10 خطوات لإدارة مشروع صغير على المدى الطويل

صفحة من إعداد: «بريلنت لاب» بريلنت لاب هي مسرعة مشاريع صغيرة ومتوسطة، تهدف الى توفير اهم الوسائل التدريبية للمبادرين في الكويت، كما تنظم العديد من المراسم والمؤتمرات الخاصة بسوق المشاريع الصغيرة واهم وسائل وسبل الاستثمار بها.يقوم على إعداد هذه الصفحة م.نشوة الابراهيم من فريق بريلنت لاب وذلك بهدف الإضاءة على اهم التجارب المحلية والعالمية في عالم اعمال المشاريع الصغيرة بصورة عامة والتكنولوجية منها بصورة خاصة، كما نود ان نسلط الضوء على آخر الصفقات الاستثمارية في عالم المشروعات الناشئة وذلك بهدف تقريب وجهة النظر بين شركات الاستثمار الكويتية والمبادرين. www.brilliant-lab.com 10 خطوات لإدارة مشروع صغير على المدى الطويل كثيرا ما يتساءل البعض عمن يجب ان يقوم بالاشراف على مشروعي الخاص، وهنا تكون الاجابة القاطعة بأن صاحب اي فكرة يجب أن يكون هو المسؤول والمشرف المباشر على المشروع، حيث يجب على صاحب العمل أن يقوم بالإشراف على المشروع بنفسه حتى يتمكن المشروع من ترسيخ تواجده التنافسي في السوق المحلي ومن ثم يبدأ في الانطلاق إلى الأسواق الخارجية، فمعظم المنشآت الكبيرة كانت في بدايتها صغيرة ونتيجة إدارتها المتطورة والمتميزة استطاعت أن تنمو وتتفوق، ما مكنها من التحرك داخل السوق بأقصى كفاءة ممكنة وكل قصص النجاح كانت لأشخاص أشرفوا على مشاريعهم بأنفسهم.كما يتساءل البعض أيضا عن القيام بوضع أموالي الشخصية مع الأموال التي اكسبها من المشروع، والإجابة أيضا هي انه من الواجب على صاحب المشروع الصغير أن يحدد لنفسه مبلغا من المال كراتب شهري مدرج ضمن المصاريف الإدارية للمشروع وأن يتعايش طبقا لدخله المالي وألا يخلط مصاريفه الشخصية مع مصاريف وإيرادات مشروعه، إذ يؤدي ذلك إلى خلل مالي للمشروع، ما يترتب عليه قصور في الالتزامات المالية ومتطلبات العمل التشغيلية، وهذا يؤدي تدريجيا إلى فشل المشروع. ولكن التساؤل الأكثر إلحاحا دائما ما يكون: ماذا افعل حتى اضمن إدارة ناجحة لمشروعي؟ وهنا نقول انه وحتى تقوم بتحقيق نجاح لمشروعك الخاص يجب عليك القيام بالخطوات التالية: 1 - مراقبة ومتابعة قيد الدفاتر المحاسبية واستخدام برنامج محاسبي مبسط:  تحتاج جميع المنشآت باختلاف أشكالها أو أحجامها إلى نظام محاسبي، يساعد أصحابها في الحصول على المعلومات المحاسبية خلال فترة نشاط المنشأة، فالتاجر لا يستطيع أن يعتمد على ذهنه في استرجاع ومعرفة جميع العمليات التي قام بها وتتمثل المقومات الرئيسية للنظام المحاسبي في (المستندات والدفاتر والسجلات والقوائم والتقارير)، فالمستندات تعتبر نقطة البداية في تدفق المعلومات وتوضيح البيانات الخاصة بالعمليات التجارية للمنشأة ومن واقع المستندات يتم التسجيل في الدفاتر والسجلات لإثبات جميع العمليات ومن ثم يتم تفريغ المعلومات في قوائم وتقارير تعتمد على النظام المحاسبي المالي للمنشأة لتوضح نتيجة الأعمال عن فترة معينة. 2 - المحافظة على جودة عالية: إن شدة المنافسة على السلعة تتطلب الكثير من الاهتمام بالمنتج أو الخدمة المقدمة، فمن العناصر الأساسية للتسويق أن تكون السلعة المقدمة ذات جودة عالية تتطابق مع متطلبات المستهلك من حيث الشكل واللون والتصميم والمتانة والصلاحية والتعبئة، ولكسب ثقة المستهلك وضمان الاستمرارية في السوق لابد من المحافظة على الجودة والتفكير دائما في التحسين والتميز. 3 - المحافظة على سعر تنافسي: السعر هو القيمة الحقيقية للمنتج ومن خلاله يقيم المستهلك مقدار احتياجاته وقدرته الشرائية، ولذلك يجب أن يكون للمنتج سعر منافس يحقق هامش ربح مناسب ويجب أن تتم عملية التسعير بعد دراسة تكلفة المنتج ومستوى الطلب وخصائص المستهلك وحدة المنافسة. 4 - التطوير المستمر للذات: على صاحب العمل تحمل المسؤولية ومواجهة المشاكل والإصرار والمثابرة، والعمل لساعات طويلة دون تذمر، وعليه تعلم مهارات التعامل مع الآخرين وبناء علاقات طيبة معهم، وكذلك اكتساب المهارات الإدارية كالتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على العمل والتي تساعد صاحب العمل بشكل كبير في إدارة عمله وتخطي العقبات التي تواجهه. 5 - تطوير وتحسين مكان وبيئة العمل: يتوقف تطور ونمو المشروع الصغير على قدرة صاحبه في اختيار المكان المناسب للمشروع وتحديد المركز التنافسي في السوق وتوزيع السلع وعمليات البيع والمستهلك والحصة السوقية في القطاع وسهولة وصوله إلى المستهلك وعدد العاملين والعمل الدءوب على تحسين المنتجات أو الخدمات بما يتناسب مع التغيرات والظروف الاقتصادية من حيث العرض والطلب، والاستفادة من تجارب الآخرين – خاصة المنافسين – وتلمس احتياجات وأذواق المستهلكين والدوافع الخاصة بالشراء ومعدل استعمال السلعة. 6 - الاهتمام بوضع العاملين: إن تطوير كفاءات العاملين من أهم مقومات النجاح، فوجود عامل غير مؤهل أو غير مدرب يقلل من جودة العمل وعدم الاهتمام بوضع وسلامة العاملين في المنشأة يؤدي إلى انخفاض التحفيز لديهم، وهذا يؤثر سلبا في رضا العملاء والمستهلكين ومن ثم في المبيعات، لذلك يجب على صاحب العمل الاهتمام بوضع العاملين معه بتطوير قدراتهم والحفاظ على سلامتهم وبناء علاقات قوية معهم، وهذا يساعد على رفع كفاءة العمل وزيادة رضا العملاء ومن ثم زيادة المبيعات. 7 - إقامة علاقات جيدة مع الموردين والموزعين: دائما ما تحمل العلاقة بين صاحب المشروع الصغير والموردين والموزعين طابعا شخصيا، فكلما كانت علاقة صاحب المشروع بالموردين قوية ساعده ذلك في الحصول على تسهيلات منهم، وكلما زادت علاقته بالموزعين زاد ولاؤهم له ولمنتجاته، وهذا يؤدي إلى زيادة المبيعات ومن ثم نمو وتطوير منشأته. 8 - عمل تحليل نقاط القوة والضعف والفرص قبل بداية كل سنة مالية: صاحب المشروع الصغير هو المسؤول الأول عن تحليل نقاط القوة والضعف والفرص لمنشأته، ويمكن الاستعانة بمكاتب الاستشارات (المالية والإدارية والتسويقية) للتأكد من نجاح مشروعه من خلال التقييم السنوي لسلامة سير مشروعه كما يجب عليه دراسة وتحليل التكاليف الإدارية والتشغيلية والتسويقية، والتكاليف التمويلية والرأسمالية والمرتبات والأجور وحساب الاستهلاك المتعلق بالآلات والمباني والأثاث، وتكاليف التأمين وتكلفة مواد الصيانة، وتكلفة عمال الخدمات الفنية والقوى المحركة والعدد والأدوات الصغيرة والتقلبات في حجم المبيعات وتقدير حجم الأرباح من حيث الزيادة أو الانخفاض. 9 - إصدار موازنة تقديرية قبل بداية كل سنة مالية: يجب على صاحب المشروع اعتماد موازنة تقديرية توضح تكاليف كل نشاط يتطلب مصاريف مالية لتنفيذه خلال السنة المالية للمشروع كالإجراءات التجارية والتوسع في المشروع وتطويره ويجب السير بموجبها في تنفيذ جميع الأنشطة المعتمدة لضمان الخطة تنفيذ الخطة التشغيلية للمشروع وتحتوي الموازنة على إمكانيات وأرصدة المشروع المالية والنقدية المتوافرة خلال العام الجديد. 10 - إصدار القوائم المالية الخاصة بالمنشأة مع نهاية كل سنة مالية: تعتبر القوائم المالية المؤشر الذي نحدد من خلاله النتائج التي حققها المشروع من ربح أو خسارة في فترة معينة وأهم هذه القوائم: قائمة نتيجة الأعمال ويظهر فيها جميع الإيرادات وجميع المصروفات، قائمة المركز المالي (الميزانية) وتظهر فيها الأصول والخصوم وحقوق أصحاب المنشأة بالإضافة إلى تقارير تحتوي على بعض المؤشرات والنسب المالية مثل معدل العائد على الاستثمار ومعدل دوران البضاعة وتطور حجم المبيعات. 10 أسباب وراء فشل المشاريع الصغيرة 1 - التمسك بفكرة معينة: ان وجود فكرة لديك هو امر جيد ولكن يجب عليك التنوع في الافكار ان لم تؤت هذة الفكرة بثمارها، ويجب عليك ايضا ان تناقش الافكار وتتمتع بالمرونة الكافية حتى تحصل على افكار كثيرة تستطيع ان تواجه السوق والمنافسين بها. 2 - عدم وجود خطة تسويقية واضحة: واحد من الاسباب التي تؤدي الى فشل المشاريع الصغيرة، فمن المعروف ان التخطيط هو اساس اي شيء ناجح، فمن الضرور ان تمتلك خطة تسويقية واضحة ومحددة تستطيع من خلالها جذب العملاء وتحقيق المبيعات المتوقعة. 3 - عدم الاهتمام بالوضع المالي: توقع انك لن تحقق نسبة عالية من المبيعات بسرعة كبيرة مهما كانت درجة تفوق منتجاتك على المنتجات المنافسة وذلك يحتاج الى توافر تمويل لتغطية المصاريف في هذة الفترة لضمان استمرارية المشروع. 4 - الجهل برغبات العملاء: مع مرور الوقت تتغير اذواق ورغبات العملاء ومن الطبيعى ان يغير المنافسون نوعية منتاجتهم لكي تناسب اذواق ورغبات العملاء، ويجب عليك ايضا ان تكون على علم ودراية كاملة بما يحدث وان تغير وتطور من منتجاتك للتناسب معهم والا سوف تفشل. 5 - تجاهل الموظفين: اذا كنت تملك فريق عمل فعليك تدريبه وتحفيزة جيدا، وذلك من اجل رفع همتهم، وهذا ما سوف يعود عليك في النهاية، لانهم سوف يعملون بجد واخلاص، وتذكر أن فريق عملك قادر على نجاحك وفشلك. 6 - الخلط بين الواقع والتمني: كصاحب للمشروع تتمنى ان تحقق اعلى المعدلات الربحية، وهذا يمكن ان يحدث ولكن بواقعية، فيجب عليك ان تنفق لتحقيق ما تتمناه ولكن دون انفاق في امور غير مهمة او على حملات غير مدروسة. 7 - عدم وجود خطة بيعية محددة وواضحة: سبب اخر من اسباب فشل المشاريع الصغيرة، فكما ذكرنا من قبل ان التخطيط السليم هو اساس نجاح كل شيء وبالتالي اعتمد على خطة مبيعات واضحة ومحددة تستطيع ان تعرف من خلالها مدى نجاح مشروعك من الناحية المالية. 8 - عدم تفويض المهام: كشخص طبيعي لا يمكن القيام بجميع الاعمال بنفسك فهذا مرهق ويستهلك الوقت بطريقة كبيرة، لذلك يجب عليك تفوض بعض من المهام التي يستطيع من هو اقل منك تنفيذها ولكن اختر هذا الشخص بعناية. 9 - عدم استشارة الآخرين: لا تنفرد باتخاذ القرارات بل قم باستشارة الاهل والاصدقاء والخبراء في القرارات التي تنوي اتخاذها لان ذلك سوف يساعدك جدا في اتخاذ قرارات صائبة. 10 - الاستسلام: العقبات شيء اساسي يواجه الناس في حياتهم العادية والعملية والذي يفرق بين الشخص الناجح والفاشل هو عدم الاستسلام وتجاوز تلك العقبات، كذلك في المشاريع الصغيرة سوف تواجه الكثير من العقبات ويجب عليك ان تواجهها ولا تجعلها سببا في فشلك.  أبرز المشاريع التي فشلت فيها «غوغل» عرفت «غوغل» سريعا في أوساط التقنيين وعامة الناس بأفكارها الخلاقة وإبداعاتها في شتى المجالات ولم تكتف هذه الشركة العملاقة منذ ظهورها بمفاجأتنا، لكن هل دائما غوغل تنجح في مشاريعها؟ ولكن في هذا الموضوع سنعرف أن النجاح يبنى على أنقاض من الفشل. فكثير من مشاريع «غوغل» فشلت في شهورها الأولى، ولنتعرف على أهم مشاريع «غوغل» الفاشلة. Google Lively كان واحدا من مشاريع غوغل في الشبكات الاجتماعية عام 2008، والذي استمر لستة أشهر بالكاد، وليفلي هي بيئة افتراضية مبنية على الويب من غوغل ويستطيع المستخدمون أن يكونوا شخصيات وغرفا افتراضية لهم والتفاعل مع الآخرين، وعلى الرغم من أنه كان مفهوما مبتكرا في ذلك الوقت، إلا أنه أخفق في الارتقاء إلى مستوى توقعاته.   Google Video غوغل فيديو هو منصة لمشاركة مقاطع الفيديو، وكذلك محرك بحث للفيديو من غوغل وتم طرح هذه الخدمة في 25 يناير2005، وفي 9 أكتوبر 2006 قامت غوغل بشراء منافسها السابق يوتيوب وأعلنت توقيف هذه الخدمة.   SearchMashهو محرك بحث، قادر على إعادة ترتيب نتائج البحث الخاصة بك بطريقة جميلة، لكن هذا المحرك لم يلاق نجاحا يذكر.   Google Wave كان يوصف بأنه المشروع العملاق المقبل في الشبكات الاجتماعية أو الإيميل القادم، فهي خدمة تتيح لك إضافة خرائط وصور ومرئيات وصوتيات بداخل الرسالة بشكل فوري. Google Answers هي خدمة تتمثل في إمكانية طرح المستخدمين لأسئلة في مختلف المجالات وإتاحة الفرصة لمستخدمين آخرين بالإجابة عنها. فعلى عكس غوغل اجابات التي تقدمها غوغل في العالم العربي بشكل مجاني، فإن غوغل آنسرز كانت الإجابات التي يقبلها السائل تكلف من 2 دولار إلى 200 دولار، ولكن مع هذه الرسوم المطبقة، فشلت هذه الخدمة. Google Buzz غوغل بوز تتيح لمستخدمي بريد Gmail من مشاركة الروابط الإلكترونية والرسائل والصور والملفات مع اصدقائهم مع امكانية ربط الخدمة مع حساباتهم في الشبكات الاجتماعية مثل تويتر. Google Print Ads & Google Radio Ads تعتمد غوغل على عائدات الاعلانات بشكل كبير جدا، لذلك قررت غوغل اقتحام مجال الطباعة ووسائل الإعلام السمعية، لكن للأسف غوغل لم تنجح وفشلت في ذلك فشلا ذريعا. Google Nexus Q عبارة عن جهاز أصدرته غوغل لمنافسة Apple TV يقوم ببث المالتيميديا بشكل مباشر لأجهزة Nexus، يعمل بنظام الاندرويد ويمكنه الاتصال بـ Google Play. ويمكن توصيله بالتلفاز عالي الجودة او بمكبرات الصوت لعرض الفيديوهات وملفات الصوت مباشرة من Google Play وYoutube ويمكن التحكم فيه باستخدام أي هاتف ذكي او تابلت. وكان ثمنه 299 دولارا لكن من يتابع جديد التقنية سيعرف أن غوغل أطلقت جهازا جديدا تحت اسم chromecast وسيحل محل Google Nexus Q. Google TV هو مشروع مشترك بين غوغل وسوني يهدف الى نقل تجربة الإنترنت إلى التلفاز مع مميزات عديدة وجديدة. لكن هذا المشروع كان مصيره الفشل خصوصا بعد رفض كبريات الشركات التلفزيونية مثل هولو، سي بي اس، فوكس، سي، بي سي والعديد من القنوات الأخرى لغوغل للوصول الشرعي لمحتواها. وكانت هذه أبرز المشاريع التي فشلت فيها غوغل، وأعتقد أن شبكتها الاجتماعية غوغل قد تضاف الى هذه اللائحة في المستقبل.. من يدري، لكن مع كل هذا تبقى غوغل عملاقا من عمالقة الإنترنت.