أي شركة تقدم خدمات أو منتجات لعملائها، تتوقع من العميل بالمثل أن يدفع ثمن ما يحصل عليه، لكن في بعض الأحيان يتأخر العملاء عن سداد فواتيرهم، وفي أحيان أخرى لا يسدد بعض العملاء فواتيرهم من الأساس، وهو الأمر الذي يزعج أصحاب الشركات، ولا يعرف كثيراً منهم كيفية التعامل مع هذه المشكلة.
وفي حين قد يلجأ صاحب الشركة في مثل هذه الحالات إلى وكالة لتحصيل الديون، أو يلجأ إلى محامٍ لرفع دعوى قضائية ضد العميل، فمن الممكن تجنب هذه المشكلة من الأساس بالقيام ببعض الخطوات.
6 خطوات لتجنب مشكلة تأخر العملاء في سداد فواتيرهم
1- إجراء بحث عن العميل
- إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتعامل بها الشركة مع أحد العملاء، فمن المهم إجراء بحث عن هذا العميل، ويمكن البحث عن اسمه في "جوجل"، أو سؤال الأشخاص المحيطين عنه، بالإضافة إلى تقييم وضعه الائتماني، وإذا كانت شركة ما هي العميل، فمن المهم التحقق مما إذا كانت هناك شكاوى ضدها من العملاء الآخرين.
- يمكن تجنب معظم حالات التأخر في السداد، أو عدم السداد بإجراء بحث عن العملاء مسبقاً.
2- وجود عقد
- يجب الحرص على أن يكون هناك عقد مكتوب بين الشركة والعميل، حتى لو كان العميل أفضل أصدقاء رائد الأعمال، أو أحد قادة الأعمال الذين يتمتعون بسمعة طيبة في الصناعة.
- يجب أن يتضمن العقد عدة عناصر تحدد النسبة التي سيدفعها العميل كعربون، ونسبة المبلغ المتبقي، وشروط الدفع مثل أن يكون الدفع بعد 30 يوماً من إرسال الفاتورة، وطريقة الدفع (شيكات أو عبر بطاقة الائتمان أو غيرها)، والخدمة المحددة التي ستقدمها الشركة، والموعد النهائي لتقديمها، وسياسة السداد المتأخر (المبلغ الذي سيتم خصمه في حالة إذا لم يتم سداد الفاتورة في الوقت المحدد).
- من الضروري أن تكون كل التفاصيل مكتوبة في العقد من أجل تجنب حدوث أي مشكلة في المستقبل، فعندما يكون العميل على علم بأنه سيدفع غرامة إذا ما تأخر في السداد، فمن المرجح أن يسدد الفواتير في موعدها.
3- طلب دفعة مقدمة
- طلب دفعة مقدمة أمر شائع بين العاملين في مجال العمل الحر عند التفاوض مع العملاء، ويساعدهم ذلك على تغطية النفقات أو الوقت الذي يقضونه في تنفيذ المشروع.
- يعتمد المبلغ الذي يجب أن يطلبه العامل الحر بشكل كبير على الصناعة، وإذا كان العاملون في الصناعة لا يحصلون على دفعة مقدمة، يمكن الاتفاق مع العميل على دفع دفعات من المبلغ عندما يتم إنجاز أجزاء معينة من العمل، وبهذه الطريقة يضمن الشخص أنه لن يقوم بالكثير من العمل قبل أن يحصل على مقابل.
4- تقديم خصومات على السداد المبكر
- في حالة الفواتير الكبيرة، من المتوقع أن يدفع العملاء الفاتورة كاملة أو أسرع، إذا تم تقديم خصومات لهم في حالة السداد المبكر.
5- إتاحة إمكانية الدفع بالتقسيط
- إذا لم يكن سداد الفواتير متأخراً سيؤثر على التدفق النقدي للشركة، فمن الممكن إتاحة إمكانية الدفع بالتقسيط، مما يضمن الحفاظ على التدفق النقدي، وفي نفس الوقت يخفف الأعباء على عاتق العملاء.
6- فرض غرامة تأخير
- لتحفيز العملاء على الدفع في الوقت المحدد، من المهم إدراج رسوم التأخر عن السداد في الفاتورة وتاريخ سريانها، ومن الممكن إرسال فاتورة جديدة للعميل بها غرامة تأخير إضافية بعد مرور فترة محددة على عدم سداد الفاتورة، وفي حالة إضافة غرامة تأخير بأثر رجعي يجب تحذير العملاء أولاً.