أربع طرق تساعدك في أن ترفض طلب مديرك في العمل بشكل لائق

إن كنت من بين أولئك الذين يقولون دائما "نعم" ويستجيبون لجميع مطالب الرؤساء والزملاء والعملاء وغيرهم في بيئة العمل، فقد يشعرك ذلك بأهميتك، لدرجة إحساسك بعدم استغناء الشركة عن خدماتك، لكن ثمة مشكلة.

تكمن المشكلة في أن الأمر قد يصبح طريقة قد تفضي إلى حدوث ارتباك، فبدلا من تحقيق أهدافك، قد تتسبب في خيبة أمل تؤثر على صورتك الوظيفية ومستقبلك المهني.

هذا هو ما يركز عليه بروس تولغان، مؤسس شركة "رينميكر" الأمريكية، التي تقدم تدريبات مهنية لمديري الأعمال، ومؤلف كتاب "كيف تجعل نفسك شخصا لا غنى عنه في العمل".

قال تولغان لبي بي سي: "الطريقة الوحيدة للنجاح هي أن تتعلم أن تقول لا، وتظهر للآخرين الاحترام".

إنها مشكلة معقدة إلى حد ما، نظرا لأن بيئة العمل تكون عادة محمومة وتنافسية.

ويقول تولغان إن كنت من بين أولئك الذين دأبوا على قول "نعم" من منطلق تحقيق التميز الوظيفي، فمن المحتمل جدا أن ينتهي بك الأمر إلى إضاعة الوقت والجهد والمال أيضا، فضلا عن إلهاء نفسك فيما هو غير مهم بالفعل.

ويضيف الخبير أن هذا هو سبب أهمية أن تعرف متى وكيف تقول "لا"، لتحسين صورتك وبناء علاقات عمل تتسم بالثقة.

يقول تولغان: "ما تريده هو أن يكون لك تأثير إيجابي عندما تقول لا".

وفيما يلي أربع طرق تقول بها "لا" في بيئة العمل، وفقا لتولغان.

1- اطرح أسئلة صائبة ودوّن ملاحظاتك

عندما يطلب منك أحدهم عمل شيء ما، فإن الخطوة الأولى تكمن في طرح أسئلة صائبة وأن تظهر للشخص الآخر أنك تدوّن إجابات.

إن فعلت ذلك، فأنت تُظهر الاحترام، ليس للشخص الآخر فحسب، بل للطلب المرجو.

لنتصور أن الشخص الذي يجب أن تخبره ليس رئيسك في العمل، كلما تعددت الأسئلة التي تطرحها بشأن المهمة التي يرغب في إسنادها لك، وكلما أظهرت اهتمامك الزائد، كان من السهل عليك الرفض وقول "لا".

فإن طرحت أسئلة جيدة، فذلك يهيء فرصة لاستعراض موهبتك وإلمامك بالموضوع.

كما قد يؤدي طرح أسئلة جيدة في واقع الأمر إلى دفع الشخص الآخر إلى قياس حجم العمل المطلوب، ومدى أهميته على سلم أولويات الشركة.

2- إبداء أسباب وجيهة لقول "لا"

مفتاح هذه الطريقة يكمن في طريقة استجابتك للطلب، فإن كانت لديك نية الرفض، فمن المهم تقديم بدائل.

ولتبرير إجابة بالرفض، يتعين عليك أن تشرح السبب، الذي يكون عادة انشغالك بأداء مهام أخرى، وفي هذه الحالة، يُستحسن أن تكون واضحا ومفصلا للغاية في شرح الالتزامات الأخرى.

لا يكفي أن تقول: "أعتذر، لدي أشياء أخرى أفعلها"، فما هي الإجابات الأخرى التي يمكن أن تكون أكثر فعالية؟

يمكنك أن تقول: "ليس الآن، أحتاج إلى مزيد من المعلومات" أو تقول: "أنا أفعل كذا وكذا"، وتشرح بوضوح ماهية تلك المهام الأخرى، وتقديم كافة التفاصيل الضرورية حتى لا تبدو إجابتك بالرفض اعتذارا.

والآن، إن كان الطلب من رئيس أو شخص يتمتع بسلطة أكبر منك، فيمكنك أن تمنحهم فرصة تغيير أولوياتك، بدلا من إضافة مهمة جديدة عليك.

امنحهم أيضا فرصة تجعلهم يتفهمون من خلالها كيف تنظّم وقتك على وجه التحديد، بطريقة تظهر عدم تجنبك الطلب أو أنك تهدر وقتك بطريقة غير منتجة.

يتفاعل بعض الأشخاص مع طلب ما بقولهم "مهلا، هذا ليس من اختصاص عملي"، بيد أن هذه العبارة تحمل دلالات سلبية قد تخلق نزاعا، وقد يفسرها الطرف الآخر كأنك تقول له "أنت لست رئيسي" أو "أنت لا تملك سلطة تجعلني أفعل ذلك".

كما توجد طريقة أخرى للتعامل مع طلب ما، وهي أن توضح أنك لست في وضع يسمح لك بالرد سريعا على الطلب.

ويمكن أن تخبرهم أنك لست خبيرا في هذا المجال وأنه سيتعين عليك، لتنفيذ هذا الطلب، قضاء بعض الوقت في دراسة كيفية تنفيذه.

كما يمكنك أن ترد على الطلب بقول: "شكرا على هذه الفرصة، إن كنت تريد مني ذلك، لا بأس، ولكن يجب أن أتعلم أولا".

3- تسهيل نجاح شخص آخر

لتسهيل نجاح شخص آخر، يمكنك أن تقول شيئا مثل: "هذا ما أستطيع أن أتعاون به في هذا الأمر" أو تطرح سؤالا: "هل أساعدك في العثور على شخص بديل؟"

وإن لم يكن الطلب عاجلا تستطيع أن تقول: "يمكنني مساعدتك، ولكن في غضون أسبوعين"، أو إن رأيت أنه لا توجد طريقة بالفعل تستطيع بها عمل المطلوب منك، فيمكنك أن تقول: "انظر، أنا لا استطيع أن أفعل ذلك، ولكن يمكنني مساعدتك بهذه الطريقة".

تعد هذه طريقة أخرى لاستعراض مهنيتك ورغبتك في تقديم المساعدة.

4- المتابعة

ابحث عن الشخص واطرح هذه الأسئلة: كيف سارت الأمور؟ هل تمكنت من حلها؟ هل وجدت الشخص المناسب؟ "تذكر من فضك أنه عندما تحتاج إلى كذا وكذا، فأنا جيد جدا في أداء هذا العمل".

تكمن فكرة هذه الطريقة في متابعة الأمر، لمواصلة بناء علاقة جيدة وتعزيز الثقة، حتى لو كانت إجابتك سلبية.