تحول الكثير منا بين عشية وضحاها من عاملين في المكاتب إلى العاملين عن بعد بسبب انتشار فيروس كورونا، وأصبحنا نعتمد بشكل متزايد على تطبيقات نقل الاجتماعات عبر الفيديو، مثل زوم وفايس تايم للتواصل مع زملائنا، ومع اندماج منازلنا وأماكن عملنا في محيط واحد، بدأت الحدود بين حياتنا الشخصية والمهنية تختفي.
وفي تقريره الذي نشرته صحيفة "نيويورك تايمز" الأميركية، قال الكاتب براين إكس تشين إنك ربما قد أجريت مكالمات الفيديو مع بعض الزملاء الذين تابعوا الاجتماع من أماكن غريبة، مثل الحمام أو الخزانة، لتجنب أطفالهم، وهناك موظفون آخرون سمحوا لأطفالهم وحيواناتهم الأليفة بأن يكونوا جزءا من الاجتماع. غير أن هذا الأمر غير مقبول.
وفي هذا الصدد، قالت إيلين كوين -وهي صاحبة مشروع في شيكاغو- "هناك مشاكل فنية وانزعاج من هذا الأمر، فالناس لم يعتادوا على الظهور على الشاشة، إنهم لا يفكرون في النظر خلفهم ورؤية ما سيراه الناس"، لم يكن أحد مستعدا حقا لمثل هذا التغيير، ولكن القليل من التحضير يمكن أن يجعل مكالمات الفيديو ملائمة لك ولزملائك.
اختبر نظامك
جودة المكالمة هي المشكلة الأكثر شيوعا أثناء إجراء مكالمة الفيديو.
لذا، وقبل أن تتصل بزميل عبر الفيديو، فإن أقل ما يمكنك فعله هو إجراء اختبار للتأكد من أن المكالمة تبدو جيدة، وأنه لا يوجد خلل تقني كبير.
ويمكنك تحقيق ذلك عن طريق:
- معاينة كاميرا الويب الخاصة بك: يمكن لمستخدمي جهاز ماك تشغيل تطبيق "فوتو بوث"، ويمكن لمستخدمي نظام ويندوز النقر فوق زر "ابدأ" ثم الكاميرا.
وهكذا، يمكنك التحقق من صورتك.
اضبط الإضاءة الداخلية وزاوية الكاميرا لجعل وجهك مضاء بشكل صحيح.
والأهم من ذلك، ضع في اعتبارك ما يوجد في الخلفية، ولا تترك أي شيء لا تريد أن يراه زملاؤك.
اختبر الميكروفون: تأكد من ارتداء سماعة رأس مزودة بميكروفون مدمج أو استخدام ميكروفون خارجي.
أسهل طريقة للتأكد من أنك تبدو جيدا هي إجراء مكالمة فيديو مع صديق والاستفسار عن صوتك، ثم إجراء التعديلات وفقا لذلك.
تحقق من سرعة الإنترنت لديك: نظرا لأن العديد من الأشخاص يقيمون في المنزل ويستخدمون الإنترنت في الوقت نفسه، فإن الخدمة قد تتباطأ أحيانا.
قم بزيارة موقع "سبيدتيست" (speedtest.net) لقياس سرعة الإنترنت لديك.
إذا كانت السرعة أقل من عشرين ميغابتا في الثانية، فهناك احتمال كبير بأن يبدو الفيديو الخاص بك متقطعا وبه تأخير في الصوت.
كتم الصوت
الكثير من الأشخاص ينسون كتم الصوت لديهم قبل الانضمام إلى مكالمة مع عدة أشخاص، مما يؤدي إلى سماع أصوات مثل نباح الكلاب وصراخ الأطفال.
في الواقع، في خدمات المحادثة عبر الفيديو، مثل زوم وغوغل هانغ آوتس، لديك خيار إيقاف تشغيل الميكروفون قبل الانضمام إلى الاجتماع، ثم يمكنك إعادة الصوت فقط عندما يحين دورك في الكلام.
ضع حدودا
طبعا عائلاتنا هي أهم من أي شخص آخر، ولكن هذا لا يعني أن زملاءنا يريدون رؤية قططنا التي تجلس على لوحات المفاتيح، أو أطفالنا وهم يرمون الألعاب.
لذلك، من المهم إجراء مكالمة فيديو في مكان يمكنك وضع حدود له، مثل غرفة بها باب يمكن إغلاقه.
ضع جدول أعمال
يقع عبء جعل الاجتماعات الافتراضية موجزة وجالبة للاهتمام على عاتق المديرين.
وقالت السيدة كوين، التي كانت تدير الموظفين عن بعد في شركات الأدوية قبل بدء العمل في "سولوبرونور سبيشياليست"، وهو موقع للعمال عن بعد؛ إن وضع جدول أعمال بالنسبة للاجتماعات الافتراضية مهم للغاية.
في المقابل، يمكن للمديرين اتخاذ عدد من الأساليب لجعل الاجتماعات عبر الفيديو أكثر تنظيما.
على سبيل المثال، يمكنهم أن يطلبوا من كل موظف قبل الاجتماع أن يخطط للحديث عن شيء محدد، بحيث يكون لكل شخص مهمة يقوم بها، ويمكنه الاستمرار في التفاعل.
كن منتبها
وأفاد الكاتب بأنه إذا كان لديك شيء آخر مهم للقيام به عن إجراء مكالمة فيديو، فمن الأفضل أن تكون مهذبا، وتعتذر عن عدم إمكانية مواصلة الاجتماع، بدل البقاء في المكالمة والتوقف عن الاهتمام بشكل واضح.
وإذا انتقلت إلى تطبيق مختلف، مثل تويتر أو فيسبوك، فكن على دراية بأن الناس قد ينتبهون إلى ذلك.
على سبيل المثال، يحتوي تطبيق زوم على إعداد يتيح للمضيفين معرفة إذا كنت قد انشغلت عن التطبيق لأكثر من ثلاثين ثانية.
حدد عدد الاجتماعات
قد تشعر الشركات بالإغراء لعقد اجتماعات متتالية عند العمل في المكاتب.
ولكن مع العمل عن بعد، لسنا بحاجة إلى تكرار كل تلك الاجتماعات بالفيديو، وذلك وفقا لجايسون فريد، مؤسس "بايس كامب"، وهي شركة برمجيات في شيكاغو تصنع أدوات العمل عن بعد.
وأضاف "أن جوهر العمل عن بعد يتعلق باحترام وقت الناس واهتمامهم ومساحتهم وإفساح المجال لهم".
ويرجع ذلك جزئيًا إلى أن مطالبة زملائك بالانضمام إلى مكالمة فيديو ينطوي على عدة أشياء أخرى.
ليس عليهم فقط اختبار إعداداتهم التقنية قبل الانضمام إلى المكالمة، ولكن ينبغي عليهم أيضا إجراء ترتيبات أخرى، مثل جعل مقدم الرعاية يصطحب أطفالهم في نزهة في الخارج.
بدائل وحلول
لا يوجد قانون عالمي يجبرك على استخدام محادثة الفيديو للعمل من المنزل، فالهاتف القديم يتمتع بالجودة نفسها.
في العام الماضي، عندما استخدم السيد فريد الفيديو لإجراء مقابلات مع المرشحين لوظيفة تسويقية في شركة "بايس كامب"، انضم المرشح الأخير إلى المكالمة مع حجب الكاميرا، موضحا أنه يجري محادثات أفضل عندما يتجول بدل الجلوس أمام الكاميرا.
ونال هذا الشخص الوظيفة.