عبدالعزيز الفضلي
دعت وزارة التربية جميع إداراتها والمناطق التعليمية إلى جرد جميع الموجودات من المواد والعهد، مشددة على ضرورة عدم الشطب أو الكشط بالاستمارات.
جاء ذلك في نشرة عممتها الوزارة على قطاعاتها المختلفة وتلقت «الأنباء» نسخة منها، وقالت فيها: «نظرا لقرب انتهاء السنة المالية 2021/ 2022 وحلول موعد جرد موجودات الوزارة واستنادا للتعليمات المالية التي تنص على ضرورة جرد موجودات كافة العهد الفرعية التابعة للوزارة سنويا».
وبناء على تعليمات وزارة المالية بضرورة التقيد بجرد العهد الفرعية الأخرى والوحدات التنظيمية، لذا يرجى المبادرة إلى تشكيل اللجان اللازمة من موظفي إدارتكم على ألا يكونوا من أصحاب العهد على ان تتولى جرد الموجودات من جميع المواد (الآلات والأجهزة والأدوات والأثاث وخلافه) في المباني المخصصة لكم وفروعها الأخرى وذلك طبقا للتعليمات التالية:
1- يجب أن يتم الرد على استمارة جرد عهد (نموذج رقم 7 مخازن) من أصل وأربع نسخ ترسل جميعها لإدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد) بمخازن الوزارة بصبحان ولا يجوز الشطب أو الكشط أو التحشير بالاستمارات مع كتابة رقم المادة المخزني السابق صرف المواد بموجبه من المخازن أو من واقع سجلات العهد.
2- يجب أن تلاحظ لجان الجرد أن إثبات ما وجد فعلا على حقيقته في استمارات الجرد سيتم الأخذ به كما هو.
3- تقوم اللجنة من واقع استمارات الجرد بتحرير محضر بالزيادة أو النقص (استمارات فروقات الجرد نموذج رقم 6 مخازن) من أصل و4 نسخ تبين فيها إيضاحات صاحب العهدة بشأن الزيادة أو النقص في كل مادة ويوقع من قبل أعضاء اللجنة.
4- إذا كان لدى الإدارة مخزن داخلي يحتوي على مواد مستهلكة للاستعمال (قطع غيار أوقرطاسية يجب جرد هذه المواد حسب البواقي الموجودة وقت الجرد على استمارة جرد عهد «نموذج رقم 7 مخازن»).
5 - يوقع أعضاء لجنة الجرد على الاستمارات بما يفيد بأن المواد المبينة بخانة الكمية الموجودة قد تم جردها فعليا ويكون التوقيع بالاسم الكامل مع بيان الوظيفة.
6- توقيع الإدارة على الاستمارات بصفتها صاحبة العهدة التي ستتخذ أساسا للمساءلة في نهاية كل عام مالي جديد مع تحديد اسم مسؤول العهد والتوقيع بما يفيد ذلك، وتقوم إدارة التوريدات والمخازن (مراقبة الحسابات والعهد/ قسم العهد) بمراجعة البنود ثم اعتمادها وفقا للإجراءات الإدارية والمالية الواجبة وموافاة الإدارة بنسخة منها معتمدة.