إن جميع نماذج إدارة الأزمات تؤكد ضرورة وجود متحدث رسمي واحد يتحدث باسم المنظمة عن الأزمة وأحداثها وتطوراتها وأسبابها ونتائجها وانعكاساتها، وهو المسؤول عن جميع العلاقات والتفاعلات مع وسائل الإعلام، وهذا المتحدث الرسمي يجب أن يكون أحد أعضاء الإدارة العليا بحيث يمتلك صلاحيات اتخاذ القرار، ويفضل أن يكون لهذا المتحدث الرسمي خبرة سابقة في التعامل مع وسائل الإعلام ويتمتع بالصدق وبثقة وسائل الإعلام والفئات المستهدفة، أن يكون على إلمام ومعرفة بالأزمة وتطوراتها، أن يكون مدربا على التعامل مع وسائل الإعلام، القدرة على الصمود أمام ضغوط وأسئلة وسائل الإعلام، والظهور بحالة متماسكة أمام الكاميرات، الابتعاد عن العصبية والغضب والتوتر أمام وسائل الإعلام، إمكانية وصول وسائل الإعلام بسهولة إلى المتحدث الرسمي في أثناء الأزمة وبعد الأزمة، ويمكن لهذا المتحدث أن يقول لا أدري فهذا الأمر ليس معيبا له، وبإمكانه أن يعطي بعض الإشارات وبعض الوعود أنه سيوافيهم بهذه الإجابة - عندما تتوفر - وذلك في لقاء آخر مع وسائل الإعلام.
على الرغم أنه يفضل أن يتحدث عن الأزمة متحدث واحد، إلا أن هذا لا يعني أن هذا المتحدث وحده الذي يقرر ما يجب أن يقال، بل إنه يجب أن يعود إلى إدارة المنظمة وفريق الأزمة وإجراء تنسيق مستمر بخصوص ما يجب وما يمكن أن يصدر عنه من بيانات وتصريحات، فإستراتيجية إعلام الأزمة هي مسؤولية مشتركة يساهم في إعدادها وتنفيذها فريق الأزمة مع كادر إعلام الأزمة (الذي يكون جزءاً من هذا الفريق)، وإن أسرع وأسهل السبل لكسب عداء وسائل الإعلام هو أن يضع المتحدث الرسمي نفسه في موضع الدفاع، وأن يكون معاديا لمندوبي وسائل الإعلام، حيث إن لدى مندوبي وسائل الإعلام مواعيد محددة لإعداد تقاريرهم الإعلامية سواء تعاون معهم احد من المنظمة كالمتحدث الرسمي مثلا، أو لم يتعاون معهم أحد، فهم في نهاية المطاف سيقومون بإعداد هذه التقارير ونشرها، وعدم تعاون المنظمة معهم سينعكس سلبا عليها وعلى سمعتها وعلى نجاحها في إدارة الأزمة.
وأهم نصيحة يمكن أن تقدم للمتحدث الرسمي هي ألا يجيب بالعبارة المشهورة «لا تعليق» إذ إن هذه العبارة تبني لدى مندوبي وسائل الإعلام انطباعا بأن لدى المنظمة شيئا ما سيئا تقوم بإخفائه، وبدلا من الإجابة عن أسئلة وسائل الإعلام بعبارة «لا تعليق» فإنه يمكن أن تكون الإجابة أكثر لباقة كأن يقول لهم المتحدث الرسمي بأنه سيزودهم بالمعلومات حال توافرها فورا وسيطلعهم على كل جديد.
ومن النصائح المهمة التي ينبغي أن يأخذ بها المتحدث الرسمي هو عدم التخوف من أي سؤال يطرحه مندوبو وسائل الإعلام، فعنــدما يواجه إشكالية في إجابة أي سؤال فإن عليه أن يكرر النقطة الرئيسية التي يريد أن يؤكد عليها بخـصوص الأزمة وتطوراتها.