- 22 ملاحظة شائعة على طلبات الأوامر التغييرية والتمديد والتجديد للعقود المبرمة
- 17 ملاحظة تؤدي إلى استبعاد العطاء.. و14 أخرى تؤثر على التوصية بالترسية
أحمد مغربي - علي إبراهيم
حدد الجهاز المركزي للمناقصات العامة لجميع الجهات الحكومية أسباب استبعاد العطاءات المالية والملاحظات العامة على تقارير الترسية وآلية صدور الأوامر التغييرية، إذ خاطب الجهاز الجهات الحكومية بصورة رسمية لهذا الغرض خلال اليومين الماضيين، في خطوة من شأنها تحقيق أعلى مستويات الشفافية من قبل «جهاز المناقصات» في سبيل الحفاظ على المال العام، والمساهمة في دعم خطط الدولة التنموية.
وجاء في المراسلات الصادرة من قبل الأمين العام للجهاز المركزي للمناقصات العامة بالإنابة م.أسامة إبراهيم الدعيج، إلى الجهات الحكومية، والتي حصلت عليها «الأنباء»، أن «المناقصات» وفي سبيل توجيه الجهات الحكومية نحو تسريع آلية طرح ودراسة العطاءات والترسية النهائية، رصد عددا من الملاحظات التي من شأنها تأخير الترسية، وملاحظات أخرى شائعة على طلبات الأوامر التغييرية والتمديد والتجديد للعقود، وملاحظات أخرى تؤدي إلى استبعاد العطاءات في جلسة فتح المظاريف وصلت في مجموعها إلى نحو 67 ملاحظة في تلك الجوانب فقط.
وتفصيليا، كشف «جهاز المناقصات»، 22 ملاحظة شائعة على طلبات الأوامر التغييرية، والتمديد والتجديد للعقود المبرمة المقدمة من الجهات العامة، جاءت كالتالي:
1- عدم تقديم كافة البيانات والمستندات والوثائق المطلوبة من قبل الجهاز ضمن طلبات الأوامر التغييرية والتمديد والتجديد للعقود.
2- عدم توفير بيان بجميع الأوامر التغييرية أو التمديد أو التجديد السابقة إن وجدت من حيث التكلفة والمدد الزمنية ونسب الإنجاز.
3- عدم القيام بدراسة ومقارنة فئات الأسعار لمختلف البنود الواردة في العقد المبرم وتلك المطلوبة في الأمر التغييري من حيث القيمة السعرية وجداول الكميات من ناحية والمواصفات الفنية من ناحية اخرى، وبيان نسب الفروقات ان وجدت ومبرراتها.
4- تأخر الجهات العامة بالرد على استفسارات الجهاز، الأمر الذي من شأنه التأخر في اتخاذ القرار اللازم للرد على الطلب.
5- عدم وضوح طبيعة الأمر التغيري والتمديد المطلوب والمدة الزمنية واسم الجهة المتعاقد معها والمبلغ المطلوب.
6- عدم التحقق من ان نطاق أعمال الأمر التغييري غير مشمولة بنطاق أعمال العقد المبرم.
7- عدم بيان أسس احتساب القيمة العادلة للأمر التغييري أو التمديد أو التجديد.
8- عدم الإفادة ببيانات المناقصة البديلة وإجراءاتها عند تقديم طلبات أوامر التمديد والتجديد.
9- عدم إرفاق محضر لجنة الشراء متضمنا الموافقة على الطلب.
10- عدم بيان تفاصيل العقد المبرم مثل اسم المتعاقد معه، المبلغ الاجمالي، المدة الزمنية، تاريخ التوقيع، تاريخ المباشرة، تاريخ الانتهاء، نسبة الأوامر التغييرية والفترة المسموح بها للتمديد أو التجديد للعقد.
11- عدم بيان المبلغ المتبقي للعقد والمبلغ المستخدم من إجمالي قيمة العقد والمدد الزمنية المتبقية.
12- عدم بيان نسبة الإنجاز للعقد المبرم.
13- عدم إرفاق جداول كميات العقد المبرم والمطلوبة بالأمر التغييري.
14- عدم تطابق نطاق المناقصة البديلة مع موضوع التمديد.
15- عدم تقديم طلبات الأوامر التغييرية او التمديد أو التجديد قبل انتهاء تاريخ الإنجاز التعاقدي بمدة كافية.
16- إصدار الأوامر التغييرية او التمديد قبل الحصول على موافقة الجهاز المركزي للمناقصات العامة وتقديم الطلب لفترة منتهية.
17- عدم التحقق من خضوع المجموع غير الجبري لنسبة الأوامر التغييرية بالزيادة او بالنقصان لنصاب الجهاز المركزي للمناقصات العامة.
18 - عدم توضيح أسس احتساب المدد الزمنية بأوامر التمديد.
19- عدم بيان توافر الاعتماد المالي.
20- عدم احتساب نسب الاستهلاك بعقود المركبات.
21- عدم التحقق من الجهد البشري المطلوب ليتناسب مع الأعمال المتبقية بعقود الإشراف على التنفيذ.
22- عدم أخذ موافقة المتعاقد معه في حال تجاوز نسبة الأوامر التغييرية أو التمديد أو التجديد المنصوص عليه بالعقد المبرم.
وتضمن الملاحظات الشائعة على تقارير التوصية بالترسية المقدمة من الجهات العامة 14 ملاحظة تتعلق بالبيانات والمستندات، وصولا إلى دراسة العطاءات والتقارير التحليلية لدراسة فئات الأسعار، إذ جاءت تلك الملاحظات كما يلي:
1- عدم تقديم كل البيانات والوثائق والمستندات المطلوبة من قبل الجهاز ضمن تقارير التوصية بالترسية.
2- عدم دراسة جميع العطاءات المتقدمة.
3- عدم إرفاق تقرير فني متكامل بنتيجة دراسة الجهة للعطاءات ومدى استيفائها من الناحيتين الفنية والمالية.
4- عدم تقديم كشف متكامل لمطابقة متطلبات المناقصة أو الممارسة وبيان مرجعية أسباب الاستبعاد.
5- عدم تقديم تقرير التحليل المالي متضمنا جداول تفصيلية لمقارنة فئات الأسعار للبنود المرتفعة والمنخفضة في عطاءات المناقصين مع مقارنتها بالقيمة المقدرة من قبل الجهة وبيان نسب الفروقات والأسباب (إن وجدت).
6- عدم التحقق من نسب الأخطاء الحسابية وتفاصيلها للعطاءات المتقدمة.
7- عدم إرفاق محضر اجتماع لجنة الشراء متضمنا الموافقة على التوصية.
8- التأخر برفع تقارير التوصية بالترسية لمدة تزيد على ما هو محدد بكتاب إحالة العطاءات الصادر عن الجهاز.
9- عدم متابعة صلاحية سريان التأمين الأولي واتخاذ اللازم بشأنه قبل انتهاء مدته ومخاطبة الجهاز بهذا الخصوص.
10- القيام باستكمال البيانات والمستندات من المناقصين أو إجراء موازنة للأسعار قبل أخذ موافقة الجهاز.
11- عدم تضمين كتاب التوصية بالترسية على السعر الإجمالي الصحيح للعطاء بعد تحقق الجهة من عدم وجود أخطاء حسابية من خلال التدقيق على الأسعار الفردية والتفصيلات وتطبيق ما سبق على جميع بنود المناقصة، وذلك عندما تكون المناقصة قابلة للتجزئة.
12- عدم الالتزام بضوابط وأحكام دعم المنتجات المحلية وأصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة.
13- عدم توفير وإرفاق المستندات ومحاضر الاجتماعات المتعلقة بالاستكمالات مع المناقصين.
14- عدم التزام الجهة بضوابط ومعايير الاختيار وشروط قبول العطاء في التقييم الفني للمناقصات أو الممارسات المطروحة بنظام المظروفين وفقا لوثائق الطرح.
وحدد «المناقصات» 17 ملاحظة شائعة قد تؤدي إلى استبعاد العطاء في جلسة فتح المظاريف، من بينها ما يتعلق بمظاريف العطاءات نفسها، بالإضافة إلى ملاحظات تعنى بالتأمين الأولي، وأخرى مرتبطة مباشرة بصيغة العطاء، كالتالي:
1- عدم تقديم صيغة العطاء او عدم تعبئتها كاملة حسب الشروط المبينة في وثائق المناقصة أو الممارسة.
2- عدم ختم صيغة العطاء او التوقيع عليها من قبل المفوض بالتوقيع لدى الجهاز.
3- إجراء تعديل على المبلغ سواء بالحروف او الأرقام دون التوقيع والختم بجانب التعديل.
4- إيداع صيغة العطاء او قوائم الأسعار وجداول الكميات بالمظروف الفني للمناقصات أو الممارسات التي تطرح بنظام المظروفين (الفني والمالي).
5- تقديم صيغة العطاء على أوراق خاصة بمقدم العطاء.
6- تقديم شيك غير مصدق او خطاب ضمان من بنك غير معتمد لدى الكويت.
7- تقديم التأمين الأولي المعدل من دون إرفاق أصل التأمين.
8- تقديم التأمين الأولي موجها للجهة صاحبة الشأن وليس الجهاز.
9- تقديم التأمين الأولي بمدة تقل عن 90 يوما من تاريخ موعد تقديم العطاء.
10- تقديم مبلغ التأمين الأولي بقيمة تقل عما هو مطلوب وفقا لإعلان الطرح.
11- عدم تطابق اسم مقدم التأمين الأولي مع اسم مقدم العطاء.
12- عدم إيداع التأمين الأولي في المظروف الفني للمناقصات أو الممارسات التي تطرح بنظام المظروفين.
13- تقديم صورة عن التأمين الأولي وليس الأصل.
14- عدم صحة أرقام او وصف البنود في التأمين الأولي للمناقصات أو الممارسات القابلة للتجزئة.
15- عدم إيداع وثائق المناقصة في المظاريف الرسمية المخصصة لها.
16 - وضع علامة او اشارة على مظاريف العطاءات.
17 - تدوين اسم مقدم العطاء على مظاريف العطاءات من الخارج.
وتطرق «المناقصات» إلى 14 ملاحظة شائعة على تقارير التوصية بالترسية من بينها عدم دراسة جميع العطاءات المتقدمة، وعدم إرفاق تقرير فني متكامل بنتيجة دراسة الجهة للعطاءات ومدى استيفائها من الناحيتين الفنية والمالية، فيما جاءت الملاحظات كالتالي:
1- عدم تقديم كل البيانات والوثائق والمستندات المطلوبة من قبل الجهاز ضمن تقارير التوصية بالترسية.
2- عدم دراسة جميع العطاءات المتقدمة.
3- عدم إرفاق تقرير فني متكامل بنتيجة دراسة الجهة للعطاءات ومدى استيفائها من الناحيتين الفنية والمالية.
4- عدم تقديم كشف متكامل لمطابقة متطلبات المناقصة/ الممارسة وبيان مرجعية أسباب الاستبعاد.
5- عدم تقديم تقرير التحليل المالي متضمنا جداول تفصيلية لمقارنة فئات الأسعار للبنود المرتفعة والمنخفضة في عطاءات المناقصين مع مقارنتها بالقيمة المقدرة من قبل الجهة وبيان نسب الفروقات والاسباب (إن وجدت).
6- عدم التحقق من نسب الأخطاء الحسابية وتفاصيلها للعطاءات المتقدمة.
7- عدم إرفاق محضر اجتماع لجنة الشراء متضمنا الموافقة على التوصية.
8- التأخر برفع تقارير التوصية بالترسية لمدة تزيد على ما هو محدد بكتاب إحالة العطاءات الصادر عن الجهاز.
9- عدم متابعة صلاحية سريان التأمين الأولي واتخاذ اللازم بشأنه قبل انتهاء مدته ومخاطبة الجهاز بهذا الخصوص.
10- القيام باستكمال البيانات والمستندات من المناقصين او إجراء موازنة للأسعار قبل أخذ موافقة الجهاز.
11- عدم تضمين كتاب التوصية بالترسية على السعر الاجمالي الصحيح للعطاء بعد تحقق الجهة من عدم وجود اخطاء حسابية من خلال التدقيق على الاسعار الفردية والتفصيلات وتطبيق ما سبق على جميع بنود المناقصة وذلك عندما تكون المناقصة قابلة للتجزئة.
12- عدم الالتزام بضوابط واحكام دعم المنتجات المحلية واصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة.
13- عدم توفير وإرفاق المستندات ومحاضر الاجتماعات المتعلقة بالاستكمالات مع المناقصين.
14- عدم التزام الجهة بضوابط ومعايير الاختيار وشروط قبول العطاء في التقييم الفني للمناقصات أو الممارسات المطروحة بنظام المظروفين وفقا لوثائق الطرح.