صفر: استخدام التقنيات والتكنولوجيا لتقليص الدورة المستندية

أكد وزير الأشغال العامة ووزير الدولة لشؤون البلدية د.فاضل صفر ضرورة استخدام التقنيات والتكنولوجيا الحديثة لتقليص الدورة المستندية والقضاء على جميع السلبيات التي تعوق العمل لتنفيذ خطة التنمية. جاء ذلك خلال ورشة العمل المخصصة لمناقشة خطة التنمية والواقع العملي وذلك بحضور رئيس المجلس البلدي ومدير عام البلدية م.أحمد الصبيح ورئيس لجنة المناقصات المركزية أحمد الكليب والوكيل المساعد للرقابة المسبقة وتقنية المعلومات بديوان المحاسبة عصام الخالد. ونواب المدير العام ومديري الأفرع بمشاركة ممثلي إدارة الفتوى والتشريع لمجلس الوزراء وديوان المحاسبة ووزارتي المالية والأشغال والبيوت الاستشارية ولجنة المبادرات. وقال د.صفر ان هدفنا من إقامة هذه الورشة تعجيل تنفيذ الخطة التنموية وتقليص الدورة المستندية، مؤكدا ان الجهات الرقابية هي جزء منا لحرصها على عدم وقوعنا في الأخطاء وحتى لا تتكرر، لافتا الى ضرورة قيامنا تجاه المشاريع داخل أجهزتنا بصورة متكاملة وتلبية جميع المتطلبات. وأكد انه بتضافر جميع الجهود مع مختلف الجهات المعنية بالدولة يتم القضاء على جميع المشاكل، لافتا الى ان هناك الكثير من القوانين التي تم تغييرها ولجانا تم تشكيلها ولم نصل إلى المبتغى الذي نطمح للوصول إليه من أجل تقليص الدورة المستندية حتى يتم تنفيذ الخطة ببرنامجها المحدد لكل وزارات الدولة، مشيرا إلى أن جهود القائمين عليها في وزارة الأشغال والبلدية كانت في مقدمة الوزارات التي حققت إنجازات ملموسة ولكن لم نصل إلى الطموح وما هو مدرج بالخطة. بدوره أكد مدير عام البلدية م.أحمد الصبيح ان من المعوقات التي تواجه البلدية قلة الخبرة في بعض الوزارات باختصاصات البلدية، مبينا أن هناك 400 مشروع رصدت ميزانياتها دون مرورها على البلدية للموافقة عليها. ولفت إلى أهمية عدم قبول أي مشروع من قبل المعنيين بمختلف الجهات الحكومية قبل الموافقة عليه من البلدية والتي تقوم بعرضه على المجلس البلدي للموافقة عليه. من جهته أكد مساعد المدير العام لشؤون التطوير والمعلومات م.أحمد المنفوحي انه في ضوء اهتمام مجلس الوزراء بضرورة قيام الجهات الحكومية بالالتزام بتنفيذ مشاريعها المدرجة بخطة التنمية وفق المخطط له وحسب البرنامج الزمني لكل مشروع قامت البلدية بإدراج عدة مشروعات كي تعبر عن الدور الحيوي الذي تقوم به في المجالات التي تهم المواطنين، وذلك ضمن برنامج عمل الحكومة من خلال خطة التنمية للسنوات الـ 5 المقبلة. وقال المنفوحي بعد الانتهاء من السنة الأولى لخطة التنمية 2010/2011 وتأكيدا لمبدأ الشفافية كان لزاما علينا وبالتعاون مع الإدارات المعنية داخل البلدية مراجعة ما تم تنفيذه لمعرفة ما إذا كانت مشاريع البلدية المدرجة بخطة التنمية الأولى تسير وفق المخطط له من عدمه ومعرفة المعوقات ومحاولة تداركها والسعي نحو إزالتها حتى نسير في الطريق الصحيح. وأضاف انه على الرغم من تلك المعوقات كانت أعلى نسبة للمنصرف المالي على مشاريع البلدية هي لمشاريع خطة التنمية في السنة السابقة 2010/2011 حيث بلغت 4. 54% مقارنة بآخر 5 سنوات على الرغم من أن المبلغ المعتمد كان اعلى مبلغ تم اعتماده وذلك لاهتمام الإدارة السياسية والقيادة العليا وحثها للجهات الحكومية على ضرورة الالتزام بالبرنامج الزمني للمشاريع ووجود الارادة داخل البلدية لتنفيذ المشاريع وفق المخطط له. وقال المنفوحي: ننتهز هذه الاجواء الايجابية لمحاولة ايجاد الحلول وتذليل المعوقات والوصول بالمنصرف المالي للمشاريع لاعلى نسبة وفق المعتمد بالميزانية. معوقات تنفيذ الخطة واوضح انه يواجه عملية تنفيذ مشاريع خطة التنمية عدد من المعوقات التي تعرقل التنفيذ، وسنقتصر بالاشارة وبشكل مختصر الى احد اهم المعوقات امام الالتزام بتنفيذ الخطة ووجهة النظر المقترحة لتداركها في المستقبل. أحد أهم المعوقات تأخر موافقات الجهات الرقابية وطول الدورة المستندية: وقال انه بعد مرور عام من خطة التنمية الأولى تلاحظ لنا أن أغلب مشاريع البلدية لا تسير وفق المخطط له حسب الجدول الزمني المعد سلفا والسبب في ذلك يرجع إلى طول الدورة المستندية مع الجهات الرقابية في الدولة وبصورة أدق فيما يخص الرقابة المسبقة وليست اللاحقة، خاصة الوسائل والإجراءات التي تتم قبل التنفيذ من خلال اتباع مجموعة من اللوائح والنظم والتعليمات المالية للتحقق من عدم مخالفتها متمثلة في كل من: ـ ديوان المحاسبة. ـ لجنة المناقصات المركزية. ـ الفتوى والتشريع. ـ لجنة البيوت الاستشارية. النتائج السلبية المترتبة على هذا العائق: ـ مرور أكثر من ستة أشهر من عمر السنة المالية للمشروع حتى يتم الحصول على موافقة الجهات الرقابية. ـ تدني الصرف وظهور البلدية كمقصر في تنفيذ مشاريعها بنهاية السنة المالية، في حين ان ما يخص مشاريع البلدية من إجراءات تقوم باستيفائها من الإدارات الداخلية التابعة لها قبل بداية السنة المالية بما يقرب من ثمانية أشهر. ـ ظهور البلدية أمام ديوان المحاسبة من خلال الرقابة اللاحقة بالمقصر نظرا لعدم صرف الميزانية المخصصة للمشاريع مما يدفع الجهات الحكومية الى القصور في الجانب الرقابي لديها لتلافي التأخير، حيث ان تلك الجهات جعلت شغلها الشاغل صرف الميزانية المحددة. ـ ضرر الجهات الحكومية من الالتزام بمبدأ اقل الأسعار حيث تجد الجهات الحكومية نفسها بين خيارين كلاهما أصعب من الآخر وهما: ٭ الخيار الأول: الموافقة على أقل المعطاءات رغم ضعف العرض الفني تفاديا لإهدار الوقت. ٭ الخيار الثاني: إعادة مخاطبة الجهات الرقابية مرة أخرى في محاولة لإقناعها باستبعاد اقل الأسعار وما استتبعه ذلك من إهدار للوقت في المراسلات. وبين المنفوحي الخطوات الإجرائية التي يجب تطبيقها على أي مشروع من خلال الواقع العملي وسنوجزها في مرحلتين، المرحلة الأولى التخطيط وموافقة وزارة المالية وتتم قبل بداية السنة المالية اي قبل 1/4، المرحلة الثانية البدء في الطرح والترسية تتم بعد 1/4 أي بعد بداية السنة المالية. المرحلة الأولى: التخطيط وموافقة وزارة المالية هذه المرحلة متعلقة بالإجراءات التي تقوم بها البلدية قبل بداية السنة المالية اي قبل 1/4. ـ قيام الادارة المعنية بالمشروع داخل البلدية بإعداد المتطلبات الفنية للمشروع. ـ مخاطبة إدارة الشؤون المالية بالبلدية لتقوم بالتنسيق مع وزارة المالية لتدبير الاعتمادات المالية اللازمة لتنفيذ المشروع. ـ قيام البلدية بعرض مشاريعها المزمع تنفيذها على وزارة المالية التي تقوم بدراستها لاختيار أهمها على ضوء إمكانات الدولة المالية وحسب أولوياتها وما يعود عليها من مردود اقتصادي. ـ في ضوء التكاليف التقديرية للمشاريع المقدمة من البلدية تقوم وزارة المالية بتحديد التكاليف الكلية للمشروع. ـ اختيار موقع المشروع والتأكد من عدم وجود عوائق أو موانع ويتم ذلك بالتنسيق بين إدارات البلدية المعنية مع تقديم مخططات الخدمات والمرافق العامة لموقع المشروع. ـ يتم إدراج الاعتمادات المالية للمشروع في ميزانية البلدية للسنة المالية. ونتيجة ذلك تكون الإجراءات الداخلية السابقة على الطرح والترسية والتي تخص مشاريع البلدية قد تم استيفاؤها قبل بداية السنة المالية من كل عام في 1/4. المرحلة الثانية: الطرح هذه المرحلة تتعلق بالإجراءات التي تخص البلدية بالاشتراك مع الجهات الخارجية (الرقابية) وتتم تحديدا بعد بداية السنة المالية أي بعد 1/4 والتي من شأنها فوات أكثر من نصف السنة المالية حتى تتمكن البلدية من الحصول على الموافقة على الطرح والترسية (وتشمل كلا من: ادارة المناقصات والعقود بالبلدية ـ لجنة المشتريات بالبلدية ـ الادارة القانونية بالبلدية ـ ديوان المحاسبة ـ لجنة المناقصات المركزية ـ الفتوى والتشريع ـ لجنة البيوت الاستشارية». ادارة المناقصات والعقود ولجنة المشتريات بالبلدية ٭ قيام الادارة المعنية بمخاطبة ادارة المناقصات والعقود بالبلدية لمراجعة الشروط العامة والخاصة المتعلقة بالمناقصة للتأكد من مطابقتها للقوانين والنظم المعمول بها وتوافر الاعتماد المالي اللازم لها. ٭ الحصول على موافقة لجنة المشتريات لطرح المناقصة. ادارة الفتوى والتشريع ٭ تقوم البلدية بارسال مستندات المشروع (وثائق المناقصة) الى الفتوى والتشريع وذلك لمراجعة صيغة العقد من الناحية القانونية والتعاقدية وذلك للعقود التي تزيد قيمتها على خمسة وسبعين ألف دينار عملا بالمادة الخامسة من القانون رقم (12) لسنة 1960 بشأن تنظيم ادارة الفتوى والتشريع. ٭ الادارة القانونية لابداء ملاحظتها على وثائق المناقصة. ٭ الجهة المشرفة على المشروع. وبعد هذه المراجعة تقوم ادارة المناقصات والعقود باعداد وثائق المناقصة على ضوء التصويبات والتعديلات التي تراها ادارة الفتوى والتشريع او الادارة القانونية او الجهة المشرفة على المشروع حتى تكون وثائق المناقصة جاهزة للطرح. لجنة المناقصات المركزية تقوم البلدية بارسال وثائق المناقصة الى لجنة المناقصات المركزية للطرح وبناء عليه تقوم اللجنة المذكورة بموجب الاختصاصات الممنوحة لها باتخاذ الاجراءات التالية: ٭ الاعلان عن المناقصة بالجريدة الرسمية «الكويت اليوم» وتحدد في الاعلان الجهة صاحبة المناقصة، والشركات المدعوة، وتاريخ وساعة الاقفال. ٭ فتح المظاريف والاطلاع على محتوياتها، للتأكد من تقديم المستندات كاملة ووجود الكفالات الابتدائية. ٭ تفريغ العروض كل على حدة بكشف التفريغ. ٭ ارسال كشف التفريغ والعطاءات المقدمة الى البلدية لدراستها وتقديم التوصيات الخاصة بها. المرحلة الثالثة: الترسية احالة العطاءات الى لجنة المشتريات بالبلدية واللجنة الفرعية لاجراء الدراسة والتقييم وتقديم التقرير الفني متضمنا التوصيات. كذلك تتم مخاطبة لجنة المناقصات المركزية بتوصيات لجنة المشتريات لاصدار قرارها بالترسية. وتسلم قرار لجنة المناقصات المركزية بالترسية. كما تقوم البلدية بمخاطبة ديوان المحاسبة اذا بلغت قيمة العقد مائة ألف دينار فأكثر والذي يقوم بموجب الاختصاصات الممنوحة له باتخاذ الاجراءات التالية: ٭ دراسة ومراجعة المستندات الواردة اليه من البلدية، ومناقشة ممثليها فيما يراه من ايضاحات تتطلبها عملية الحصول على الموافقة المسبقة اذا بلغت القيمة النصاب وذلك بموجب محاضر اجتماع بين الطرفين، وللديوان الحق فيما يلي: ٭ الموافقة المطلقة على التعاقد. ٭ الموافقة المشروطة على التعاقد. ٭ عدم الموافقة على التعاقد. ٭ يصدر الديوان موافقته على الاذن بالتعاقد. ٭ يخطر ديوان المحاسبة كلا من البلدية ولجنة المناقصات المركزية بذلك، وبناء على هذه الموافقة تقوم اللجنة باصدار قرار الترسية النهائي. ٭ وتقوم البلدية باعداد العقد، وتطلب من المقاول الفائز كفالة انجاز وتطلب من المناقص الفائز الحضور اليها لتوقيع العقد خلال المدة التي تحددها. ٭ بعد التعاقد تخطر البلدية لجنة المناقصات المركزية بتوقيع العقد حتى تفرج عن الكفالات الاولية للمقاولين الذين لم يفوزوا. بخصوص طرح مشاريع الدراسات والتي تخضع لاختصاص لجنة اختيار البيوت الاستشارية تقوم البلدية بنفس الإجراءات السابقة عدا لجنة المناقصات المركزية. تقوم اللجنة بموجب الاختصاصات الممنوحة لها بالإجراءات التالية: ٭ الموافقة على طرح المشروع وتحديد المكاتب الاستشارية. ٭ الموافقة على معايير التقييم. ٭ الموافقة على نتائج التقييم الفني. ٭ الموافقة على نتائج التقييم المالي والفني. ٭ الموافقة النهائية على تأهيل المكتب الاستشاري الفائز. وقال المنفوحي: بالتأكيد هنا لا ننكر الدور الرقابي الذي تقوم به هذه الجهات الرقابية، حيث ان البلدية مقتنعة تماما بالاختصاص الرقابي لهذه الجهات ودورها في حماية المال العام ترسيخا وتحقيقا لمبدأ الشفافية إلا اننا نحاول فقط أن نجد بعض الحلول التي يمكن من خلالها عدم تأثير الدور الرقابي على المدة الزمنية للمشروع ومحاولة تكامل جميع الأدوار بين الجهة المنفذة والرقابية. الحلول المقترحة    قال المنفوحي: في إطار البحث في هذا الموضوع رأينا استشارة المعنيين بالأمر في وزارة المالية لاستطلاع رأيهم حول الإجراءات المعنية بها لديهم في هذا الأمر وعما إذا كان هناك من الإجراءات والحلول التي يمكن من خلالها للجهات الحكومية تلافي هذا التأخير. وقد تمت الإفادة بأن هناك ثلاثة حلول مقترحة يمكن للجهات الحكومية اللجوء إليها والعمل بها دون الحاجة إلى تشريع أو قرار جديد من مجلس الوزراء لتلافي هذا التأخير وهي: ٭ الاقتراح الأول: إضافة المدة الزمنية التي يستغرقها الانتهاء من الإجراءات المتعلقة بالموافقة على المشروع مع المدة الزمنية المحددة لتنفيذ المشروع وذلك إذا كان مدة تنفيذ المشروع أربعة وعشرين شهرا والمدة الزمنية للإجراءات ستة أشهر فتصبح المدة الاجمالية لتنفيذ المشروع ثلاثين شهرا. ومن سلبيات هذا الاقتراح أنه يؤدي إلى طول المدة الزمنية للمشروع وان كان يحمل في جوهره تبرئة الجهات الحكومية من شبهة التأخير. ٭ الاقتراح الثاني: صرف الدفعة المخصصة حسب ما تم من إجراءات فقط والمتبقي من الاعتماد المالي يتم إدراجه بالسنة التالية ضمن ميزانية المشروع. ومن سلبيات هذا الاقتراح أنه لا يحمل في طياته أي حلول لطول الدورة المستندية، كما انه يظهر البلدية أمام ديوان المحاسبة بالمقصر لعدم صرف المبلغ الإجمالي للمشروع حسب ما هو مدرج بالميزانية. ٭ الاقتراح الثالث: قيام الجهة الحكومية بمخاطبة وزارة المالية للموافقة على طرح المشروع قبل بداية السنة المالية (قبل 1/4) مع ذكر اسم المشروع والمبررات وبموجب ذلك سيتم الموافقة على الطرح بشرط عدم قيام البلدية بتوقيع العقد إلا بعد اعتماد وإدراج تكلفة المشروع ضمن ميزانية البلدية. ونرى أن هذا الاقتراح هو انسب الحلول التي يمكن للبلدية تطبيقها على ارض الواقع في مشاريع خطة التنمية للاعتبارات التالية: هذا الاقتراح موجود وسبق تطبيقه من جهات حكومية أخرى مع وزارة المالية. تستطيع البلدية استئذان وزارة المالية للطرح والبدء بجميع الإجراءات اللازمة للمشروع المتعلقة بموافقة الجهات الرقابية قبل بداية السنة المالية على ألا يتم التعاقد إلا بعد اعتماد الميزانية. تقليل المدة الزمنية للمشروع دون الإخلال بالدورة المستندية. اتفاق هذا الاقتراح وتماشيه مع الدور الرقابي للجهات الرقابية. يمكن قانونا أن تتضمن شروط المناقصة انه لا يترتب على إرساء المناقصة وإبلاغ المناقص الفائز بها أي حق له قبل البلدية في حالة العدول عن الترسية، ولا يعتبر متعاقدا إلا من تاريخ التوقيع على العقد. المناقشات    استعرض المنفوحي عددا من الملاحظات على النحو التالي: ما الإجراءات القانونية التي يجب أن تتبعها البلدية في حالة العدول عن المناقصة بسبب عدم اعتماد المبلغ المالي للمشروع ضمن الميزانية العامة؟ وهل يحتاج الأمر قرارا من مجلس الوزراء أم من لجنة المناقصات المركزية فقط؟ هل يوجد اي تعارض في حالة الطرح والترسية وعدم التعاقد قبل اعتماد ميزانية المشروع مع الفقرة الواردة بالمادة (13) من القانون رقم 30 لسنة 1964 الخاص بإنشاء ديوان المحاسبة والتي قررت أن تشمل الرقابة المسبقة، والتحقق من أن الاعتمادات الواردة بالميزانية تسمح بالارتباط أو التعاقد، وان جميع الإجراءات الواجب استيفاؤها قبل الارتباط أو التعاقد قد روعيت وفقا للأحكام والقواعد المقررة في هذا الشأن؟ تسمية ممثل عن ديوان المحاسبة في البلدية للتنسيق والمشورة وتقديم الدعم حول جميع الجوانب الفنية للمشاريع التي تخضع للرقابة المسبقة للديوان تجنبا للمخالفات وتوفيرا للوقت وذلك أسوة بوزارة المالية التي قامت بتعيين مراقب مالي لها في الجهات الحكومية. ما معيار اختيار المشاريع حتى تكون من ضمن مشاريع خطه التنمية، ومتى يمكن اعتبار المشروع تنمويا، وكيفية قياس العائد أو المردود الاقتصادي؟ وقال المنفوحي: تعد أهمية خطة التنمية متوسطة الأجل 2010/2011 ـ 2013/2014 بأنها أداة لتهيئة البيئة التنموية في الدولة وانطلاق عملية التنمية على المدى البعيد، ومن هذا المنطلق قام المجلس الأعلى للتخطيط والتنمية بإعداد رؤية الدولة والأهداف والإستراتيجية العامة للتنمية، حيث تم وضع مقترح عام للخطة من خلال تحديد مجموعة من الغايات والأهداف المرحلية يمكن تحقيقها من خلال الخطة السنوية الأولى للتنمية 2010/2011 والتي تم اشتقاقها من أهداف الخطة الانمائية متوسطة الأجل 2010/2011 ـ 2013/2014 وتم اشتقاق أهداف الخطة الانمائية متوسطة الأجل من الأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل 2035.ومن هنا فقياس مدى تحقيق الأهداف الإستراتيجية وأهداف الخطة متوسطة الأجل يبدأ من قياس مدى تحقيق خطة التنمية الأولى 2010/2011 لأهدافها. وفي ضوء ذلك فالسؤال الذي يطرح نفسه: هل هناك لجنة استشارية فنية مهمتها مراجعة وتقييم المشاريع المقترح إدراجها ضمن الخطة للوقوف على مدى تحقيقها لأهداف الخطة وقياس مردودها الاقتصادي حتى يمكن اعتبار تلك المشاريع تنموية. وأوضح المنفوحي ان التوصيات التي انتهت بها الورشة المنعقدة: السماح للجهات الحكومية التي لديها مشاريع مدرجة بخطة التنمية بالبدء في إجراءات طرح مشاريعها قبل بداية العام المالي على ألا يتم الا بعد اعتماد الميزانية وبالتنسيق مع وزارة المالية إلى جانب أهمية توحيد جميع الشروط الخاصة ونماذج ومتطلبات المشاريع والتزام الجهات الحكومية بها عند مخاطبة الجهات الرقابية بالإضافة إلى التأكيد على أهمية الإدارات المعنية داخل البلدية بإعداد المتطلبات الفنية لمشاريعها قبل الطرح بوقت كاف وبمجرد الطلب من وزارة المالية إدراج اعتماد مالي للمشروع بالميزانية العامة للدولة. وأضاف: من التوصيات أيضا أهمية حضور ممثل عن الجهة الحكومية التي لديها مشاريع مدرجة بخطة التنمية جلسات مجلس الأمة عند مناقشة قانون الميزانية العامة للدولة لشرح مبررات وأهداف تلك المشاريع تجنبا لعدم موافقة المجلس على أي من المشاريع بالإضافة إلى عقد اجتماع بين كل من مسؤول البلدية وديوان المحاسبة لمناقشة تسمية ممثل للديوان بالبلدية من عدمه وأهمية عقد دورات تدريبية للعاملين بخطة التنمية بالتعاون مع الجهات الرقابية (الفتوى والتشريع ـ ديوان المحاسبة ـ لجنة المناقصات المركزية ـ لجنة البيوت الاستشارية)، لافتا إلى أنه سيتم متابعتها مع مختلف الجهات المعنية وجميع الأمور التي تطرأ عليها.