طارق المرزوق لـ«الأنباء»: مشروع الأرشفة الإلكتروني في «التعليم العالي» يحفظ 9 ملايين وثيقة ويسرّع وتيرة العمل

المرحلة الثانية من المشروع تركز على ربط المكاتب الثقافيةآلاء خليفة قامت إدارة نظم المعلومات بالعمل على مشروع الأرشفة الإلكترونية، في إطار خطط وزارة التعليم العالي لمواكبة التطور التكنولوجي وتسريع وتيرة العمل ورفع نسبة دقته. وقال مدير إدارة نظم المعلومات بوزارة التعليم العالي طارق المرزوق في حديث خاص لـ«الأنباء» إن ميكنة أرشيف وزارة التعليم العالي وتخزينه على أجهزة الحاسب الآلي يتم عبر نظام آلي متكامل لحفظ واسترجاع الوثائق ومتابعة المراسلات الخارجية الواردة والصادرة من وإلى الوزارة والتخلص من الملفات والمستندات التاريخية بعد حفظها إلكترونيا. وأفاد المرزوق بأن الوضع السابق كانت له سلبيات عدة، منها البطء في إنجاز المعاملات وضياع المستندات أو تلفها بالتقادم وتراكم 9 ملايين وثيقة وتكدسها وضياع الوقت والجهد في البحث واسترجاع الوثائق بالإضافة إلى عدم إمكانية العمل على نفس الملف في حالة استخدامه من قبل أحد الموظفين وصعوبة تحديث الملفات. ولفت المرزوق إلى أن من أبرز الأهداف الإستراتيجية لمشروع الأرشفة الإلكترونية ميكنة أرشيف المستندات وتخزينها على الحاسب الآلي وتبادل المستندات إلكترونيا بين الإدارات والتخلص من الملفات والمستندات التاريخية بعد حفظها إلكترونيا وإدخال الكم المتراكم المقدر بـ 9 مليون وثيقة للأرشيف الإلكتروني وتقليل استخدام الأوراق داخل الوزارة بالإضافة الى عمل نسخ احتياطية من الملفات وتسهيل مهمات الموظفين وتحسين أدائهم ورفع إنتاجيتهم وتوفير آليات عمل متقدمة تساعد على تسريع خطوات سير العمليات والوصول لأي وثيقة عند الحاجة إليها. وتابع: ان من الأهداف كذلك مشاركة الملفات والمهمات بشكل آمن وبسيط والاحتفاظ بالنسخ الأصلية للملفات والوثائق المهمة وتوفير صور لتداولها وكشف المرزوق عن أن المرحلة الثانية من المشروع التي تركز على ربط المكاتب الثقافية بنظام الأرشيف الإلكتروني وتنزيل وضبط وتحليل متطلبات كل مكتب على حدة وتطبيقها على برنامج إدارة المحتوى الإلكتروني وإنشاء بروفايل لكل مكتب بحسب متطلبات كل إدارة على حدة. وأضاف أنه سيتم تعريف أنواع الوثائق وتحديد حقول الفهرسة لكل نوع وإدخال الكم المتراكم لكل مكتب بحسب الدراسة المنجزة من قبل الوزارة وإدخال الأوراق اليومية وتوفير جميع الأجهزة والمعدات أجهزة النسخ والربط الشبكي والخوادم لكل مكتب وأيضا توفير رخص إضافية لمستخدمي المكاتب الثقافية وتوفير عمالة متخصصة وأجهزة إدخال الكم المتراكم والأوراق اليومية فضلا عن توفير اخصائي دعم واستشاري إدارة المحتوى الإلكتروني وجميع الخدمات الفنية المتخصصة والصيانة.