- الملحم: الوزارة حوّلت المعاملات الورقية إلى «التراسل الإلكتروني» بنسبة تزيد على 60%
- استقبال المواطنين والمقيمين في صالة المراجعين سيبدأ خلال الأيام المقبلة بعد حجز المواعيد
- تشكيل فرق عمل لوضع جداول تنفيذية واتباع اشتراطات السلطات الصحية بحذافيرها
- القناعي: الوزارة أعدت دليلاً متكاملاً لخطة العودة إلى العمل وعقوبات لغير الملتزمين
- يوما الاثنين والأربعاء لاستقبال المراجعين بمكتب وكيل الوزارة ووكيلة «المعادلات والبعثات»
- صرفنا رواتب ومكافآت الموظفين ومخصصات المكاتب الثقافية والراتب الاستثنائي للمبتعثين
- إنشاء قاعدة بيانات كاملة لجميع موظفي الوزارة ووضع آلية لتنفيذ خطة التناوب في العمل
- الوزارة ذات طبيعة سريعة لمواجهة التحديات ومسؤولة عن طلبتنا بالخارج والمكاتب الثقافية
آلاء خليفة
تعد «التعليم العالي» من الوزارات الحيوية في الدولة والتي تخدم قطاعات كبيرة من المواطنين والمقيمين، ولم يتوقف عملها خلال أزمة فيروس كورونا المستجد، وباشرت تقديم خدماتها دون توقف، ومع بدء المرحلة الثانية من خطة عودة الحياة التدريجية والتي أقرها مجلس الوزراء، قامت «الأنباء» بزيارة إلى القطاع المالي والإداري في الوزارة للتعرف على آليات وسبل سير العمل، والخطط والإجراءات التي تم وضعها لتلبية المتطلبات خلال الفترة الحالية، وفيما يلي التفاصيل:
في البداية، قالت الوكيل المساعد للشؤون المالية والإدارية والتطوير الإداري بوزارة التعليم العالي لمياء الملحم ان القطاع من القطاعات التي استمرت بأداء الأعمال المنوطة بها خلال فترة تعطيل الأعمال في الدوائر الحكومية للحد من انتشار فيروس كورونا المستجد، مبينة ان الدوام في الإدارتين المالية والإدارية كان بالحد الأدنى من الموظفين بما يسمح بتسيير الأعمال دون توقف او تأخير.
وكشفت الملحم عن ان القطاع المالي قام العديد من المهام سواء الدورية مثل صرف رواتب الموظفين ومكافأتهم والتحويلات الخاصة بالمكاتب الثقافية، حيث تم إرسالها دون أي تأخير بالإضافة الى إنجاز الأعمال الأخرى التي صدرت بشأنها قرارات استثنائية وفقا لمعطيات الحدث ومنها الراتب الاستثنائي الذي أقره مجلس الوزراء للطلبة المبتعثين بالخارج، بالإضافة الى استمرار لجنة البعثات بالوزارة في متابعة وإصدار القرارات الخاصة بالطلبة المبتعثين وفق التوصيات المرسلة لها من قبل المكاتب الثقافية بالخارج، والتي لم تتوقف عن العمل خلال فترة الجائحة، مبينة ان الأزمة أظهرت تكاتف جهود الأجهزة الحكومية وتعاطيها مع الإجراءات الاحترازية للحد من انتشار الفيروس وخاصة وزارة الدفاع التي قامت مشكورة بتعقيم العديد من المباني أثناء فترة الحظر.
آليات العمل
وأضافت: مع بدء المرحلة الثانية وعودة الموظفين بنسبة 30% حرصنا أيضا على تطبيق كل القرارات الصادرة من مجلس الوزراء وديوان الخدمة المدنية وتم إعداد كشوفات بأسماء الموظفين الذين سيباشرون العمل داخل المبنى وذلك بشكل أسبوعي مع تفعيل آليات العمل عن بعد لباقي الموظفين، لافتة الى ان الدوام في الفترة الحالية يبدأ الساعة 8 ونصف صباحا وينتهي 1 ظهرا، وتم أيضا إعداد كشوفات بأسماء الموظفين الذين تم إعفاؤهم من الدوام خلال الفترة الحالية مدعما بالتقارير الطبية.
وحول رواتب الطلبة المبتعثين الذين عادوا الى الوطن في رحلات الإجلاء الأخيرة قالت: مازالت الوزارة مستمرة في صرف رواتب الطلبة ولكن بالنسبة لعودتهم الى مقار الابتعاث فنحن بانتظار القرارات التي ستصدر من مجلس الوزراء ووزارة الخارجية بهذا الخصوص بالتعاون مع دول الابتعاث، مؤكدة ان الوزارة قامت بتحويل المعاملات الورقية الى التراسل الإلكتروني بنسبة تزيد على 60% عن طريق البريد الإلكتروني، كما ان الجهاز المركزي تكنولوجيا المعلومات قام بعمل دورة تدريبية عن طريق الأونلاين لتدريب الموظفين على استخدام برنامج تيمز، وذلك من أجل تطبيق التباعد الاجتماعي واجتماعات الوزارة حاليا تتم إلكترونيا.
إجراءات وقائية
وذكرت ان الوزارة حريصة على اتباع الإجراءات الاحترازية وارتداء موظفيها للكمامات والقفازات واستخدام المعقمات باستمرار ووضع اللوحات الإرشادية في مختلف مواقع الوزارة وهناك تنسيق مع «الصحة» لتعقيم مبنى الوزارة بشكل دوري خلال المرحلة المقبلة.
وأوضحت انه تم إقرار آلية لاستقبال المراجعين في مقر الوزارة خلال هذه المرحلة، حيث عملت الوزارة على إطلاق خدمة الاستفسارات عن طريق البريد الإلكتروني وتم الإعلان عنها في وسائل التواصل والموقع الإلكتروني الرسمي للوزارة، وتخصيص يومي الاثنين والأربعاء لاستقبال المراجعين لدى مكتب وكيل الوزارة ووكيلة الوزارة لشؤون المعادلات والبعثات والعلاقات الثقافية.
أما بشأن خطة العودة لاستقبال المواطنين والمقيمين في صالة المراجعين، فقالت انها ستبدأ خلال الأيام المقبلة وبعد ان تم الانتهاء من منصة حجز المواعيد التي قام بإعدادها جهاز تكنولوجيا المعلومات وتم تجهيز قاعة استقبال المراجعين وفقا للاشتراطات الصحية ووضع الحواجز بين المراجعين والموظفين وتوفير المعقمات، مشيرة الى ان الوزارة أعدت دليلا متكاملا حول خطة وإجراءات العودة الى العمل وتم إرسال نسخة لموظفي الوزارة حتى يكونوا على علم بالإجراءات الواجب اتخاذها أثناء الدوام بالمبنى موضحة ان الدليل اشتمل على العقوبات التي تقع على الموظف في حال عدم الالتزام.
فرق عمل
من جانبه، أوضح عثمان القناعي من إدارة التطوير الإداري والتدريب بوزارة التعليم العالي ان الوزارة واجهت تحديات كبيرة خلال أزمة فيروس كورونا المستجد، مباركا جهود كافة موظفي «التعليم العالي» وعلى رأسهم وكيل الوزارة د.صبيح المخيزيم وبإشراف حثيث ومتابعة من الوكيل المساعد للشؤون المالية والإدارية والتطور الإداري لمياء الملحم، لافتة الى انها اتخذت استعدادات مسبقة قبل إعلان خطة العودة للحياة الطبيعية وتم رصد كفاءات داخل وزارة التعليم العالي وعقد وتشكيل فرق عمل للقيام بوضع جداول تنفيذية واتباع اشتراطات السلطات الصحية بحذافيرها.
وأوضح القناعي ان وزارة التعليم العالي عملها ممتد خارج الكويت كونها مسؤولة عن طلبتنا في الخارج والمكاتب الثقافية والعاملين بها في جميع دول العالم وهي ذات طبيعة سريعة في التجاوب مع التحديات واصدرنا دليل سياسات وإجراءات وقواعد العودة للعمل وتم توضيح الالتزامات التي تقع على عاتق الموظف والجهة والمراجعين، مؤكدا ان تفاصيل هذا الدليل مهمة ومفيدة للجميع وساعدت الوزارة في وضع آلية تنفيذ الاشتراطات الصحية وخطط تناوب الموظفين والتحول الرقمي وإعداد المنظومة الإلكترونية وتطويرها لخدمة مراجعي الوزارة.
وأشار القناعي إلى إنشاء قاعدة بيانات كاملة لجميع موظفي الوزارة ووضع آلية لتنفيذ خطة التناوب بين الموظفين وإعفاء بعضهم من العمل بسبب إصابتهم بأمراض، وذلك لضمان عدم تجاوز نسبة الموظفين 30% وتقليل معدلات الاختلاط وتم وضع تعريفات للعمل عن بعد واستغلال التسهيلات المتوافرة لدى الوزارة في نظم المعلومات للبدء في تعريف أهداف وطبيعة وإمكانية قياس إنتاجية الموظف عن بعد.
وأردف: «رب ضارة نافعة»، فمن خلال أزمة «كورونا» تم وضع تصورات تطويرية للعمل في وزارة التعليم العالي للمراحل المقبلة وفي المرحلة الثانية الأمور تسير بسلاسة ويسر ويتم إنجاز الأعمال بكفاءة عالية، داعيا للتعاون بين المراجعين والموظفين للانتقال الى المرحلة الثالثة.
شكر وتقدير
كل الشكر والتقدير لوكيل وزارة التعليم العالي د.صبيح المخيزيم على الجهود التي يقوم بها مع فريق عمل الوزارة، لاسيما ان الوزارة لم تتوقف خلال الأزمة، وهو دائم المتابعة لجميع ما يخص الطلبة المبتعثين وجميع ما يتعلق بعمل الوزارة «عساك عالقوة دكتور».