الصبيح يحدد القواعد الخاصة لعقد اجتماعات اللجان وإداراتها وإعداد محاضر جلساتها

أصدر مدير عام البلدية م.أحمد الصبيح تعميما يحدد طبيعة القواعد الخاصة بعقد اجتماعات اللجان واداراتها، وفيما يلي التعميم: نظرا لما تراءى من ملاحظات على بعض محاضر اللجان البلدية التي يصدر تشكيلها قرارات ادارية أو وزارية تحدد اختصاصاتها التي تقوم بدراستها واتخاذ التوصيات المناسبة بشأنها، ويُنص بالقرار على ألا تكون هذه التوصيات نافذة الا بعد اعتمادها من مدير عام البلدية أو من يفوضه. فعلى رؤساء القطاعات ومديري أفرع البلدية ورؤساء اللجان المشكلة بموجب القرارات سالفة الذكر التنبيه والتقيد بمراعاة القواعد الخاصة بالاعداد لعقد اجتماعات اللجان واداراتها واعداد محاضر جلساتها، وهذه القواعد هي: 1 - يكون لكل اجتماع جدول اعمال يقوم بالاشراف على اعداده مقرر اللجنة ويعتمد من رئيسها أو نائبه حال غياب الرئيس. 2 - يتعين عند توجيه الدعوة للاجتماع اخطار الاعضاء قبل موعده بـ 48 ساعة حتى ولو كانت المواعيد محددة سلفا. 3 - يراعى في جدول الاعمال وجود البنود الثابتة التالية: ـ الاول: التصديق على محضر الاجتماع السابق. ـ الثاني: الموضوعات المطلوب اطلاع الاعضاء عليها. ـ الثالث: الموضوعات التي تحتاج الى الدراسة والمناقشة واتخاذ التوصيات بشأنها. ـ الاخير: ما يستجد من أعمال. يجب أن تكون الموضوعات المعروضة على اللجنة بجدول اعمالها داخله ضمن اختصاصاتها التي نص عليها بقرار تشكيلها أو بتكليف مباشر من وزير الدولة لشؤون البلدية أو مدير عام البلدية. 4 - يترأس الاجتماع رئيس اللجنة أو نائبه حال غيابه. 5 - يبدأ الاجتماع بحضور أغلبية أعضاء اللجنة في موعده المقرر، فإذا حل موعد الاجتماع ولم يكتمل النصاب يؤجل لمدة 15 دقيقة وفي حال عدم اكتمال النصاب وانتهت مدة التأجيل يؤجل الاجتماع لموعد آخر يتم تحديده. 6 - يجب اعداد كشوف حضور يوقع عليها الاعضاء عند حضورهم جلسات اللجنة وترفق بمحاضر الاجتماعات. 7 - يفتتح رئيس الاجتماع الجلسة، ويدير مناقشاتها ويحدد موضوع الدراسة والبحث ويأذن بالكلام ويلزم المتكلم بعدم الخروج عن الموضوع وهو الذي ينهي الاجتماع. 8 - يتولى مقرر اللجنة مسؤولية تدوين محاضر جلساتها ويجب أن يتضمن ما يلي: أ ـ اسم من تولى رئاسة الاجتماع. ب ـ تاريخ وموعد بدء الاجتماع ومكانه. جـ ـ أسماء الحضور من الاعضاء وأسماء من ينصرفون كليا أو جزئيا قبل موعد انهاء الجلسة. د ـ أسماء الغياب من الاعضاء عن الاجتماع. هـ ـ أسماء المدعوين من غير الاعضاء لحضور الاجتماع للاستعانة بخبراتهم. و ـ خلاصة وافية للمناقشات حول كل بند من بنود جدول الاعمال والتوصية التي أسفر عنها مناقشة الاعضاء باتخاذها مع ذكر الاصوات الموافقة والمعترضة والممتنعة في حالة عدم الموافقة بالإجماع ويتم تسجيل الاسماء والأسباب في حالة طلب العضو ذلك. ز ـ يتم تسجيل موعد الانتهاء من دراسة موضوعات جدول الاعمال أو اعتبار الجلسة مستمرة ومفتوحة حتى يتم استكمال دراسة جدول الاعمال. 9 - لكل عضو ان يطلب عند التصديق على المحضر السابق إجراء ما يراه من تصحيح ومتى صدرت موافقة اللجنة بقبول التصحيح يثبت في محضر الجلسة ويصحح بمقتضى ذلك المحضر السابق ولا يجوز أي تصحيح في المحضر بعد التصديق عليه، وبالتالي يُرسل الى مدير عام البلدية لاعتماده، ويُعاد المحضر الى اللجنة لاتخاذ الاجراءات التنفيذية لتنفيذ التوصيات المعتمدة.