بشرى شعبان
بحضور الأمين المساعد للدعم الاستشاري والتنموي في الأمانة العامة للمجلس الأعلى للتخطيط والتنمية طلال الشمري نظمت الأمانة العامة ورشة عمل حول ميكنة المراسلات وأرشفة الوثائق.
وقال الشمري في تصريح صحافي بهذه المناسبة ان هذه الورشة تساهم في تقديم مفاهيم متقدمة في نظم إدارة الوثائق والسجلات، حيث هناك العديد من المؤسسات لديها نظم لإدارة المحتوى والوثائق بدرجات متفاوتة في متطلبات الخاصة بالأرشفة وطرق الحفظ والاسترجاع وآليات التطبيق التنفيذ في السياسات والإجراءات وخطوات الرقمية للوثائق ضمانا نجاح إدارة المحتوى.
وأضاف الشمري ان هذه الورشة صممت لموظفي الوثائق والعاملين في تقنيات المعلومات وإدارة المعرفة والراغبين في التعرف على إعادة هيكلة الدورة المستندية للوثائق والسجلات بمختلف أنواعها التقليدية داخل الأمانة بهدف توفير مفاهيم ومصطلحات نظم إدارة الوثائق والسجلات والمحتوى الرقمي في الأمانة، وتسليط الضوء على أوجه التشابه والاختلاف في العلاقات المتبادلة بين البيانات والوثائق والسجلات والمحتوى بينهم والوقوف على أهمية إدارة الوثائق وإدارة المعرفة في إطار متماسك وتوفير الأطر التفصيلية لإعداد أدلة العمل والسياسات والإجراءات الخاصة بالوثائق وطرق حفظها واسترجاعها.
وذكر ان محاور ورشة العمل تناولت العديد من الموضوعات منها الوثائق ودراسات نظم الحفظ والاسترجاع والأرشيف الإلكتروني والأرشفة الذكية والإدارة للسجلات والوثائق وموقع الأرشيف في الأمانة واستراتيجيات إدارة المحتوى وإدارة بلا أوراق كما تضمنت أهداف برنامج الأرشيف الإلكتروني للمستفيد ومزايا وصفات برامج الأرشفة الإلكترونية وبيئة برامج الأرشيف الإلكتروني وخطوات تنفيذ الإدارة الإلكترونية والمتطلبات الأساسية لبرامج نظم إدارة الوثائق (الأرشفة) وخدمات الوثائق والسجلات في إدارة المعرفة والتكامل بين أنظمة إدارة الوثائق والسجلات، بالإضافة الى فهم وتطبيق المبادئ المتقدمة للوثائق الإلكترونية وإدارة السجلات وأن تكون الأمانة العامة للتخطيط مجهزة بالأدوات اللازمة لتنفيذ النظم والإجراءات الخاصة بالوثائق أو تبسيط النظم القائمة وفهم ومعرفة تقنيات جديدة في إدارة الوثائق وتسهيل الانتقال الى إدارة بلا أوراق داخل الأمانة وإدراك وفهم أعمق لدراسات المعلومات ذات العلاقة بالوثائق.