جهات العمل سواء خاصة أو حكومية يجب أن يكون لديها هيكل تنظيمي، يعكس ويوضح البناء الإداري داخلها بتوزيع اختصاصاتها ومهامها التي من المفترض أن تحقق أهدافها ورؤيتها عند إنشائها، وهذه من مهام استشاريين تابعين للجهة أو مستعان بهم وإجراءاتها كالتالي:
1 - يتم قراءة قانون أو مرسوم إنشاء جهة العمل، حيث من المفترض أن يشمل سبب وأهداف واختصاصات الإنشاء.
2 - مقابلة القيادة العليا لمعرفة تفاصيل ومعلومات توضيحية عن إنشاء جهة العمل وتوجهاتهم ورؤيتهم.
3 - يقوم المستشار بتحديد قطاعات تتضمن اختصاصات ومهام حسب حجم عمل الجهة وتوزيع تبعيتها للقيادات الإشرافية عليها.
4 - إضافة وحدات تنظيمية من إدارات وأقسام حسب حجم عمل القطاع واختصاصاته مع مسمى وظيفي لهم.
5 - كتابة اختصاصات ومهام كل وحدة تنظيمية من إدارة وقسم ومكتب التي تحقق أهداف ورؤية جهة العمل.
6 - تصميم الهيكل التنظيمي المقترح بعد التقسيم الداخلي للقطاعات واختصاصاتها شاملا الوحدات التنظيمية التابعة مباشرة للقيادات العليا.
7 - عرض الهيكل التنظيمي المقترح على القيادات الإشرافية لشرحه ومناقشته وإذا فيه أي ملاحظات أو تعديلات مطلوبة وبعدها عرض الهيكل التنظيمي على القيادة العليا لاعتماده.
8 - بالنسبة للجهات الحكومية يتم عرض الهيكل التنظيمي المقترح على مجلس الخدمة المدنية للمناقشة وإبداء أي ملاحظات مع مسؤولي جهة العمل واذا تم الاتفاق على الهيكل التنظيمي المقترح يتم اعتماده.
9 - يتم إحالة الهيكل التنظيمي المعتمد الى جهة العمل لتطبيقه رسميا.
10 - في حال أرادت جهة العمل تحديث وتغيير الهيكل التنظيمي بعد سنوات من تطبيقه، وذلك بسبب وجود مهام واختصاصات جديدة أو تم إلغاء اختصاصات ومهام قديمة أو دمج بعض الوحدات التنظيمية، فإنه يجب على جهة العمل أن تقوم بنفس الإجراءات السابقة من رقم 1 الى 8 حتى يحال لها للتطبيق.
لدي ملاحظة بأن هناك الكثير من الجهات الحكومية تقوم بتغيير وتعديل في الهيكل التنظيمي بدون الرجوع الى مجلس الخدمة المدنية، وخاصة استحداث ادارات وأقسام وتعيين موظفين عليها، وهذه تعتبر مخالفة لقانون الخدمة المدنية.
المقالة القادمة، سيتم شرح أعداد وتحديث الهيكل الوظيفي والذي يشمل مسميات وظيفية لجميع القطاعات والأقسام والمكاتب حتى الوظائف التنفيذية.
[email protected]