ديوان الخدمة: «النظم المتكاملة» يهدف إلى تسهيل الإجراءات الوظيفية المالية والإدارية واختصار الوقت

البرنامج سيتم ربطه قريباً مع الهيئة العامة للرعاية السكنية والهيئة العامة للتأمينات ووزارتي الصحة والمالية هناك الكثير من الأمور المطورة سيستفيد منها الموظف مثل التقدم بطلب الإجازة عن طريق النتمحمود الموسوي - عادل الشنان ترأست وكيلة وزارة التربية مريم الوتيد والوكيل المساعد لنظم المعلومات في ديوان الخدمة المدنية أحمد العبدالجليل اجتماعا موسعا صباح امس الاول لمناقشة استخدام برنامج النظم المتكاملة في وزارة التربية. حضر اللقاء الوكلاء المساعدون ومديرو عموم المناطق التعليمية ومديرو الإدارات المركزية في الوزارة، ومن ديوان الخدمة المدنية مدير إدارة دعم المستفيدين ناصر الدوسري ومدير فريق دعم التطبيقات ماجد السعيد ومراقب إدارة المستفيدين عبد الهادي العبد الهادي ورئيس قسم الدعم الفني سلطان العبدالله ورئيس القسم الفني أحمد الصراف. وأوضح الوكيل المساعد لنظم المعلومات في ديوان الخدمة المدنية أحمد العبدالجليل أن الاجتماع يهدف الى التعريف بأهم مكونات برنامج النظم المتكاملة الذي بدأ العمل في ترتيب النسخة الجديدة المتكاملة منه منذ حوالي خمسة أشهر ضمن الخدمات التي يقدمها الديوان لنحو 38 جهة حكومية في الكويت، لافتا إلى أن تطبيق البرنامج في وزارة التربية له خصوصية تميزه عن باقي الوزارات من حيث عدد المنتسبين للوزارة الذي يقارب المائة ألف شخص وانقسامهم بين إداريين ومعلمين. وأضاف أن البرنامج يهدف بالدرجة الأولى إلى تسهيل الإجراءات الوظيفية المالية والإدارية وغيرها وتبسيطها واختصار الوقت والاستغناء عن الورق ما أمكن وتحقيق المرونة المطلوبة في الإجراءات الرسمية، مبينا أن الاجتماع خصص للاستماع الى قياديي وزارة التربية وعرض مقترحاتهم والمشاكل أو العقبات التي تعترض استخدامهم للبرنامج، وكمثال على سرعة الخدمة التي يوفرها النظام المتكامل تقديم الإجازة عن طريق الانترنت أو الهاتف الذكي. وعلى صعيد متصل، حث العبدالجليل على ضرورة التأكد من إدخال البيانات الصحيحة لبرنامج النظم المتكاملة حتى تكون النتائج صحيحة بمجملها. مشددا على أن البيانات المدخلة تتمتع بالسرية التامة باستخدام كلمة المرور التي يتم اعتمادها من الجهات المسؤولة في الوزارة وعلى رأسها وكيل وزارة التربية الذي يفوض الصلاحيات للقطاعات والوحدات المختلفة في الوزارة. ولفت إلى أن مسؤولية المتعاملين بالنظام المتكامل في وزارة التربية تقسم بين الجهات المعنية بإدخال البيانات في كل إدارة وإدخال التقارير الذاتية ومتابعة أمور بطء الشبكات أو الأجهزة المستخدمة بالإضافة إلى متابعة استبدال الأجهزة القديمة بالجديدة. وأوضح العبدالجليل أن برنامج النظم المتكاملة في ديوان الخدمة المدنية سيتم ربطه قريبا مع وزارة المالية والهيئة العامة للرعاية السكنية والهيئة العامة للتأمينات ووزارة الصحة لتحقيق التكامل الأمثل لحاجات الموظف الحكومي. ومن خلال الشرح المرئي لآلية العمل في برنامج النظم المتكاملة أوضح الديوان أن برنامج النظم المتكاملة يرافق مسيرة الموظف في القطاع الحكومي منذ بداية اتصاله بالديوان للترشيح للوظيفة الحكومية إلى نهاية خدمته وإغلاق ملفه المهني باستخدام الأسلوب الآلي ومن خلال النظام المركزي للمعلومات الإدارية وذلك باتباع قوانين الخدمة المدنية المميكنة دون أي تدخل بشري. وتناول الشرح أيضا عرضا لعدد كبير من النماذج التي يحتاجها الموظف في كل ما يخصه خلال فترة عمله من تقويم الكفاءة والتقارير السرية والترقيات والعلاوات والإجازات والنقل والندب وحساب الرواتب والمكافآت من خلال نظام حساب الرواتب وغيرها. وفيما يتعلق بتغيير نظام هيكلة الوزارة شدد العبدالجليل على أن هذا الأمر لا يتم إلا بموافقة ديوان الخدمة المدنية. واستعرض الحضور من قياديي وزارة التربية أهم المشاكل التي واجهتهم عند استخدام برنامج النظم المتكاملة في قطاعاتهم إلى جانب القصور في بعض تطبيقات البرنامج، وناقشوا أيضا ضرورة تحديد الجهة المخولة لرصد المعلومات السرية وكيفية التعامل مع أنواع الإجازات أو الانقطاع عن العمل وحضور الدورات الداخلية والخارجية واختلاف الرموز المعتمدة في البرنامج وغيرها من الأمور الحيوية والمهمة. وفي ختام الاجتماع وعد العبدالجليل بعقد لقاءات دورية مع الجهات المعنية في الوزارة لتدارك اللبس في بعض الأمور وإجراء التعديلات والتغييرات التي تطلبها وزارة التربية عن طريق الجهات المخولة بهذا الإجراء في ديوان الخدمة المدنية. بدوره، اكد مراقب ادارة دعم المستفيدين في ادارة المشاريع بديوان الخدمة المدنية عبد الهادي العبد الهادي أن الاجتماع مع وزارة التربية كان حول برنامج النظم المتكاملة الذي يعتبر كنزا يحتوي على تعاميم الخدمة المدنية وقراراتها وكانت الدعوة لنا فرصة لتوضيح كيفية الاستفادة من هذا النظام بصورة مثلى. وكشف العبدالهادي عن نسخة محدثة للنظم المتكاملة ستصدر خلال الفترة المقبلة بحيث يتم تنقيح اي نسخ جديدة لا يمكن إضافتها على النظام القديم بهدف الابتعاد عن المراسلات الورقية والاعتماد على النظام الآلي في المراسلات بين ادارات الدولة. وأوضح ان هناك الكثير من الأمور المطورة التي سيستفيد منها الموظف منها التقدم بطلب الاجازة عن طريق النت او الهاتف الذكي، مبينا ان بطء الشبكة في الوزارة أمر من اختصاص الفنيين فيها وسوف يعالجونه وفق الامكانات المتاحة. وبين ان الهياكل التنظيمية لها بروتوكول خاص لا يمكن التصرف فيها الا بعد موافقة مجلس الخدمة المدنية لإقرارها في نظم الديوان ومن ثم إرجاعها الى الوزارة، موضحا ان تعديل الهياكل لا يتم بعصا سحرية وانما عن طريق جملة من الاجراءات الواجب اتباعها. وقال العبدالهادي ان تعديلات مسميات بعض المناصب أمر بسيط يمكن تصحيحه بسهولة وبقاء هذه المسميات كان نتيجة اصدار الوزارة العديد من القرارات دون إخطار الديوان بها، مؤكدا ان الامر يحتاج الى إعادة ترتيب وتنظيم، مبينا ان الرؤية غير واضحة لدى مسؤولي الوزارة حول عمل النظم المتكاملة، موضحا انه لمس رغبة جادة منهم في التطوير وتحقيق الاستفادة القصوى من هذا النظام.