العدواني لـ «الأنباء»: «الشؤون» عالجت 90% من مخالفات ديوان المحاسبة

مشروع «الداتا سنتر» لـ «الشؤون» في مجمع الوزارات والصديق الانتهاء من تحديث بيانات 11400 موظف وموظفة اعتماد معايير وقوانين الخدمة المدنية في الترقيات والمكافآت اجتماع أسبوعي مع وكيل الوزارة واجتماعات دورية مع الوزيرة لمتابعة المشاريع تحويل «الشؤون» إلى وزارة بنظام المؤسسات الفصل الإداري والمالي للقوى العاملة وإجراءات نقل الإدارات الخاصة في المعاقين لـ «المعاقين» جميع الإدارات في كل القطاعات وضعت لوائح عمل داخلية العمل ضمن برنامج المتابعة في المناقصات والممارسات مؤقت للانتهاء من برنامج الميكنة الوزارة تدير 21 صالة وتم اعتماد ومباشرة العمل ببرنامج الحجز الآلي لها من الجمهور تنفيذ مشروع برنامج ازدواجية المساهمين للجمعيات التعاونيةأجرت الحوار: بشرى شعبان كشفت الوكيل المساعد للشؤون المالية والإدارية في وزارة الشؤون شيخة العدواني ان قطاع «المالية والادارية» هو عصب الوزارة، فهو المسؤول عن حقوق الموظفين ومستحقاتهم وكل ما يتعلق بهم من عقوبات وامتيازات مالية وغيرها، موضحة ان القطاعات والادارات الأخرى لا تسطيع تنفيذ اي نشاط الا عبر صرف اموال من القطاع، سواء كانت مناقصات او ممارسات او اتفاقيات، كما ان هذا القطاع أساسي في الوزارة فإذا صلح صلحت الوزارة الى حد كبير، وبضبطه نقضي على كثير من المشاكل وعليه تقع المسؤولية الأساسية في الوزارة لضبط ايقاع العمل. وقالت العدواني في لقاء مع «الأنباء»: منذ ان توليت مسؤولية القطاع كانت توجيهات وزيرة الشؤون هند الصبيح ووكيل الوزارة د.مطر المطيري بالعمل على معالجة جميع ملاحظات ديوان المحاسبة وديوان الخدمة المدنية، وان يتم الإنجاز من دون مخالفات.ومنذ اليوم الأول لتسلمي المسؤولية توجهنا للعمل من دون مخالفات، وان كان ذلك نظريا يبدو سهلا لكن عند الممارسة صعب لأن الانجاز من دون مخالفات سيستغرق وقتا، ونحن نريد الإنجاز بسرعة وفي الوقت المحدد، والدورة المستندية طويلة، لاسيما للمناقصات والممارسات وهي التي يسجل ديوان المحاسبة مخالفاته واعترف بانني محظوظة بان سبقنا وكيل الوزارة في هذا القطاع، وقد أسس لعمل مؤسسي بالعمل دون مخالفات لا في ديوان التوظيف ولا في ديوان المحاسبة، ووضعنا خارطة طريق للإنجاز دون مخالفات، واليوم نعتبر من الوزارات التي لم يسجل عليها ديوان المحاسبة مخالفات جسيمة، واستطعنا القضاء عليها، وان كانت هناك مخالفات اجرائية فهي تقع دون قصد لان لديك خطة للتنفيذ ويتم تقديم اجراء قبل الآخر وهذه مخالفات بسيطة، كما ان توجيهات الوزيرة والوكيل كانت التأكيد على انه حتى المخالفات الإجرائية يجب الا نقع فيها، ونحن نعمل ساعات طويلة خارج ساعات الدوام، وهناك جهد مضاعف لنعمل وننجز، وفيما يلي التفاصيل:ما الذي تم انجازه لمعالجة مخالفات ديوان المحاسبة وديوان الخدمة؟ ٭ اننا في قطاع «المالية والادارية» انجزنا معالجة ما يقارب الـ 90% من المخالفات التي جاءت في تقرير ديوان المحاسبة للعام 2014، حيث جرى تلافيها وتم الغاء الكثير من الفرق واللجان بناء على توجيهات الديوان، وأبقينا فقط على اللجان الأساسية والمعتمدة من وزارة المالية، وفي التوظيف لم تكن ايضا لدينا مخالفات جسيمة في التوظف ولكن بعض المخالفات الاجرائية في بعض التفويضات وتمت دراستها وعملنا على تعديلها. ولضبط العمل المالي ايضا انشأنا مثل «ديوان محاسبة مصغر» في الوزارة اي فريق عمل من القطاع، واي مناقصة او ممارسة هذا الفريق يدرسها وكأنه ديوان المحاسبة، ونعمل تقييما للعمل وننظر في المخالفات بناء على السنوات السابقة ونعمل على تلافي الخطوات التي من الممكن ان نخالف عليها، واحيانا تكون المخالفة جزءا من الاجراء، وهذا الفريق مهمته ان يبحث عن اجراء آخر يتفادى فيه المخالفة وتبدأ خطواته في الظهور خلال السنة المالية المقبلة. الالتزام بالقوانين هل توجد مخالفات في التوظيف؟ ٭ بالنسبة للتوظيف لا توجد لدينا مخالفات جسيمة، وبدأنا نطبق قوانين ديوان الخدمة المدنية بالنسبة للترقيات الأخيرة وسد الشواغر، وتم الالتزام بقوانين ومعايير ديوان الخدمة المدنية، ولم يكن هناك اي تدخل من اي مسؤول، والذين تمت ترقيتهم كانت وفق معايير الديوان، كما بدأنا في تعديل بعض الاجراءات التي كانت خاطئة مثل عمل بعض المختصين في مكان بعيد عن تخصصهم، فعملنا على اعادة توزيع الموظفين على الادارات والقطاعات بناء على التخصص او ايقاف الكادر المحدد لهم بناء على التخصص ووفق تنازل رسمي عن الكادر والدرجة وكل ما يترتب عن التخصص. وايضا تم اعتماد معايير الخدمة المدنية في المكافآت والأعمال الممتازة، وتم تشكيل لجنة خاصة للنظر في التظلمات من القطاع القانوني في الوزارة والادراي واي موظف لديه تظلم يتقدم للجنة وفق نموذج معتمد تدرس اللجنة التظلمات وترفع رأيها مع التظلم الى لجنة شؤون الموظفين، وتدرس وهناك عدد كبير من التظلمات تم النظر فيها. البصمة اين اصبح نظام البصمة؟ ٭ بالنسبة للشؤون الادارية كان مشروع البصمة أساسا للعمل واولوية لان الوزارة تعتبر قد تأخرت فيها قياسا ببعض الوزارات والجهات الحكومية، والوزيرة مهتمة بموضوع البصمة وقد انتهينا من مشروع البصمة وتم تفعيلها في جميع قطاعات وادارات الوزارة دون استثناء، والجميع سيتم تعريفه بالبصمة بمن فيهم الوكلاء المساعدون وحتى من تم اعفاؤهم سيتم تعريفهم في البصمة. الربط مع الديوان هل تم الربط مع ديوان الخدمة المدنية؟ ٭ بالنسبة للربط مع ديوان الخدمة جهزت الوزارة البرنامج، وهي جاهزة للربط مع الديوان وسيبدأ عمل الربط في بداية نوفمبر المقبل، ونحن بانتظار جاهزية الديوان للعمل في البرنامج. تحديث الملفات هل أنجزتم تحديث بيانات الموظفين؟ ٭ انجزنا مشروع تحديث جميع ملفات الموظفين الـ 11.400 موظف وموظفة، وذلك بعد الانتهاء من فصل العمل وكلها معلومات صحيحة لأن الديوان يطلب قاعدة بيانات صحيحة، يعتمد عليها في الربط الآلي ونحن جاهزون في جميع المعلومات المقدمة. وماذا عن كيفية التعامل مع موظفي الدوامات لاسيما في الرعاية الاجتماعية؟ ٭ لا يوجد نظام عادل 100%، ونحن سألنا الديوان عن نظام المداومة، وكانت الإجابة ان يعملوا بنظام البصمة، وحاليا لدينا اعفاء فئتين وهما: من قضى 25 سنة عمل والموظفون من ذوي الإعاقة بموجب كتاب من هيئة المعاقين في الإعفاء من البصمة. وفي الأنظمة المتكاملة وبعد الربط مع الديوان ستظهر كل الفئات المعفاة من البصمة، لكن نظام البصمة سيضبط العمل بحدود الـ 90%. إعادة توزيع الموظفين هناك تكدس للموظفين في بعض الادارات ونقص في أخرى، فهل تمت معالجة ذلك؟ ٭ مراكز تنمية المجتمع ووحدات الرعاية الأسرية فيها العدد الأكبر من الموظفين، ونحن نحاول ان نعمل توازنا بين جميع الادارات والقطاعات وبما يناسب عملها، لاسيما انه في بعض الادارات هناك عزوف عن العمل فيها، وحاليا نعمل على مسألة البدلات لتكون للمستحقين فقط ونعمل على حصر مستحقي البدلات للفعليين. وزارة مؤسسية ما الخطوات التي تم اتخاذها لتحويل الوزارة الى عمل مؤسسي؟ ٭ نسعى الى ان تكون لدينا وزارة مؤسسات ولدينا الكثير من القوانين تعمل الوزارة على انجازها، وقد صدرت قوانين وهناك قوانين قيد الانجاز منها ما هو موجود في ادارة الفتوى والتشريع ومنها ماهو موجود في مجلس الوزراء وكذلك مجلس الامة، والهدف من هذه القوانين مأسسة الوزارة أي ان تكون الوزارة مؤسسة قائمة بذاتها وتعمل وفق نظام مؤسساتي، كان من كان على رأس عملها، وهذا التوجه لدى الوزيرة والوكيل الذي منذ تسلمه منصبه وهو يعمل عبر اساس مؤسساتي ولديه قاعدة عمل مؤسساتية، ونعمل على إقرار الكثير من القوانين وتم انجاز قانون الحضانة العائلية وقانون الحضانات الخاصة، وقانون الطفل تم اقراره، والعمل جار على اللوائح التنفيذية. واللائحة التنفيذية بالنسبة لقانون الطفل موجودة في الفتوى والتشريع ولائحة الحضانة العائلية جار العمل فيها في الشؤون القانونية بالتعاون مع ادارة الحضانة العائلية في قطاع الرعاية، وهناك 3 مشاريع قيد الإنجاز، وقانون الأحداث في مجلس الامة، أما بالنسبة للمسنين والجمعيات الخيرية والعمل التطوعي فإجراءاتها في إدارة الفتوى التشريع. هل انتهى العمل في إجراءات نقل تبعية ادارات المعاقين؟ ٭ العمل جار على نقل تبعية ادارة المعاقين والتأهيل المهني الى هيئة الإعاقة، والعمل جار كذلك على انهاء اجراءات النقل عبر لجان متخصصة لفصلها عن وزارة الشؤون ماليا وإداريا، وانتهينا من فصل هيئة القوى العاملة إداريا وماليا، وهو انجاز للقطاع المالي والاداري وأشكر الموظفين على جهودهم وعملهم المتواصل وانجازهم عملية الفصل في وقت قياسي. التوصيف الوظيفي قبل فترة أطلقت بدء مشروع التوصيف الوظيفي، فأين أصبح؟ ٭ تم الانتهاء من المرحلة الأولى للتوصيف الوظيفي وفقا للهيكل التنظيمي للوزارة والخاص بالوظائف الإشرافية (مدير ومراقب ورئيس)، وخلال الفترة المقبلة سننتهي من التوصيف الخاص بالوظائف الفنية، والعمل على إعادة النظر في الهيكل التنظيمي للوزارة كنوع من الدمج لبعض الإدارات وفصل آخر لاسيما بعد نقل العمل وإدارات المعاقين، وذلك لمصلحة العمل وتطويره. ميكنة الخدمات أين اصبح مشروع ميكنة خدمات الوزارة؟ ٭ مشروع ميكنة الوزارة مشروع حيوي ومهم، اذ نعمل مع ادارة الحاسب الآلي في قطاع التخطيط وبمتابعة شخصية من الوزيرة، وميكنة خدمات الوزارة هدف لأنه يحل 90% من مشاكل الوزارة من خلال الربط مع الجهات الحكومية، ويشمل (البوابة الإلكترونية، والتشفير، والمنظومة الأمنية، وميكنة الجمعيات التعاونية، ونظام ادارة الأحداث، وميكنة خدمات الرعاية الأسرية، ومكتبة الطفل الالكترونية، والملف الطبي الالكتروني، ومشروع الداتا سنتر للوزارة في موقع مجمع الوزارات، ومشروع الدتا سنتر في منطقة الصديق، بالإضافة الى مشروع disaster revoery). وهناك ايضا شروع لميكنة المناقصات والممارسات، اي ميكنة خدمات ادارة التوريدات والمخازن في قطاع الشؤون المالية والادارية وبدء العمل فيه وشارف على الانتهاء، وايضا ميكنة قطاع التعاون والتنمية الاجتماعية جار العمل فيهما. وفي قطاع (المالية والادارية) نعمل حاليا لاسيما في ادارة التوريدات والمخازن في نظام المتابعة الالكتروني، ونعمل به مؤقتا لحين الانتهاء من مشروع الميكنة المتكامل. مشاريع مستقبلية ما المشاريع المستقبلية التي تعمل الوزارة على انجازها؟ ٭ هناك مشروع تعديل خدمات الوزارة، ومشروع تعديل قانون المساعدات الاجتماعية بانشاء مرصد اجتماعي لرصد الظواهر الاجتماعية وقاعدة بيانات عن الظواهر الاجتماعية، بالإضافة الى اجراء دراسة مكتبية لقياس مستوى الخدمات ورضى الجمهور. كما لدى الوزارة مشاريع تتم متابعتها مع جهات حكومية منها 14 مشروعا لدى المؤسسة العامة للرعاية السكنية و6 مشاريع مع وزارة الأشغال وانشاء 3 صالات افراح خاصة مع متبرعين، وتنفيذ سحب 3 صالات افراح بعد صدور قرار سحبها وادارتها من قبل الوزارة، وأصبحت الوزارة تدير 21 صالة وتم اعتماد ومباشرة العمل في برنامج الحجز الالي لهذه الصالات من قبل الجمهور. وهناك 5 مشاريع لدى بلدية الكويت و8 منشآت تم تسلمها وتسليمها للجهات المستفيدة منها في الوزارة والعمل جار لربط الجمعيات الخيرية مع الوزارة آليا وعمل برنامج آلي للعمل الخيري للهواتف الذكية يوضح جميع الامور المتعلقة بنشاط العمل الخيري ويشمل روابط تواصل مع القائمين عليه الى جانب دراسة ايجاد بدائل للعمل الخيري عن المقرات اللجان الذي اقفلت في المناطق ومنها اجهزة الجمع الالي التي سيتم وضعها في التعاونيات والأسواق والمولات، الى جانب تنفيذ مشروع برنامج ازدواجية المساهمين للجمعيات التعاونية وتصوير وفهرسة وتثبيت ملفات الصادر والوارد للسجل العام وتزويد ادارة الإحصاء بالبيانات المتصلة بالمؤشرات التنموية المستهدفة لخطة 20142015، بالاضافة الى العديد من من البيانات الاحصائية المطلوبة في اطار البحث السنوي للمنشآت الاقتصادية. إجراءات إدارية تنظيمية ما اهم الاجراءات التنظيمية التي تم اعتماها العام؟ ٭ تم اصدار العديد من التعاميم والقرارات الوزرية ومنها اصدار تعميم من اتحاد الجمعيات التعاونية الاستهلاكية بشأن آلية شراء الخضار والفواكه يمنع الاحتكار الذي يتم على حساب اموال المساهمين، حيث يتم الشراء من اتحاد المزارعين وشركة وافر. تدريب المراقبين هل مازالت الوزارة مستمرة في تدريب المراقبين في التعاونيات؟ ٭ قامت الوزارة بإعداد دورات تدريبية للمراقبين الماليين والاداريين المعينين في الجمعيات التعاونية، ومازالت الدورات فعالة وتم اصدار كتيب خاص بمهام واختصاصات المراقب المالي والاداري، وهناك قرار صدر بشأن تخصيص اماكن في الجمعيات التعاونية للمشروعات الصغيرة، وتم تسجيل ما يقارب الـ180 مشروعا للاستفادة من القرار، كما قامت الوزارة بمتابعة 2489 من القضايا المرفوعة ضد الوزارة وبلغت نسبة القضايا 82.9%. خفض المصروفات يقال ان وزارة الشؤون من اولى الجهات التي خفضت المصروفات صحيح؟ ٭ وزارة الشؤون كانت من اوائل الوزارات التي اعتمدت ترشيد المصاريف، وتم تخفيض اعداد اللجان والفرق العاملة في الوزارة وحصرها فيما هو ضروري فقط، الى جانب تخفيض فاتورة مناقصة السيارات وتخفيض اعداد السيارات. اجتماعات دورية هل الاجتماعات الأسبوعية مع الوكيل قائمة؟ ٭ لدينا ميزة في وزارة الشؤون وهي الاجتماع الأسبوعي مع وكيل الوزارة والاجتماع الدوري مع الوزيرة، لمتابعة العمل والمشاريع التنموية وخطة عمل الوزارة، ومطلوب من كل وكيل تقديم تقرير عن الانجاز والعمل بشكل اسبوعي للوكيل، وبشكل دوري للوزيرة عن العمل. كما ان هناك خطوة اخرى لمتابعة العمل هو اجتماع مجلس الوكلاء مع مديري ومراقبي ورؤساء الأقسام في قطاع من القطاعات والاستماع لخطة عمل المديرين ومتابعة العمل وتصوراتهم، وكانت المحطة الاولى في قطاع المالية والادارية، حيث اجتمع الوكلاء مع المديرين واستمعوا اليهم ليكون للوكلاء رأي في التقييم. هل انتهت الادارات من وضع اللوائح الداخلية؟ ٭ كما ان جميع الادارات وفي جميع القطاعات في الوزارة انهت وضع اللوائح الداخلية لعملها في اطار العمل الاداري، كما ان وزارة الشؤون لاول مرة تنظم مشروعا خاصا للأضاحي في عيد الأضحى.