الشيشاني: أرشفة 9 ملايين وثيقة في التعليم العالي خلال 3 سنوات

أعلنت ادارة مركز ونظم المعلومات بوزارة التعليم العالي عن مشروع «الارشفة الالكترونية» الذي تعمل عليه الوزارة حاليا من اجل أرشفة 9 ملايين وثيقة خلال ثلاثة سنوات. من ناحيته، أوضح مدير المبيعات بشركة البحر الابيض المتوسط والخليج لأنظمة الكمبيوتر بدر الشيشاني في تصريح خاص لـ «الأنباء» ان الشركة تعمل حاليا لتنفيذ مشروع الارشفة الالكترونية لصالح وزارة التعليم العالي والخاص بتحويل طرق وإجراءات العمل التقليدية عن طريق المعاملات الورقية الى معاملات الكترونية وصميم المشروع هو تحويل بيئة العمل من بيئة يدوية الى بيئة مميكنة تستخدم نظام الكتروني لإجراءات العمل. وأردف الشيشاني قائلا: يهدف مشروع الارشفة الالكترونية الى أرشفة المستندات وتخزينها على اجهزة الحاسب الالي وتبادل المستندات الكترونيا بين الادارات والتخلص من الملفات والمستندات التاريخية بعد حفظها الكترونيا بالاضافة الى تقليل استخدام الاوراق داخل الوزارة وتحسين أداء الموظفين ورفع انتاجيتهم وتوفير آليات عمل متقدمة تساعد على تقليص الدورة المستندية للمعاملات، هذا بالاضافة الى الوصول لأي وثيقة عند الحاجة اليها وتوفير درجة عالية من الأمن والاطمئنان والاحتفاظ بالنسخ الاصلية للملفات والوثائق المهمة في النظام وعمل نسخ احتياطية من المعاملات، مضيفا: فمن خلال تحويل جميع أوراق ومستندات الطلبة الى صيغة الكترونية سيسهل التعامل معها في مختلف ادارات الوزارة كما يمكن لأكثر من موظف مراجعة ملف الطالب نفسه بينما في السابق كانت هناك تحديات خاصة بعملية استرجاع الاوراق والبيانات وإعداد التقارير التي كانت تتطلب وقتا وجهدا بسبب استخدام نظام يدوي معتمد على ورق، بينما نتحدث اليوم عن نظام الكتروني يعتمد على ميكنة واجراءات عمل مبسطة من خلال البرنامج الالكتروني. وكشف الشيشاني ان مشروع الارشفة الالكتروني سيقوم بأرشفة 9 ملايين وثيقة من خلال أرشفة 3 ملايين وثيقة سنويا من خلال فريق عمل ينقسم الى عدة فرق صغيرة وكل فريق مختص بجزء من المهمة وهي تحويل الورقة الواحدة الى صيغة الكترونية، مؤكدا ان تلك العملية تشمل ضمان ضبط مستوى الجودة للتأكد من الصيغة الالكترونية هي ذات الصيغة الورقية. وأفاد الشيشاني بأن الشركة تعاملت مع الكثير من الجهات الدولة فيما يخص الارشفة الالكترونية من بينها بنك الكويت الوطني والبنك الاهلي وشركة جلوبال والعديد من شركات النفط والغاز منها شركة الصناعات البتروكيماوية وشركة البترول العالمية، لافتا الى ان الشركة متخصصة في هذا المجال ولديها خبرة منذ عام 1996 في مجال التعامل مع الوثائق والارشيف الالكتروني. آلاء خليفة