أكد وكيل وزارة الدولة لشؤون مجلس الأمة المساعد لقطاع البحوث ونظم المعلومات د.أحمد الهيفي ان الوزارة استبقت جائحة كورونا وبدأت في تطبيق نظام التراسل الإلكتروني الداخلي، منذ فبراير الماضي، وهو ما يساعد الوزارة في تنفيذ التدابير الصحية مع عودة العمل باعتماد التراسل الإلكتروني وإيقاف المراسلات الورقية ومنع تداولها في كل القطاعات، لاسيما أن الوزارة كانت ضمن أول 5 جهات طبقت التراسل الإلكتروني الخارجي (G2G) مع الجهات الحكومية.
وقال د.الهيفي ان وزير الدولة لشؤون مجلس الأمة ووزير الدولة لشؤون الخدمات مبارك الحريص أصدر توجيهات وتعليمات مشددة بالالتزام الكامل بالاشتراطات والتدابير الصحية وتطبيق تام لكل الإجراءات الاحترازية مع عودة العمل بنسبة 30% وفقا لقرار مجلس الوزراء.
وأكد د.الهيفي ان الوزارة قطعت خطوات نوعية في مجال العمل الذكي سواء بالتراسل الإلكتروني الخارجي من خلال برنامج (G2G)، أو التراسل بالميكنة داخل الوزارة، أو باعتماد التوقيع الإلكتروني وهو ما يدعم الإجراءات الاحترازية التي تتخذها الدولة لمكافحة فيروس كورونا المستجد، ويعزز متطلبات السلامة ويواكب تعليمات وزارة الصحة بتقليل التعامل الورقي لمنع انتشار الفيروس.
وقال د.الهيفي: قبل تعطيل العمل في الجهات الحكومية في 12 مارس الماضي، كانت الوزارة بدأت قبلها بفترة في تعميم التراسل الإلكتروني على القطاعات والإدارات وتدريب الموظفين على استخدامه، وهو ما يساعد على تفعيل هذا النظام مع عودة العمل غدا الثلاثاء.
واستعرض د.الهيفي مزايا نظام التراسل الإلكتروني ومنها تسلم المعاملة وتسجيلها وتوجيهها ومتابعتها بين الإدارات والأقسام المختلفة وميكنة كافة الأعمال المستندية وتسريع الإجراءات وعرض ومتابعة المواضيع المرسلة وحالتها وحفظ كل الردود الواردة بمرفقاتها مع إشعارات عن المواضيع التي لم يرد عليها وتنبيهات على المراسلات التي تحتاج لرد، لتذكيره قبل حلول موعد الرد المطلوب، فضلا عن إمكانية أعداد تقارير إحصائية عن الكتب الواردة او المتأخرة.