عادة ما يستغرب البعض حينما نقدم مشروع إعداد دراسة، ويكون من ضمن التكاليف خيار تخفيض التكلفة بنسبة ملفتة كلما زادت مدة تنفيذ المشروع المتاحة لنا!
لا شك أن لكلمة الموعد النهائي (Deadline) أهمية ورهبة في الإدارة، فلابد أن يكون لكل عمل بداية ونهاية، وإلا طالت الأعمال والمهام، وفرح الكسالى بالتأخير والهدوء والعمل مثل السلحفاة! ولذا تنوعت المدارس الإدارية في ضبط مواعيد المهام وإنجازها، وطورت بعض البرمجيات لذلك، ولعل أشهرها برنامج ميكروسوفت بروجكت «Microsoft Project»، ولكن بعض المشاريع، قد تحرمنا من فوائدها ومخرجاتها، إذا وضع لها وقت ضيق، وبشكل خاطئ لا يراعي تعقيدات المشروع ولا تحدياته ولا تنوع المهام داخله ما بين المتوازية والمتتالية، فهناك مهمات يقوم بها فرد وحده حتى لو سهر الليالي، وهناك مهمات يتعطل فيها صاحبنا الساهر وهو ينتظر أو يستجدي غيره حتى يكمل أعماله.
ولذا كان من بين التوصيات المهمة، التي نقدمها عند صياغة عقود المشاريع التي يدخل فيها أكثر من طرف، ألا تحدد وقتا زمنيا لمرحلة يتدخل فيها غيرك وترتبط باستجابته، مثل الاستجابة لاستطلاعات الرأي في بعض المشاريع التي تحتاج إلى ممكنات وتسهيلات من العميل، كما حدث في أحد المشاريع لصالح البنك الدولي في الكويت، حين أصر فريقنا على تزويدنا ببيانات الشركات والحماية الرسمية قبل أن ينطلق عداد الموعد النهائي، وأصبحت الصياغة في العقود تذكر مثلا موعد شهرين من تاريخ تسلم البيانات وهكذا.
ورغم أن تحديد موعد نهائي ضيق قد يقود إلى التركيز، إلا أنه يزيد الضغط أيضا، مما يرفع من احتمالية الخطأ، أو أسوأ من ذلك حين نضطر لتقديم منتج متدني الجودة، وهنا أذكر كيف كان أحدهم يفاوض الإحصائي بقبول نتائج عدد استجابات قليلة لا تعبر عن المجتمع ولا تقدم دلالات إحصائية معتمدة، ليشرع في التحليل تحت ضغط التسليم بالوقت المحدد!
من جهة أخرى، فإن وضع فريق العمل، تحت ضغط موعد نهائي ضيق، يرفع من مستوى التوتر، الذي يفاقمه تفاوت القدرات والهمم، وينتج فريقا غير فعال يتقاتل أفراده فيما بينهم، مما قد يقود إلى رفع الراية البيضاء والاستسلام.
ومن بين أكبر أسباب الخلل في التعامل مع الموعد النهائي، القبول بموعد إنجاز ضيق تحت رغبة العميل وحل مشكلته وإلا ضاع المشروع وإغراء دولاراته! أو تحت رهبة ورغبة الإدارة العليا والمسؤول، فيقف الفريق مهموما مكتوف الأيدي، أحيانا يستعد للفشل أو يبحث عن أيه فرصة لتخفيف الجودة!
[email protected]
