«المحاسبة» ينطلق نحو بيئة غير ورقية بعرض الإصدار الثاني في DMS V2

قامت إدارة تقنية المعلومات في ديوان المحاسبة بعرض فيلم تعريفي خاص بشرح نظام إدارة الوثائق الاصدار الثاني DMS V2، تحت شعار «نحو بيئة غير ورقية»، وذلك بحضور عدد من قياديي الديوان وكبار المسؤولين. ويأتي تصميم النظام مواكبا لاستراتيجية ديوان المحاسبة 2006/2010 وتحديدا في الهدف السابع الذي ينص على «الاستمرار في تطوير وتحسين قواعد البيانات المتاحة بالديوان، والعمل على إنشاء قواعد بيانات جديدة في ضوء متطلبات القطاعات الرقابية». قدم العرض الوكيل المساعد للرقابة المسبقة وتقنية المعلومات عصام الخالد، وحضره الوكيل المساعد للرقابة على القطاع النفطي إسماعيل الغانم، الوكيل المساعد للرقابة على الاستثمار سليمان البصيري، بالإضافة إلى عدد كبير من موظفي الديوان من مختلف القطاعات. شرح الفيلم المراحل التي مرت بها إدارة تقنية المعلومات لتحقيق ذلك الهدف من خلال إنشاء عدة برامج وأنظمة يمكن من خلالها تقليل الإجراءات الورقية واستبدالها بإجراءات آلية أبسط وأقل تعقيدا، حيث تم تطوير النظام الحالي الموجود في البوابة الإلكترونية واستحداث الكثير من المميزات التي تفيد جميع الموظفين في ديوان المحاسبة. ويتميز نظام إدارة الوثائق الإصدار الثاني DMS V2 بسهولة الدخول من أي موقع جغرافي سواء من خلال الشبكة المحلية في الديوان الإنترانت أو من خارج الديوان عن طريق الإنترنت موقع الدروازة في حال المدققين الذين يتطلب عملهم التواجد بجهات خارجية مع الاعتبار لسرية المعلومات المخزنة في النظام بحيث يسمح فقط لمن لهم صلاحية الاطلاع على المعلومات والوثائق. ويتميز النظام الجديد بميزة التكامل والربط مع نظام المعلومات والملفات ونظام متابعة الإجازات ونظام التدريب، وذلك من خلال رابط «أجندة الأعمال» بحيث يتيح للموظف والإشرافي اختيار الفترة المناسبة للإجازة الدورية دون وجود تعارض مع أي مهام أخرى خاصة به، وكذلك ميزة إضافة أكثر من بديل في حال الإجازة الدورية بحيث يتيح النظام للمسؤول المباشر في حال الإجازات الدورية تقسيم فترة الإجازة لأكثر من بديل. وقامت إدارة تقنية المعلومات في نهاية العرض بشرح وظيفة التكليفات في الاصدار الجديد بكل أنواعها سواء التكليف العام وهي الصلاحية المطلقة للبديل أو التكليف الخاص وهو الذي يعكس التفويض للبديل في وثائق معينة يتم تحديدها من قبل صاحب التكليف، بالإضافة إلى ميزة المرونة في تعريف المسار لكل وثيقة وهي ميزة خاصة بملاك الوثائق يمكن من خلالها تحديد أكثر من مسار لنفس الوثيقة بدلالة اسم المستفيد أو تبعية المستفيد أو الوحدة التنظيمية. إن هذا النظام ما هو إلا البداية، إذ انه الأساس والطريق إلى تطوير أنظمة أخرى في الديوان في الفترة القادمة، حيث إن هدف الإدارة المستقبلي هو العمل على تطوير بعض الأنظمة الرقابية خاصة أن التدقيق والرقابة هما صلب عمل الديوان، وبذلك أخذ النظام جميع الملاحظات والاقتراحات التي قد تطرأ على ذهن الاشرافي أو الموظف في عين الاعتبار، مثل التنبيهات وتفويض العمل وغيرها. وتفخر إدارة تقنية المعلومات بتقديم نظام إدارة الوثائق DMS V2 الذي يسهم بشكل فعال وجذري في توفير الجهد والوقت وتحقيق هدف ديوان المحاسبة في التوجه نحو خلق بيئة غير ورقية، كما أبدت الإدارة استعدادها التام لاستقبال أي نموذج وتطويره آليا من خلال النظام، وحددت أياما وأوقاتا مجدولة لتقديم العروض التدريبية لموظفي الديوان من مختلف المستويات والقطاعات.