المنفوحي: «البلدية» بيئة بلا ورق خلال 3 سنوات

أعلن مساعد مدير عام البلدية لشؤون التطوير والمعلومات م.أحمد المنفوحي ان البلدية ستبدأ في تنفيذ مشروع طموح يستهدف تحويل الأرشيف الورقي الى أرشيف الكتروني مع تحويل المعاملات الورقية الى معاملات إلكترونية تتم من خلال الحاسب الآلي. وقال المنفوحي خلال ورشة عمل استهدفت تسليط الضوء على المشروع وحضرها وزير الأشغال العامة ووزير الدولة لشؤون البلدية مدير عام البلدية م.أحمد الصبيح وكبار القياديين في البلدية، قـــال ان هذا المشروع سيسهم في سرعة الإنجاز وجودة الخدمة للمتعاملين مع البلدية وسيكون حلا جذريا لمشكلة الأرشيف الذي لم ترق أي حلول سابقة لمعالجته الى الهدف المطلوب. وأضاف: لقد طلبنا ادراج هذا المشروع ضمن الخطة التنموية للدولة وتم ذلك بالفعل والهدف هو ان نتحدى أنفسنا ونراهن على تنفيذه واعتمدنا له مسمى «بيئة بلا ورق» وقد وافق الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات على المشروع والاحتياجات اللازمة له وتم إدراج ميزانيته بالفعل في ميزانية البلدية لعام 2011/2012. وقدم المنفوحي خارطة طريق تنفيذ المشروع وقال ان العمل سيكون على 3 مراحل كل مرحلة مدتها عام وستكون ميزانية العام الأول 800 ألف دينار فيما تبلغ ميزانية العامين الأخيرين 3 ملايين بواقع مليون ونصف المليون لكل عام، مشيرا الى ان مبلغ السنة الأولى أقل لأن عقد المشروع سيتم توقيعه في سبتمبر من العام الحالي 2011 وكشف النقاب عن ان تنفيذ المشروع سيتطلب تشكيل لجنة لتسيير المشروع تتخذ القرارات في شأنه فضلا عن فريق عمل تشارك فيه الإدارات المشاركة بالمشروع بالاضافة الى اعداد كراسة للشروط وصولا الى توقيع العقد ومن ثم البدء في تنفيذ المشروع. وأوضح ان المناقصة الخاصة بالمشروع والتي سيتم طرحها ستكون قابلة للتجزئة حيث ستكون هناك شركة عالمية لإدارة المشروع وأخرى متخصصة في البرمجة والأرشفة وثالثة لتوفير العمالة ورابعة لأجهزة الحاسب الآلي وخامسة للماسحات الضوئية وسادسة لتوفير ماسحات التخزين الاضافية للبيانات والملفات بعد التصوير. وعن المؤتمرات الدالة على نجاح المشروع قال انها عديدة ومنها تخفيض الوقت المستغرق في إنهاء المعاملات وعدم وجود أي مجال لأي استثناءات وتحسن مستوى الخدمة والالتزام بالقوانين واللوائح واحكام الرقابة على المعاملات فضلا عن رفع مستوى أداء العاملين من خلال الوسائل التي توفر مراقبة الأداء. ولفت الى ان خطة التنفيذ ستبدأ بإدارة شؤون الموظفين لإشعار العاملين في البلدية أولا بأن ثمة تطويرا قد حدث فعلا وذلك من خلال الخدمات التي تقدم لهم على ان تكون ادارة المناقصات والعقود هي المحطة الثانية في التنفيذ فإدارة الشؤون المالية فبقية الإدارات تباعا. وأشار المنفوحي الى حزمة من المتطلبات في سبيل تنفيذ المشروع منها تحديد أماكن لحفظ الملفات الورقية وتحديد الشكل النهائي لها وتحديد كيفية ومدة حفظ المستندات وتحديد صلاحيات المستخدمين وإمكانية تحديث الوثائق من عدمه. واختتم بالتأكيد على ضرورة إصدار قرار باعتماد الأرشيف المركزي قبل حلول شهر أبريل المقبل وتشكيل فريق العمل برئاسة مدير عام البلدية فضلا عن فريق فني بالاضافة الى ضرورة إخلاء موقع بنهاية أبريل المقبل ليكون مستودعا للملفات الورقية.