طارق المرزوق لـ «الأنباء»: تحويل جميع معاملات «التعليم العالي» إلكترونياً

تبسيط إجراءات العمل وتسهيل أمور المراجعين وتطوير الخدمات المقدمة للجمهور يمكن تقديم طلب البعثة إلكترونياً من أي مكان دون الحضور لمبنى الوزارة بناء قاعدة بيانات مركزية بالتعاون مع المكاتب الثقافية التنافس في الحصول على البعثات يكون على أساس المعدل الأعلى الفرز الإلكتروني يضمن الحيادية والمساواة ومعاملة جميع الطلبات بمسطرة واحدة نشر جميع المعلومات التي يحتاجها الطالب عن طريق الموقع الإلكتروني للوزارةأجرت الحوار: آلاء خليفة كشف مدير إدارة نظم المعلومات بوزارة التعليم العالي طارق المرزوق عن أهم المشاريع التي قامت بها الادارة أخيرا، وعلى رأسها الخدمات الالكترونية الخاصة بمعادلة الشهادة والمكافأة الاجتماعية والمنح الدراسية والتقديم على البعثة. وتحدث المرزوق في حوار خاص لـ «الأنباء» عن أهم المهام المناطة بإدارة مركز نظم المعلومات ومن أهمها تبسيط إجراءات العمل وتسهيل أمور المراجعين. كما لفت المرزوق الى أهم إيجابيات مشروع معادلة الشهادات الكترونيا والذي قضى على سلبيات النظام السابق، لاسيما إهدار الوقت وضياع الملفات، كما كشف المرزوق عن أهم المشاريع التي تعمل عليها الادارة حاليا ومنها مشروع التوقيع الالكتروني والأرشفة الالكترونية، وأيضا مشروع الخدمات الالكترونية، مشيرا الى أن الفرز الالكتروني ساهم في تحقيق النزاهة والحيادية وتكافؤ الفرص. وإليكم تفاصيل الحوار: في البداية نود تسليط الضوء على أهم المهام التي تقوم بها ادارة مركز نظم المعلومات بوزارة التعليم العالي. ٭ إدارة مــــــركز نظم المعلومات تخـــــتص بجميع ما يتعلق بنظم المعلومات والتكنولوجيا، فالإدارة مركزية مناط بها تبسيط إجراءات العــمل وتسهيل أمور المراجعين وتطوير الخدمات المقدمة لجمهور المستفيدين بالاضافة الى إعداد مــــــــيزانية تكنولوجيا المعلومات لوزارة التعليم العالي والمؤسسات التابعة لها ومنها المكاتب الثقافية البالغ عددها 13 مكـــــتبا ثقافيا، فضلا عن الاعتماد الاكاديمي والجامعات الخاصة، ونقوم بمناقشة ميزانية أي مشـــروع مع الجهاز المــــــركزي لتكنولوجيا المعلومات، ومن ثم نقوم بإرسالها الى الادارة المالية والجـــــهاز المركزي الذي يقــــــوم بمخاطبة وزارة المالية من أجل اعتماد مشروع الميزانية، وعلى ضوء ذلك يتم التنفيذ ومـــــن ضمن الأمور المتعلقة بمركز نظم المعلومات تبسيط الإجراء وإدخال كل ما هو جديد في عالم التكنولوجيا ونحاول جاهدين اختصار الكثير من الروتين والبيروقراطية. قمتم بتفعيل نظام الكتروني جديد لمكافأة طلبة النفقات الخاصة، نود الحديث عن هذا النظام وهل كان تطبيقه جيدا على أرض الواقع ومرضيا للطموح؟ ٭ في بداية الأمر واجهتنا عقبات تتمثل في عدم وجود الطالب فعليا داخل الكويت، وبالتالي فإن المكتب الثقافي هو المشرف أكاديميا على الطالب، وعملنا خلال السنوات الماضية لبناء قاعدة بيانات مركزية بالتعاون مع المكاتب الثقافية، وقمنا بتحويل المعاملات الى خدمة الكترونية تنفيذا لقرار مجلس الوزراء الذي ينص على تحويل كل الخدمات لتصبح الكترونية من أجل تبسيط الاجراءات، وحصرنا عدد المعاملات والتي كانت تقريبا 48 معاملة على مستوى الوزارة والمؤسسات التابعة لها، وانتهينا تقريبا من أهم 4 معاملات كانت تسبب ضغطا على المراجعين والموظفين في ذات الوقت والمتمثلة في التقديم على البعثة والمكافأة الاجتماعية وتقديم المنح الثقافية ومنح الوزير اضافة الى معادلة الشهادة، وتم طرح خدمة التقدم على المكافأة الاجتماعية الكترونيا في شهر يناير الماضي، والشروط والمستندات المطلوبة متوافرة على موقع الوزارة لمن يريد الاطلاع عليها والمكافأة الاجتماعية حق مكتسب كفلته الدولة للكويتيين وأبناء الكويتيات. سلبيات الماضي وما أهم النتائج الإيجابية لتطبيق معادلة الشهادات إلكترونيا؟ ٭ تم القضاء على سلبيات الماضي ومنها ما يخص عملية التوثيق وحفظ المستندات فكان المراجع يشكو في السابق من مسألة ضياع الملفات والأوراق ولكن حاليا تم القضاء على تلك المشكلة، بالاضافة الى شكوى المراجعين في السابق من طول الدورة المستندية ولكن حاليا يتم الانتهاء من المعاملة في وقت وجيز، حيث يتم ارسال الملف الكترونيا مباشرة الى المكتب الثقافي والذي يقوم بإضافة المعلومة والمستند ويختمها ويعيد إرسالها خلال يومين فقط. هل فرز النتائج يأخذ وقتا طويلا سواء لطلبات الحصول على البعثة أو معادلة الشهادات؟ ٭ في السابق كنا نحتاج لفترة أسبوعين من أجل إعلان النتائج أما حاليا فالنتيجة تعلن خلال 4 ساعات، فبعد فرز النتائج نقوم بإرسالها الى المسؤول في وزارة التعليم العالي سواء كان الوزير أو وكيل الوزارة لاعتمادها. نود ان تكشف لنا عن مشروع التوقيع الإلكتروني الذي تقومون بدراسته حاليا؟ ٭ أثناء عملية فرز النتائج نعمل غالبا خارج أوقات الدوام الرسمي وبالتالي يكون المسؤول غير موجود بالوزارة، والمشروع الذي نتدارسه حاليا هو التوقيع الإلكتروني للمسؤول حتى يقوم بالتوقيع على النتائج. لا تعديلات بعد التدقيق بعد تسجيل الطالب في الموقع هل متاح له إجراء تعديلات على الرغبات التي قام بإرسالها؟ ٭ في حال التقديم على البعثة تكون الرغبة حقا مطلقا للطالب طيلة فترة فتح باب التسجيل ولكن لا يحق له تغيير المعدل ولكن بعد غلق باب التسجيل تعلن النتيجة بناء على رغبات الطالب التي قدمها، أما فيما يخص معادلة الشهادة فالفكرة التي حاولنا وضعها في النظام الجديد ان يتعامل الموظفون مع المراجعين عن طريق التكنولوجيا، ومن الممكن ان يرسل الموظف للمراجع لتصحيح معلومة أو اضافة مستند جديد على الملف الخاص به وأيضا يمكن للمراجع ان يكتب أي معلومة في خانة الملاحظات ويرسلها للموظف ولكن لا يحق للمراجع ان يجري أي تعديلات على ملفه بعد الانتهاء من عملية التدقيق. رضا المراجعين أيضا تم تطبيق التسجيل الالكتروني بالنسبة للالتحاق بالبعثة فحدثنا عن ذلك الأمر وما مدى جدوى تطبيقه؟ ٭ بالفعل هناك حالة من الرضا بالنسبة للمراجعين فيما يخص تقديم طلبات الالتحاق بالبعثة الكترونيا، حيث أصبح بإمكان الراغبين في الحصول على بعثة تقديم الطلب من أي مكان دون الحاجة للحضور الى مبنى الوزارة، وعندما يقوم الشخص بإرسال طلب الحصول على بعثة نقوم بعملية التدقيق على البيانات والمعلومات من خلال ربطنا بمؤسسات الدولة وعلى رأسها مؤسسات التأمينات الاجتماعية والهيئة العامة للمعلومات المدنية. وبعد إعلان النتيجة واخطار الطالب بقبوله في البعثة نبدأ عملية استكمال بعض المستندات التي تتطلبها الجامعة ونقوم بتحويل الملف إلكترونيا الى المكتب الثقافي، وجميع الشروط والمستندات المطلوبة موجودة على الموقع الالكتروني، وبعد حصول الطالب على البعثة تصرف له المخصصات المالية ولا يراجع الوزارة إلا في الحدود الدنيا كتسليم الشهادة الأصلية، وفيما يخص الحصول على البعثة فالتنافس يكون على أساس المعدل الأعلى. ماذا عن المشروع الإلكتروني الآخر الخاص بالتقديم على المنح الثقافية ومنح الوزير؟ ٭ في عام 2012 ولأول مرة في تاريخ الكويت طبقنا التسجيل الالكتروني لـ 4 مؤسسات في الوقت نفسه، منح الوزير لمقاعد جامعة الكويت والتطبيقي وقريبا سيكون هناك ربط مع الجامعات الخاصة فيما يخص البعثات الداخلية. تكافؤ الفرص هل فكرة فرز الطلبات آليا دون أي تدخل بشري تضمن الحيادية والنزاهة؟ ٭ في السابق كانت تصلنا شكاوى من بعض المراجعين لاسيما مع إعلان نتائج البعثات وكان هناك حالة من التشكيك بأن هناك واسطات وتدخلا ومحاباة ولكن في السنوات العشر الأخيرة كنا نتبع نظام الفرز الإلكتروني بما ضمن الحيادية والمساواة ومعاملة جميع الطلبات بمسطرة واحدة وساهم الفرز الإلكتروني في تحقيق مبادئ تكافؤ الفرص والعدالة الاجتماعية. هل هناك تعديل على خطة البعثات للعام الحالي وطرح تخصصات جديدة؟ ٭ إدارة المعادلات تبذل جهدا كبيرا في إدراج جميع التخصصات الجديدة التي يحتاجها البلد في كل المجالات والاخوة في إدارة المعادلات لا يألون جهدا في هذا الاتجاه. من خلال عدة أمور الكترونية يقوم بها الطالب كيف يمكن الاستفسار عن أي معلومة أو في حال واجهته أي عقبة أثناء التسجيل؟ ٭ حاولنا جاهدين أن ننشر كل المعلومات التي يحتاجها الطالب عن طريق الموقع الالكتروني للوزارة، وحاولنا أيضا تبسيط الاجراءات وعملية استخدام الانظمة والخدمات الالكترونية، حيث قمنا بطرح فيديو تعليمي مصور وأيضا حرصنا على تقديم خدمات الدعم الفني للجمهور، في حال واجهته أي عقبات بالاضافة الى أن هناك ايميلا ورقم هاتف خاصا بالدعم الفني. التربية والتعليم العالي ما رأيك في قضية فصل وزارة التربية عن التعليم العالي؟ ٭ لقد ازدادت مؤسسات التعليم العالي في الآونة الاخيرة ومن الافضل أن يكون هناك وزير مستقل للتعليم العالي، لاسيما أن وزارة التربية بحد ذاتها تحتاج الى جهد كبير كما يحتاج التعليم العالي الى جهد كبير أيضا. ما أهم المشاريع المستقبلية الموضوعة على أجندة عملكم؟ ٭ حاليا لدينا مشروعان، أحدهما خاص بالارشفة الالكترونية بالاضافة الى مشروع الخدمات الالكترونية وفي منتصف 2013 سيتم طرح المناقصة، فهو حاليا في لجنة المناقصات، وهذا المشروع معني بتحويل جميع أعمال الوزارة من ورقية الى الكترونية. والمقصود هنا عمل الوزارة بالكامل بما في ذلك الادارات التشريعية الخاصة بمصدر القرارات، فهناك 3 أنواع من الادارات بوزارة التعليم العالي وهي الجهة التشريعية التي تصدر القرارات وعلى رأسها مكتب الوزير ومكتب وكيل الوزارة وإدارة الإسناد وهي الادارة التي تقدم الدعم الفني الى ادارات الجمهور. والخدمات الالكترونية التي طرحتها الوزارة أخيرا هي خدمات الجمهور، ولكن هناك إدارات أخرى بحاجة الى التطوير وتقديم الدعم الفني لها والعمل جار حاليا لتطوير كل إدارات الوزارة وتحويل جميع أعمالها من ورقية الى الكترونية، موضحا أن عدد إدارات الوزارة يبلغ تقريبا 17 ادارة، وانه سيتم طرح ذلك المشروع في المستقبل القريب. أرشفة 9 ملايين وثيقة إلكترونيا خلال 3 سنوات أكد طارق المرزوق انه تم توقيع عقد مشروع الارشفة الالكترونية في يناير 2013 ونــــعمل حالـيا على تحضير الشبكة وكل التجهيزات، حيث سيـــتم أرشــفة 9 ملايين وثيقة ومدة الشروع 3 سنوات وفي الثلاثة أشـهر الاولى سيتم إجراء عملية توثيق لثلاثة ملايين وثيقة. ومشروع الارشفة الالكترونية سيساهم في إحداث نقلة نوعية بالوزارة، لاسيما ان رؤية الوزارة حاليا تركز على تطوير الخدمات التي تقدم الى الجمهور والاستفادة من التكنولوجيا الحديثة، فضلا عن أنه سيحسن من الأداء الوظيفي للوزارة.