- تصاريح لـ 750 إلى 850 موظفاً عبر «الباركود» ولن نستقبل المراجعين قبل سماح مجلس الوزراء
- 4 مداخل مقسمة على القطاعات ولن يسمح بدخول أكثر من شخصين إلى المصاعد
- مراعاة التباعد الاجتماعي في المكاتب وجميع المراسلات وتعاملات الموظفين ستتم إلكترونياً
- أنجزنا 1660 معاملة إيصال تيار و445 لشبكات التوزيع و665 للمياه إلكترونياً منذ بداية مارس
- 27 خدمة إلكترونية تم توفيرها على موقع الوزارة و10 خدمات أخرى الأسبوع الجاري ولا ضرورة لحضور المراجعين إلا في حدود ضيقة
دارين العلي
«السلامة أولا» هو الشعار الذي ترفعه وزارة الكهرباء والماء خلال المرحلة المقبلة مع بدء العودة إلى الدوامات اليوم، حيث أعدت لذلك خطة وابتكرت إجراءات مختلفة للحفاظ على صحة الموظفين وتجنب الإصابة بالفيروس.
«الأنباء» زارت الوزارة أمس واطلعت على آخر التحضيرات لاستقبال الموظفين والتقت رئيس لجنة خطة العودة الى الدوام الوكيل المساعد للتخطيط والمتابعة أحمد الرشيدي الذي أكد أن إجراءات العودة ستكون مرنة منذ باب الدخول إلى الوزارة حتى وصول الموظفين إلى مكاتبهم، مشيرا إلى استصدار تصاريح للموظفين الواردة أسماؤهم في كشوف المداومين في مبنى الوزارة كمرحلة أولى، حيث تعمل هذه التصاريح عن طريق «الباركود».
ولفت إلى خطوات الدخول وبوابة التعقيم والكاميرات الحرارية التي يمر عليها الموظفون الذين تم توزيعهم على 4 مداخل موزعة على 4 مصاعد لا يسمح باستخدامها سوى لشخصين فقط.
وأسهب الرشيدي في الحديث عن الخدمات الإلكترونية المخصصة سواء داخليا للتعاملات بين الموظفين أو مع المراجعين، مشددا على أن العمل عن بعد قدر الإمكان هو الأساس والحضور إلى الوزارة سيكون في الحدود الضيقة، إضافة إلى الخدمات الإلكترونية التي ستبلغ خلال الأسبوع الجاري 37 خدمة مخصصة للعملاء الذين لن يتم استقبالهم في الوزارة إلا بعد سماح مجلس الوزراء بذلك وبناء على مواعيد مسبقة، وإليكم تفاصيل اللقاء:
بداية، فلتحدثنا عن خطة عودة الموظفين إلى الدوام والإجراءات المتبعة لذلك؟
٭ اعتبارا من منتصف شهر مايو بدأنا بالتجهيز لخطة العودة التي تم تجهيزها واعتمدت من قبل وزير الكهرباء والماء بالوكالة د.خالد الفاضل وتم على أثره تشكيل لجنة لمتابعة خطة العودة والتأكد من الالتزام بالآليات المتبعة حرصا على أن تتم عملية العودة بشكل آمن لجميع الموظفين الذين سيعودون للعمل خلال المرحلة الأولى للعودة، وقد ارتكزت الخطة على 4 محاور وهي سلامة بيئة العمل، تنظيم العمل، التحول الرقمي، وتوفير الخدمات للموظفين والعملاء، وذلك استنادا للأدلة الإرشادية من قبل مجلس الوزراء ومجلس الخدمة المدنية وإجراءات لجنة العودة، حيث بدأنا نرتب لكيفية تنظيم بيئة العمل وتحديد إجراءات الاستقبال والتواصل بين الوحدات التنظيمية.
وما أبرز السمات التي تتسم بها هذه الخطة؟
٭ أبرز سماتها اعتبار العمل عن بعد قدر الإمكان هو الأساس والحضور للوزارة هو للموظفين الذين لا بد من حضورهم، كما اننا نعتبر التحول الرقمي حاجة ملحة وضرورة حتمية للمساهمة في مكافحة الفيروس وليس فقط لتوفير الشفافية والتسهيل على الجمهور فقد بات اليوم له ضرورة أخرى وهي الضرورة الصحية لتقليص فرص انتشار العدوى، بالإضافة إلى اتباع أقصى درجات الحرص في الحفاظ على السلامة الشخصية والصحة العامة عبر الإجراءات المتبعة.
تصاريح «الباركود»
وما أهم هذه الإجراءات العملية التي تتحدثون عنها للعودة الآمنة؟
٭ كما تعلمون أنه نظرا لطبيعة عمل الوزارة في توفير الخدمات الكهربائية والمائية لم يتوقف عدد من إداراتها عن العمل خلال فترة الجائحة وساهمت في إنشاء المحاجر وفي إيصال التيار الكهربائي إلى المواقع الحيوية الخاصة في مكافحة الجائحة، فنحن اليوم نتكلم عن العودة الشاملة التدريجية لبعض القطاعات التي لم تكن تتواجد في العمل، حيث تم وضع آليات خاصة لنظام الدخول عبر إنشاء نظام آلي لإصدار التصاريح وفقا للكشوفات التي تم تجهيزها من قبل قطاعات الوزارة والتي لا تتجاوز الـ 25% وتم إعداد نظام لإصدار التصاريح لهم، وسيتم استخدام الباركود على بوابات الدخول المخصصة للتأكد من أن الموظف مدرج اسمه في لوائح الموظفين.
وقبل دخول الموظف إلى الوزارة يتم تشغيل نظام التعقيم مع مروره على الكاميرات الحرارية، مع الأخذ بعين الاعتبار الأجواء الصيفية وبالتالي تخصيص مكان للاستراحة للموظف قبل مروره مجددا على الكاميرا الحرارية في حال سجلت في المرور الأول درجة حرارة مرتفعة.
4 مداخل وخطة المصاعد
ما عدد المداخل المخصصة للموظفين وكيف تم توزيعها؟
٭ وتم توزيع الموظفين وفق القطاعات على 4 مواقع وفقا لمصاعد الدخول الى المكاتب، حيث يتم التدقيق على تصاريح الباركود عند مدخل المصعد من خلال استخدام أجهزة الهاتف من قبل موظفي الأمن والسلامة وحراسة الأمن ولتجنب الازدحام عند الدخول إلى المصاعد تم وضع ملصقات على الأرض لانتظار المصاعد عليها تراعي التباعد مع تحديد عدد مستقلي المصعد بشخصين فقط في كل رحلة، كما تم تخصيص أماكن استراحات في بهو الوزارة لمن لديه مشكلة في التصريح أو تم استدعاؤه إلى الوزارة أو تواجد في الوزارة لأمر ما بحيث ينتظر في المقاعد المخصصة لحين تسوية أوضاعه.
هل هناك خطة للتعامل مع النفايات المكتبية والنفايات الخاصة بمكافحة الجائحة؟
٭ جميع الإجراءات الخاصة بالسلامة والأمن الصحي تم الحرص عليها وتم التنسيق مع قطاع الخدمات بالتأكيد على شركات النظافة في الوزارة بتخصيص أماكن لرمي النفايات وطريقة التعامل معها، إضافة إلى التنظيف الدائم والمستمر، كما تم التأكيد على جميع إدارات الوزارة في المواقع الخارجية بالتشديد على شركات النظافة بطريقة التعامل مع المخلفات والالتزام بالإجراءات الصحية الموصى بها من قبل السلطات الصحية في البلاد.
التباعد الاجتماعي
وماذا عن التباعد الاجتماعي بين الموظفين وكيفية توزيع المكاتب؟
٭ صدر تعميم ما بين الوحدات الوظيفية لضمان توزيع الموظفين في المكاتب بشكل يراعي التباعد عبر ترتيب المكاتب بشكل يكفل ذلك بإشراف مديري الإدارات ورؤساء الأقسام.
كما تم توفير المعقمات والكمامات داخل الوزارة في حال احتياجها من قبل الموظفين، بالإضافة إلى لوحات إرشادية في جميع أروقة الوزارة، كما أن جميع اللقاءات والاجتماعات ستتم إلكترونيا كما أنشأنا منصة للتحول الرقمي لضمان التباعد الاجتماعي وألزمنا الموظفين بالتعامل عبر وسائل التراسل الإلكتروني بين الموظفين ومسؤوليهم وصولا إلى الوزير، كذلك تم إنشاء بريد إلكتروني لجميع الموظفين الذين لا يملكون بريدا ليكون وسيلة للتواصل في الوزارة، وكذلك تم إنشاء نماذج إلكترونية خاصة بطلب شهادة راتب أو إجازة أو استئذان بأنواعها وهي متاحة على الموقع الداخلي للوزارة، حيث يستخدم الموظف بريده الإلكتروني كتوثيق للطلب كحجية قانونية ويمكن العمل به منذ بدء الدوام وليس هناك حاجة لتقديمها خطيا.
ذكرتم أن العمل عن بعد هو الأساس، فكيف سيتم ذلك؟
٭ بالتأكيد وقد تم تزويد العاملين عن بعد بوسائل تمكنهم من الارتباط بأنظمة الوزارة من منازلهم مع توفير ضوابط الأمن السيبراني وحماية شبكة الوزارة عبر توفير أنظمة التواصل مع الوزارة دون الحضور المباشر، وأكرر هنا أن العمل عن بعد قدر الإمكان هو الأساس خلال هذه المرحلة.
وكم يبلغ عدد الموظفين الذين سيداومون خلال المرحلة المقبلة؟
٭ بدأنا منذ مساء أمس بتزويد الموظفين بالتصاريح حيث قامت اللجنة يوم الخميس الماضي بإجراء تجربة ميدانية على نظام التصاريح ونظام الدخول والخروج من الوزارة وعدد التصاريح التي تم إصدارها ٧٥٠ إلى ٨٥٠ إصدارا للموظفين للعمل داخل الوزارة في المرحلة الأولى على أن يكون توقيت الدوام من التاسعة صباحا وحتى الواحدة ظهرا.
المواعيد الإلكترونية
هذا فيما يتعلق بالموظفين فماذا عن الجمهور والعملاء؟
٭ هنا نود أن نؤكد أننا لن نقوم باستقبال الجمهور خلال المرحلة الحالية إلى حين صدور قرار من مجلس الوزراء بذلك، وفي ذلك الحين سنقوم بتفعيل نظام حجز مواعيد لاستقبال الجمهور وهو جاهز حيث تتم مراجعة الموعد من الجهات المعنية ويتم تأكيده وإرسال تصريح للمراجع يتم تدقيقه عن طريق «الباركود» أيضا وسيتم تخصيص مكان في بهو الوزارة للمراجعين أصحاب المواعيد، حيث سيقوم الموظف المختص بالتوجه إليه للتعامل مع المراجع بهدف تجنب دخوله قدر الإمكان إلى أروقة ومكاتب الوزارة بشكل يحافظ على سلامته وسلامة الموظفين في آن.
التحول الرقمي
ذكرتم أن التحول الرقمي حاجة ملحة، فما الخدمات التي تقدمونها عبر موقع الوزارة؟
٭ نؤكد هنا على جميع المتعاملين مع الوزارة للاستفادة من الخدمات الإلكترونية المتاحة على موقع الوزارة وهي 27 خدمة إلكترونية تغطي جميع جوانب العمل فيها وإن كان هناك أي خدمة غير متوافرة يمكن التواصل مع الوزارة عبر البريد الإلكتروني تحت عنوان سجل الوزارة الإلكتروني على الموقع وإيراد طلب المراجع للتعامل معه إلكترونيا وإفادة العميل بهذا الشأن، وحجز المواعيد لا يتم إلا بالحالات التي يجب حضور المراجع فيها إلى الوزارة فقط أي في أضيق الحدود، فليس هناك من داع للحضور إلى الوزارة ومهما كانت الخدمة التي يريدها المراجعون يمكن توفيرها إلكترونيا، وحاليا يقوم الموظفون في ادارة خدمات العملاء بإعادة هندسة حوالي 10 من الخدمات الإلكترونية لتبسيط إجراءاتها وجعلها أكثر سهولة لإعادة إطلاقها على الموقع خلال الأسبوع الجاري ليصبح عدد الخدمات حوالي 37 خدمة منها دخول وخروج عميل جديد، دفع وإرجاع تأمين العداد، دفع إقساط إقرار الدين وعمل تقسيط جديد، تسجيل شهادة منتج زراعي وصناعي وغيرها من الخدمات، والهدف من ذلك تسهيل العمل على المتعاملين وتقليص الحضور للوزارة قدر الإمكان عبر استخدام التمكين الرقمي في مواجهة الجائحة.
وهل التعامل مع هذه الأنظمة الإلكترونية سهل سواء للموظفين أو الجمهور؟
٭ نعم، ونقوم بتحديثها وكذلك لدينا منصة تدريب إلكتروني لتدريب الموظفين على التعامل مع الخدمات الإلكترونية حيث تم حتى الآن تدريب 300 موظف، بالإضافة إلى توفير فيديوهات لشرح طريقة التواصل عبر البريد الإلكتروني وأدلة إرشادية لاستخدام المنصات الإلكترونية، وكذلك تعمل إدارة مركز المعلومات عن طريق تطبيقات الدعم الإلكترونية وخدمة الواتساب بالدعم لمن له استفسارات حول عمل هذه المنصات والتقنيات التي تم توفيرها.
معاملات إلكترونية
هل لمستم تفاعلا من قبل الجمهور مع هذه الخدمات؟
٭ الخدمات متاحة في الوزارة منذ فترة طويلة من ضمنها خدمات ساهمت بوصول دولة الكويت إلى مراكز متقدمة في مؤشرات متميزة بمعايير البنك الدولي في تحسين بيئة الأعمال وحققت قفزة في موقعها من المركز 95 إلى المركز 66 عالميا وهذه تعتبر قفزة نوعية ومنها ما يتعلق بإيصال التيار والمياه وخدمات العملاء ودفع الفواتير ومعرفة قراءات الاستهلاك، في البداية ربما تواجه هذه الأنظمة بعض العراقيل، إلا أنها تعمل بشكل جيد جدا وخلال فترة جائحة كورونا تحديدا ومنذ 24 مارس حتى 24 الجاري تم التعامل مع 1660 معاملة إيصال تيار و445 معاملة مرتبطة بإدارة شبكات التوزيع و665 معاملة مرتبطة بالخدمات الإلكترونية للمياه منذ بداية مارس، وهذا يعطي مؤشرا على مدى تفاعل العملاء مع الخدمات الإلكترونية ومدى مساهمتها في حسن أداء العمل خلال المرحلة الماضية.
ختاما، ما أولوية الأولويات في مرحلة العودة للعمل؟
٭ الأولوية لدينا هي السلامة، وحاليا نركز على موضوع الإعفاءات للموظفين الذين لديهم مشاكل صحية والتأكيد على عدم وجود أي منهم في كشوف الموظفين في المرحلة الأولى إلا أنه يمكنهم العمل عن بعد وفق جداول معدة من قبل مديري الإدارات وفق أنظمة الخدمة المدنية، فأولويتنا اليوم هي سلامة الموظفين.