هناك كومة من الوثائق المهمة وهنا ملف مليء بكثير من الأوراق التي ستظل موجودة حتى الأسبوع المقبل، ثلاث صور عائلية وأنبوب لكريم اليد ونصف لوح شوكولاتة: هذا ما تبدو عليه الكثير من المكاتب هذه الأيام.
ولكن الكثير من الشركات تريد تغيير هذا، على الأقل في ألمانيا حيث تنص ما يطلق عليها "سياسة المكتب النظيف" على حتمية أن تكون كل الوثائق مرتبة وتُرفع كل ليلة عن المكتب ليصبح خاويا.
وتقول كريستينه هوفمان وهي مدربة معنية بتنظيم المكاتب: "ميزة واضحة أن المرء لا يأخذ وقتا طويلا في البحث عن الأشياء".
وهناك ميزة أخرى؛ أنه إذا أخذ موظف إجازة مرضية يمكن للزملاء تولي مهام عمله بسهولة.
ويمكن للموظفين أن يستفيدوا من أن يصبحوا "أصحاب مكاتب خالية" كما يسميها مارك شميت وهو مستشار ومؤلف. ويقول: "الفوضى التي فشلت في إزالتها في المساء ليست موجودة لتحييني في الصباح".
ويضيف أن المكاتب غير المنظمة هي مسألة تنظيم ذاتي. "تصبح الأشياء فوضوية عندما لا أعلم ماذا يمكنني أن أفعل بقطعة ورق أو لمن يجب أن أذهب بها".
يضع الموظف الوثائق على جانب لتخلق كومة ثم من حيث لا تدري تتشكل كومة ثانية.
ويقول شميت: "رغم أن الكثير من الموظفين يزعمون أن هناك نظام لها، فلا يوجد سبيل لتنظيم مساحة العمل".
ينبغي على أولئك الذين يريدون مكاتب منظمة وخاوية أن يقوموا أولا بجرد شامل.
ثم تحتاج العملية إلى تطوير نظام. وفي شركات الاشخاص، يجب أن يعمل الموظفون على هذا الأمر معا. وحتى يستمر الأمر يجب أن يقنع الرؤساء منذ فترة طويلة فريقهم بأنها منطقية.
إذا كان الموظفون غير متحمسين فيما يتعلق بالنظام الجديد، فهناك خطر أن تظهر المشكلة ببساطة في مكان آخر.
يقول شميت: "قد يكون المكتب خاويا، لكن الفوضى تختبئ في درج ما".
يوجد بعض المزايا للبنية الواضحة ذات السطح الخاوي، حيث تظهر بعض التجارب أن الكثير من المحفزات في العمل تؤدي إلى حلول غير عادية.
لذلك يزعم منتقدو المكاتب النظيفة أن المكاتب غير المنظمة تجعل الأشخاص أكثر إبداعا.
لكن سيجفريد برايزر، وهو أستاذ في جامعة برلين النفسية، يقول إن التأثير محدود.
"يمكنك خلق بيئة عمل محفزة بدون مكتب مغطى بالترهات"، على حد قوله.
ويضيف أن الموظفين يمكنهم الاحتفاظ بالبطاقات البريدية والصحف والصور في الدرج إذا أرادوا تحفيز قدراتهم الإبداعية.
كما أن المشهد الذي تطل عليه النافذة يمكن أن يساعد في تحريك العقل بطرق غير تقليدية.
ويستطرد قائلا: "ما هو مهم هو تنوع المعلومات والمدخلات الحسية والذكريات التي تحفز الكثير من مناطق المخ للتواصل مع بعضها البعض".
لذلك من المهم أيضًا إعطاء الموظفين مساحة لتنظيم تدفقات العمل الخاصة بهم.