد الدراسة الى مشاريع فعلية قيد الاستخدام يسهم في عمل نقلة نوعية لطرق التعليم والادارة، وهو ما سيمكن الجامعة مستقبلا من الربط مع جامعات اخرى تستخدم مثل هذه التقنيات والاستفادة من الموارد الموجودة لديها وهو مما لا شك فيه يفيد الكوادر المختلفة في الجامعة ويرفع من مستوى مخرجاتها وما تقدمه من خدمات، فما نراه حاليا هو تطبيق لبعض التجارب الفردية على نطاق ضيق يمكن الاستفادة منها بشكل اكبر فيما لو تم تطبيقها بشكل مركزي اي البدء في التطوير من المستوى الاعلى في الجامعة وصولا للكليات ومراكز العمل المختلفة التابعة لها وليس العكس. الإنجازاتوفيما يتعلق بأهم انجازات مكتب نظم المعلومات كشف الفوزان ان المكتب قام بعمل عدد من المشاريع المتميزة لعل اهمها هو تطبيق مشروع ميكنة العمل الاداري والارشفة الالكترونية في كلية العلوم «E-Science»، حيث تم تطبيقه في جميع مراكز العمل التابعة للكلية، والنظام هو عبارة عن نظامين مختلفين تم دمجهما في نظام الكتروني واحد بواجهة عمل واحدة، والهدف منه هو تحويل العمل الاداري اليدوي في الكلية الى نظام العمل الالكتروني، الجزء الاول من النظام هو الجزء الخاص بالميكنة الادارية وقد تم خلاله تحويل بعض النماذج المستخدمة في جميع مراكز العمل التابعة للكلية الى نماذج الكترونية يتم تحديد خط سيرها في النظام الالكتروني بحسب الدورة المستندية المتبعة لكل نموذج، ويغطي الجزء الثاني من النظام عملية الارشفة الالكترونية، حيث يتم ارشفة الوثائق المختلفة من خلال تطبيقات متعددة يتم استخدامها من قبل مراكز العمل في الكلية بصورة تحفظ سرية البيانات وتسهل عملية البحث والاسترجاع لاي من هذه الوثائق، كذلك قام المكتب بعمل تجربة رائدة في الجامعة وذلك عن طريق استخدام عدد من شاشات البلازما كلوحات اعلانات الكترونية بهدف ايصال المعلومات للطلبة بشكل مشوق وجار العمل على تطوير هذه الشاشات من خلال خطة جديدة سيتم الكشف عنها لاحقا لحين الانتهاء من دراستها وكيفية تطبيقها، وتابع: كما قام المكتب بتزويد جميع القاعات الدراسية والمختبرات في الكلية بأجهزة عرض ضوئية حديثة تساهم في تسهيل العملية التعليمية بالنسبة للمدارس والمتلقي، كما تم تحديث عدد من مختبرات الكمبيوتر التابعة للاقسام بأجهزة جديدة لاستخدامها في عملية التدريس، هذا بالاضافة الى تزويد الاقسام العلمية ومراكز العمل بأجهزة مسح ضوئي ذكية «Smart Copy Machines»، حيث تتميز هذه الاجهزة باحتوائها على قرص صلب ذي سعة عالية لتخزين المعلومات قبل طباعتها لامكان اعادة استخدامها، كما تتميز بإمكان ربطها عن طريق شبكة الكلية مما يتيح لاعضاء هيئة التدريس استخدام هذه الاجهزة والاستفادة منها بطريقة سهلة ويساهم في تقليل الضغط المتعلق بصيانة هذه الاجهزة وتوفير الموارد من احبار وغيرها. المعوقاتوعن اهم المعوقات امام العمل اوضح مدير مكتب نظم المعلومات د.ثلايا الفوزان ان المعوقات للاسف كثيرة، فالمكتب كغيره من مراكز العمل في الجامعة يعاني من بعض القوانين والانظمة الموجودة التي تقيد خياراته، فمثلا نواجه مشاكل في عدم توافر الدرجات الوظيفية رغم اننا نعاني من نقص حاد في عدد الموظفين حيث لا يزيد عدد العاملين في المكتب حاليا عن 7 اشخاص يفترض بهم خدمة اكثر من 500 شخص في الكلية وتوفير الدعم الفني اللازم للاجهزة الموجودة ضمن نطاق استخدامهم، هذا بالاضافة الى عدم تفهم البعض أحيانا للضغط المترتب ع‍لى العاملين بسبب كبر حجم العمل وقلة عددهم، وفي بعض الاحيان يُساء تفسير ذلك على انه تقاعس موظفي المكتب عن أداء عملهم. كما نعاني ايضا من بعض المشاكل المتعلقة بطلبات شراء الاجهزة، حيث ان الروتين المتبع في هذه الاجراءات واحيانا عدم اختصاص بعض اعضاء اللجنة ومعرفتهم بمواصفات الاجهزة وحاجة الكلية لها ومدى فائدتها يؤدي الى تعطيل او رفض بعض الطلبات، وذلك يؤدي الى تعطيل مسيرة العمل بالنسبة لنا. الخطط المستقبليةوعن الخطط المستقبلية لتطوير العمل قال: لدينا عدد من المشاريع الحالية التي نعكف على دراستها وعدد آخر من المشاريع في طور التنفيذ، مثلا بدأنا فعليا بتنفيذ نظام الدعم الفني وهو حاليا في مراحل التنفيذ الاخيرة، وسيتم من خلال هذا النظام تلقي الطلبات الخاصة بالدعم الفني لأجهزة الحاسب الآلي وملحقاتها الموجودة في الكلية عن طريق الانترنت، ويتم من خلاله توزيع هذه الطلبات على الفنيين للعمل عليها. ويمكن لهذا النظام توفير تقارير متعددة بخصوص الاداء تمكن القائمين عليه من متابعة سير العمل ومتابعة أداء الفنيين، بالاضافة الى توفيره لقاعدة بيانات دقيقة للاجهزة الموجودة والمسجلة على عهدة المستخدمين للنظام، وطبعا راعينا ان تكون واجهة النظام والنماذج الموجودة ضمنه سهلة الاستخدام من قبل جميع فئات المستخدمين في الكلية. وتابع: كما لدينا التوجه لادخال عدد من النماذج الجديدة في النظام الالكتروني المستخدم في كلية العلوم E-Science لتوسيع نطاق استخدامه، ونتوجه لادخال تطبيقات جديدة في الارشفة الالكترونية ليتم استخدامها ضمن نفس النظام، ايضا كما اسلفت تتجه النية لتطوير شاشات العرض الموجودة في الكلية حيث تم وضع خطة لتنفيذ مشروع يهدف الى تشجيع منتسبي الكلية للتفاعل بشكل اكبر مع المواد المعروضة، وذلك من خلال تطوير طريقة العرض مع تنويع المواد المعروضة. صفحة الجامعة والتطبيقي في ملف ( PDF )