إن أي عمل لابد له من بداية ونهاية حتى تنجزه وهذا الإجراء يأخذ من الوقت والجهد والتكلفة والقوى العاملة الكثير، وذلك لأن انجاز أي معاملة أو مهام معينة لابد من تسلم وتسليم أوراق ومستندات ومراجعين ينتظرون في الدور وكما سيقوم المراجعون بالذهاب الى أكثر من موقع عمل سواء في المبنى نفسه أو مباني جهات أخرى لاستكمال انجاز نفس المعاملة، وقد تكون هذه الجهات في أماكن تبعد عن الأخرى مو أقل من 30 دقيقة بالسيارة وكان بالإمكان انجاز العمل والمعاملة في وقت وجهد وتكلفة وقوى عاملة أقل تصل الى حد أن المعاملة التي كانت تستغرق أياما وهناك أسابيع وأشهر، من الممكن أن تتم في نفس اليوم ونفس المكان، والتي يقوم بها 4 موظفين تكون بموظف واحد، ولكن وللأسف لحد الآن هناك جهات حكومية تعتمد انجاز مهام او معاملة بالطريقة التقليدية البيروقراطية التي تأخذ من الوقت والجهد والتكلفة والقوى العاملة الكثير وهذا غير الأوراق والمستندات المطلوبة، ولكن اذا ارادت الحكومة ترشيد الانفاق وخفض القوى العاملة والأداء ممتاز وإنجاز المعاملات بأسرع وقت فمن الممكن لها أن تقوم بتبسيط واختصار إجراءات العمل عن طريق دراسة ميدانية لمسار ومتطلبات أي معاملة ويعني ذلك الدورة المستندية لأي مهام أو معاملة من بدايتها حتى نهايتها وبعد الانتهاء من الدراسة الميدانية يتم اقتراح طريقة مناسبة تجعل الوقت والجهد والقوى العاملة أقل بكثير مما هي عليه حاليا ويتم تصميم نظام آلي لإجراءات العمل مع استخدام نماذج لتعبئتها من الطرفين (المراجع والموظف) يعني من الممكن انجاز المعاملة وانت في مكتبك أو بيتك بدون الذهاب الى أي جهة حكومية ومن الممكن إنجاز اغلبها آليا وتسلمها يدويا من الجهة الحكومية لأنها قد تحتاج الى ختم وتوقيع رسمي واثبات رسمي بهوية طالب المعاملة، وبهذا تعتبر معاملة قانونية وهنا حققت الكثير من المزايا، أولا المراجع لم يترك عمله لعدة أيام وأسابيع حتى ينجز معاملته وإنما قد يستدعي تواجده في الجهة الحكومية لبعض ساعات لتسلم المعاملة ولن يتنقل أو يذهب الى أي مكان آخر، وثانيا اختصرت وبسطت إجراءات العمل، وثالثا وفرت جهد ووقت الموظفين، ورابعا لن تحتاج الى 4 موظفين لإنجاز معاملة المراجع وانما موظف واحد، وخامسا قللت من تكدس الأوراق والمستندات الورقية في كل جهة حكومية، وسادسا قللت زحمة الشوارع من سيارات المراجعين وأخيرا قللت من تكلفة الرواتب بعدد أقل من الموظفين ووفرت مساحات تخزين الأوراق.
[email protected]
