القطان: العمل ببرنامج «الداو» في إدارة السجل العام 6 الجاري

بشرى شعبان كشفت الوكيلة المساعدة لقطاع التخطيط والتطوير في وزارة الشؤون عواطف القطان عن ان الوزارة بصدد اطلاق برنامج «الداو» في جميع قطاعات وادارات الوزارة، وهو برنامج ميكنة المراسلات داخل ادارات الوزارة للقضاء على نظام المراسلات الورقي القديم، مشيرة في تصريح صحافي الى ان الوزارة أطلقت العمل في المشروع بدراسة تفصيلية لتشخيص الواقع وتقدير احتياجاتها في دعم البنية التحتية من أجهزة حاسب آلي وشبكات، حيث خطت الوزارة خطوات كبيرة في انشاء الخوادم «السيرفر» وكذلك قمنا بتحديث الأجهزة الموجودة وتوفير برنامج الحماية اللازمة. ولفتت الى ان الوزارة ستقوم بتأهيل الكوادر وتعديل الأنظمة في العمل عن طريق انشاء العديد من البرامج التأهيلية والتطويرية لتدريب الموظفين في العمل على البرنامج وتصميم واعتماد لائحة عمل النظام، مبينة ان هناك نوعين من التدريب، الأول للفنين القائمين على ادارة المشروع والثاني للمستفيدين من البرنامج اي الموظفين أنفسهم وتدريبهم على كيفية استخدام البرنامج بإدخال المستندات والتعامل معها. وبيّنت القطان ان الوزارة صممت دليل التعامل مع البرنامج وسيتم توزيعه على الموظفين الذين سيتعاملون مع البرنامج، حيث سيتضمن جميع المعلومات اللازمة للاستخدام، كما سيكون هناك مكتب خدمة ودعم للمستفيدين من البرنامج للتواصل مع الموظفين وشرح جميع المعلومات اللازمة والرد على الاستفسارات. وأوضحت انه سيكون هناك دعم فني في النظام عن طريق الشركة المنفذة للبرنامج، بالتعاون مع الفنيين في الوزارة والجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات وهو الجهاز المختص بوضع المقاييس والمواصفات ومساعدة وزارات الدولة في تطوير أنظمتها الالكترونية، مبينة ان نظام «الداو» جرى تطبيقه في العديد من الوزارات، كما ان هناك بعض الجهات ستعمل على تطبيق النظام في الفترة المقبلة مما سيسهل عملية التواصل الالكتروني في مختلف الجهات والوزارات في الدولة من خلال نظام موحد. وأشارت إلى أن الوزارة تمر حاليا في مرحلة إطلاق المشروع الذي سيكون بتاريخ 6 من الشهر الجاري، حيث سيبدأ تطبيق النظام في السجل العام وهي الإدارة التي تتعامل مع الكتب الصادرة والواردة للوزارة، وبذلك فهي تعتبر نقطة البداية الحقيقية لجميع المراسلات والمستندات، لافتة إلى أن الوزارة منذ ما يقارب العام تقريبا تعمل على ترقيم الكتب بآلية جديدة تتوافق مع استخدام البرنامج الجديد، مشيرة إلى انه خلال عام من بداية التطبيق سيتم تعميم العمل في هذا النظام في جميع الإدارات في الوزارة. وأضافت القطان: تقضي آلية تطبيق البرنامج في البداية بتصوير المستندات ثم يتم إدخالها إلى جهاز الكمبيوتر ـ مرحلة الميكنة ـ ثم ترسل إلى الجهة المعنية، والمرحلة الأخيرة من تطبيق البرنامج هي مرحلة ميكنة الإجراءات، بحيث يتمكن المعني باتخاذ القرار من القيام بذلك إلكترونيا، وعلى سبيل المثال لو أراد أحد الموظفين الحصول على إجازة فإن ذلك يتم إلكترونيا بحيث يملأ الموظف المستند المخصص لذلك في البرنامج ثم يرسله إلى رئيس القسم الذي يؤشر عليه بدوره ثم يرسله من جديد إلى مدير الإدارة، ثم بعد ان تكمل دورتها المستندية ترسل إلى الشؤون الإدارية والمالية. مؤكدة أن البرنامج سيتضمن قدرا كبيرا من الحماية لجميع المستندات الموجودة فيه، بحيث ستكون هناك صلاحيات مختلفة لكل موقع وظيفي، بحيث إن الإجراءات والمجال الذي سيتاح للمسؤول لن يكون بقدر ذلك المجال المحدد للموظف، وذلك يعني ان هناك بعض المستندات أو المراحل التنفيذية لن يتمكن بعض الموظفين من الاطلاع عليها، وأشارت إن النظام الجديد في بعض الأحيان يتيح للموظف رؤية جزء معين من المستند بينما يراه المسؤول كاملا، وذلك حسب الموقع الوظيفي. وأوضحت القطان أن النسخة الحديثة من برنامج «الداو» تتيح للموظف العمل على البرنامج في أي موقع بحيث لا يشترط ان يتواجد في مقر العمل، بل يستطيع ان يدخل على النظام من خلال «الباسورد» المحدد ويؤدي الأعمال والمهام المعني بها، مشددة على ان البرنامج يحتوي على قدر عال من الأمن والحماية. وزادت: ان الفوائد التي ستجنيها الوزارة من تطبيق هذا النظام كبيرة جدا، بحيث يعطي البرنامج قدرة كبيرة وسهلة لاسترجاع المستندات، واختصار الوقت المستغرق في إنهاء المعاملات، وتطوير بيئة العمل عن طريق الاستغناء عن الأرشيف الورقي الضخم.