- مركز معلومات متكامل داخل هيئة القوى العاملة وإنجاز البنية التحتية بالكامل
- تقديم الشكوى العمالية آلياً في الأشهر الأولى من العام المقبل
- دفع جميع الرسوم عبر الـ«كي نت»
- إنجاز معاملات القوى العاملة آلياً
- فريق إداري للتنسيق مع الجهات الحكومية للتواصل بشأن الربط الآلي
- الربط الآلي مع «الثروة السمكية» شارف على نهايته.. وقريباً «المهندسين»
بشرى شعبان
بينت مديرة إدارة تقنية المعلومات بالهيئة العامة للقوى العاملة م.رباب.العصيمي ان الإدارة مستحدثة واستطاعت إحداث ثورة تكنولوجية داخل هيئة القوى العاملة في فترة وجيزة وعملت على نقل الهيئة من عصر الدورات المستندية وكثرة الأوراق الى التكنولوجيا وإنجاز المعاملات آليا من اي مكان وزمان.
واستطاعت خلال عدة شهور من شهر يونيو الفائت تاريخ بدء العمل في خدمة اسهل إنجاز 445.330 معاملة عبر الخدمة، واصبح لدى الهيئة قاعدة متكاملة ومركز معلومات خاصة بالهيئة بعد ان كان في السابق ديوان الخدمة يستضيف الأنظمة الآلية الخاصة بالهيئة وبعد بناء البنية التحتية للهيئة نقل نظام الميكنة بالكامل الى الهيئة.
وكشفت عن تزويد إدارة التفتيش بـ 343 جهاز تفتيش آلي ذكي للمفتشين خلال الفترة المقبلة وعن مشروع لربط اجهزة إدارة علاقات العمل وتطوير انظمتها لمساعدة المحقق في إنجاز الشكاوى ويمكن للعامل تقديم الشكوى عبر الموقع، الى جانب تطوير نظام المهارة المهنية بما يخص الاختبارات للمهن الفنية.
وأكدت على إنجاز 80% من مشروع نظام التفتيش وعلاقات العمل المتوقع إطلاقها في الربع الاول من عام 2018، وغيرها من الأمور التي تطرقت لها خلال لقائها مع «الأنباء»..
بداية إدارة تقنية المعلومات من الإدارات المستحدثة، ما هو الدور الموكل اليها؟
٭ إدارة تقنية المعلومات تندرج ضمن الهيكل التنظيمي في قطاع الموارد البشرية والمالية وتتكون من مراقبتين مراقبة الدعم الفني ومراقبة تطوير النظم وتختص إدارة تقنية المعلومات بتوفير خدمات وتطبيقات تكنولوجيا المعلومات التي تحتاجها الهيئة العامة للقوى العاملة وميكنة كافة إجراءات العمل لكافة الإدارات ضمن الأهداف الرئيسية للهيئة ودولة الكويت في تطبيق الحكومة الالكترونية كما تهتم الإدارة بالربط الالكتروني بين جميع الجهات الحكومية للوصول الى الأهداف المرجوة وتقليل الدورة المستندية للمراجعين كما تتعاون إدارة تقنية المعلومات مع إدارات العمل لوضع آليات لتحسين الخدمات المقدمة وتطويرها في اطار القانون والتعاميم الإدارية لتوحيد الإجراءات.
وتقوم إدارة تقنية المعلومات بتلبية متطلبات واحتياجات الإدارات التقنية ونشر الوعي حول الآثار المترتبة على استخدام التقنيات لتسهيل العمل والاستفادة من مميزات عصر التكنولوجيا.
كما تعمل الإدارة على ضمان أمن المعلومات والبيانات الخاصة بالهيئة من خلال حلول تكنولوجية فعالة بالاستفادة من أفضل المعايير.
خدمة أسهل
كيف تطورت الخدمات الآلية بالهيئة؟
٭ أطلقت الهيئة العامة للقوى العاملة خلال شهر يونيو الماضي خدمة «أسهل» الإلكترونية لتسهل إجراءات استقدام واستخدام العمالة لأصحاب الاعمال وتخليص كافة المعاملات الكترونيا على الموقع الالكتروني وذلك باستخدام أحدث ما توصلت اليه التكنولوجيا في هذا المجال مع ربط كامل مع كل من وزارة الداخلية والهيئة العامة للمعلومات المدنية ووزارة التجارة والتأمينات الاجتماعية.
علما ان الخدمة تميزت بالعديد من المميزات التي تمكن المستخدم من التسجيل في الموقع مباشرا بعد تسجيل رقم التلفون للمفوض بالتوقيع والاستعلام عن كافة المعاملات عن طريق الموقع:
٭ إشعارات تنبیه بجاهزية المعاملات وحالة الطلب مع ارسال رسائل sms
٭ اشعارات بالتعاميم والقوانين
٭ الدفع الكتروني لكافة المعاملات Kent payment
٭ أرشيف كامل لمعاملات الشركة وبيانات الموظفين
٭ مركز خدمة هاتفية call center وخدمة chat وmail.
٭ تسجيل المستخدمين الجدد عن طريق الموقع الالكتروني
٭ إعادة تعيين وتغيير كلمة السربالإضافة الى العديد من الخدمات الجاري تطويرها حاليا لتمكن أصحاب العمل من تقديم بلاغات التغيب ومتابعة نتائج الشكاوى وتحويل العمالة عن طريق الخدمة وفتح ملف واضافة مفوض بالتوقيع، كما يجري تطوير موقع ليخدم العمالة للاطلاع على بيانات عقد العمل واذن العمل وسيتم الإعلان عن الموقع قريبا وآلية التسجيل للراغبين في الاستفادة من الخدمة.
مركز آلي
هل نستطيع القول ان الهيئة أصبحت تمتلك مركز معلومات آليا متكاملا؟
٭ في السابق كان ديوان الخدمة المدنية مشكورا يستضيف الأنظمة الآلية الخاصة بالهيئة ويقدم الدعم الكامل لنظام الميكنة وبتعاون يشكر عليه القائمون على المشروع آنذاك وعندما اعتمد الهيكل التنظيمي لإدارة تقنية المعلومات 2016 تم وضع خطة متكاملة من قبل فريق العمل بالهيئة بتوجيه من وزيرة الشؤون والعمل هند الصبيح ومدير العام للهيئة العامة للقوى العاملة ونائب الموارد البشرية والمالية للهيئة العامة للقوى العاملة قام فريق العمل بنقل نظام الميكنة الى الهيئة العامة للقوى العاملة وذلك بعد بناء البينة التحتية اللازمة لتشغيل الأنظمة بمتابعة من مراقب الدعم الفني ناصر الموسوي نجح فريق العمل في هذا التحدي الكبير وكانت نقطة لانطلاق الإدارة نحو التكامل لتشغيل الأنظمة الالية للوصول الى اهداف الهيئة.
التحديات
ما التحديات التي واجهت العمل؟
٭ واجهتنا الكثير من التحديات التي تم حل بعضها وجار تخطي المتبقي منها حيث في البداية واجهنا تحديا في نقص الكوادر البشرية مع كثرة المشاريع المراد تنفيذها ومتابعتها واختلاف تخصصاتها مما يتطلب كادرا بشريا مختلف الخبرات والتخصصات وندرة في بعض التخصصات في سوق العمل، كما واجهتنا العديد من المشاكل في تعديل البنية التحتية للهيئة للوصول لحالة الاستقرار في الأنظمة التي تتطلب ميزانيات لتطويرها واستبدال التالف من الأجهزة.
كما واجهتنا عقبات بعد نقل نظام الميكنة من ديوان الخدمة المدنية بوجود خلل في الربط مع الجهات كما ان كثيرا من البيانات في قاعدة البيانات غير صحيحة وهذه من المشاكل التي كانت تؤثر في تنفيذ المعاملات للمراجعين حيث انها تطلبت من فريق العمل تدقيقا، كون النظام سابقا لا يحتوي على التدقيق الالي وبعض البيانات غير صحيحة أو ناقصة وتم تخطي هذه العقبة حاليا بنسبة كبيرة.
ايضا واجهتنا بعض العقبات الإدارية ولكن بتعاون من الإدارة العليا تم التغلب عليها جميعا للوصول الى الانسجام لتحقيق الهدف المنشود لميكنة كافة الإجراءات وتطوير العمل.
المشاريع
ما اهم المشاريع التي تقوم الإدارة بتنفيذها؟
٭ جار العمل حاليا بجهد كبير لتشغيل جهاز التفتيش الالي والذي سيقوم بعمل نقلة نوعية في عمل مفتشي الهيئة وسيساعدهم في إنجاز أعمالهم بحرفية وتسهيل عملية ادخال المخالفات ونتائج التفتيش لحظيا مع إمكانية متابعة لجميع اعمال التفتيش من قبل مدير الإدارة عن طريق شاشات متخصصة لتتبع عملية التفتيش وتحديد عوامل الخطورة وتوزيع عمليات التفتيش آليا بناء على العوامل المدرجة في خطة العمل، علما انه سيتم تزويد الإدارة بعدد 343 جهازا ذكيا مربوطا مع نظام الهيئة العامة سيكون في عهدة المفتش، حيث سيقوم المفتش بالدخول يوميا عن طريق البصمة الى الجهاز وسيظهر علميات التفتيش الآلية والمطلوب إنجازها.
وجار ايضا تطوير أنظمة إدارة علاقات العمل لمساعدة المحقق في إنجاز الشكاوى العمالية بالسرعة اللازمة وتسجيلها في النظام مع نتائج الشكوى، مع إطلاق خدمات متخصصة للعمالة لتمكنهم من تقديم طلبات الشكوى عن طريق الموقع وتحديد موعد وستصل البيانات الى المحقق عن طريق النظام مما يقلل عملية الأرشيف الداخلي في الإدارات وتسرع الدورة المستندية.
كما تقوم الإدارة بتطوير نظام المهارة المهنية وهو نظام يختص بمتابعة عملية اختبار المهن الفنية وتسجيل نتائجالاختبارات، بالاضافة الى استكمال تطوير أنظمة الهيئة الداخلية.
كم نسبة إنجاز هذه المشاريع؟
٭ نظام التفتيش ونظام علاقات العمل في المراحل النهائية ومتوقع ان يتم إطلاق المشروع في الربع الأول من 2018 بنسبة إنجاز حاليا تصل الى 80%.
إنجاز آلي هل راضون عن خدمة أسهل؟
٭ نسبة رضائنا عن الخدمة عالية وذلك بناء على الاحصائيات والأرقام وعدد المعاملات المنجزة عن طريق الخدمة، ولكن طموحنا عال بالنهوض بمستوى كل الخدمات المقدمة من قبل الهيئة واضافة العديد منها الى الخدمة وإلى إنجاز كامل لجميع إجراءات ومعاملات الهيئة عن طريق الموقع وهذا الهدف من ضمن أهداف الكويت للوصول الى حكومة الكترونية وتقليل عدد المراجعين في إدارات الهيئة وتقليل الاعتماد على الأوراق.
انخفاض الشكوى
وإلى اي مدى تخطيت التحديات التي واجهت الانطلاق؟
٭ تخطينا نحو 90% من التحديات التي واجهتنا في بداية الانطلاق والتي تكمن في العديد من المحاور منها عدم تمكن البعض من استخدام الخدمة وذلك بسبب الاختلاف بين خدمة اسهل والموقع القديم وبعض المشاكل التي واجهت تسجيل الشركات عن طريق الموقع بسبب عدم تحديث البيانات مما اضطرنا الى التعامل مع بعض المراجعين وتقديم المساعدة المباشرة لهم للتسجيل وكانت تصلنا العديد من الرسائل الالكترونية للاستفسار وتم الرد على الجميع وقد وصل عدد الرسائل المرسلة لنا في اليوم الواحد 50 ايميلا في بداية انطلاق الخدمة، اما حاليا فلا يتعدى 10 رسائل الكترونية في الاسبوع واغلبها استفسار عن طريقة استخدام بعض الخدمات أو استفسار عن معنى بعض رسائل النظام ما يدل على نجاح الخدمة وتجاوز المستخدمين حاليا بالنظام.
الجهات الحكومية
هل هناك تعاون مع الجهات المعنية في الربط الالكتروني؟
٭ تم تشكل فريق إداري للتنسيق مع الجهات الحكومية والتواصل بشان الربط الالكتروني حيث تم استكمال الربط مع (وزارة التجارة ـ وزارة الداخلية ـ الهيئة العامة للتعليم التطبيقي ـ التأمينات الاجتماعية ـ المعلومات المدنية ـ الهيئة العامة للصناعة ـ برنامج إعادة هيكلة) لتبادل البيانات وتغذية نظام الميكنة وخدمة اسهل كما انه جار التنسيق مع جميع الجهات المصدرة للتراخيص ليتمكن المراجعون من فتح ملفات فور تسجيل الترخيص في الجهة المصدرة، ولكن تواجهنا بعض العقبات لدى بعض الجهات الحكومية لعدم وجود أنظمة لتسجيل بيانات الرخص وجار التنسيق لوضع حلول فنية بديلة.
ومن أبرز الجهات التي يجري الربط معها حاليا الهيئة العامة للزراعة والثروة السمكية وتم عقد اجتماعات مكثفة من الفريق الفني لكل من الجهتين لبرمجة الربط والمتوقع الانتهاء من عملية الربط خلال شهر والذي سيعد إنجازا كبيرا للمراجعين في كلا الطرفين.
كما تسعى الهيئة حاليا للربط مع جمعية المهندسين لاعتماد المؤهلات الدراسية للمهندسين المسجلين لدى الهيئة والراغبين في التسجيل.
ما أبرز اعمال الإدارة؟
وهل اعداد الكادر البشري كافية للقيام بهذه الاعمال؟٭ تقوم إدارة تقنية المعلومات بربط جميع أجهزة الهيئة بشبكة واحدة متكاملة وتقديم كل أنواع الدعم الفني لموظفي الهيئة من أجهزة حاسب آلي أو دعم للنظم الالية للهيئة.
وتقوم ايضا إدارة تقنية المعلومات باستقبال طلبات المراجعين بعد تسجيل الطلب في الإدارة عن طريق نظام التيكيت والرد عن طريق النظام خلال يومين عمل، حيث ان الإدارة غير معنية بتنفيذ المعاملات وانما يتلخص دورنا في حل مشاكل فنية قد تواجه المراجعين عن طريق نظام الميكنة، علما بانه بعد التدقيق في هذه المشاكل وجدنا السبب يرجع لخلل في البيانات المسجلة في النظام يتطلب صلاحيات اعلى للتعديل مما يتطلب التدقيق من قبل المبرمجين قبل تنفيذ أي طلب.
جهود مشكورة
تقدمت رباب العصيمي بالشكر لجميع العاملين في إدارة تقنية المعلومات لتعاونهم وتفانيهم في تنفيذ مشاريع الإدارة والتي اضطرت الجميع للعمل خارج أوقات العمل الرسمية وفي الاجازات مع شعور عال بالمسؤولية في كل المراحل التي مرت بها الإدارة ومازالت روح الاخوة بين العاملين هي سر نجاح الإدارة.
كما تقدمت بالشكر الجزيل لوزيرة الشؤون الاجتماعية والعمل هند الصبيح على توجيهها ودعمها لمشاريع إدارة تقنية المعلومات وايمانها العميق بان التكنولوجيا ركيزة أساسية لتطوير العمل والوصول الى اهداف أي مؤسسة كما فوضتنا بصلاحيات عالية لتنفيذ هذه المشاريع ودعمتنا في تجاوز العقبات التي واجهت المشاريع.
وكذلك الشكر موصول الى نائب الموارد البشرية والمالية على دعم الإدارة وتسهيل إنجاز المشاريع الموكلة الينا، ولجميع موظفي الهيئة العاملة للقوى العاملة لدعمهم وايمانهم العميق بما نقدم ومساندتنا وتقديم المشورة من واقع خبراتهم في إجراءات الهيئة وملاحظاتهم التي من شانها تطوير العمل، ونشكرهم أيضا على النقد البناء بالتوازي مع العمل لإصلاح الخلل بدون سلبية فشكرا لكل إيجابي رغب في التطوير.