الهاجري: المكتب الثقافي في لندن يبدأ العمل بنظام إلكتروني جديد

أعلن رئيس المكتب الثقافي في المملكة المتحدة محمد الهاجري امس عن بدء المكتب العمل بنظام إلكتروني جديد تستفيد منه جهات الابتعاث المختلفة و3500 طالب يتلقون تعليمهم في مختلف المعاهد والجامعات البريطانية علاوة على أولياء امورهم. ووصف د.الهاجري في لقاء مع «كونا» النظام الجديد الذي يطبق لأول مرة في المكاتب الثقافية الكويتية في الخارج والذي صمم ونفذ في المكتب الثقافي في لندن واستغرق العمل فيه عامين بأنه يشكل «نقلة نوعية» في عمل المكتب، حيث يحوي قاعدة بيانات متكاملة لجميع الطلبة والطالبات المسجلين في المكتب من مختلف جهات الابتعاث. وأوضح ان النظام يمكن جهات الابتعاث المختلفة (وزارة التعليم العالي وجامعة الكويت وهيئة التعليم التطبيقي وديوان الخدمة والجهات الاخرى) اضافة الى الطلبة واولياء امورهم من الدخول الى الموقع والاستفادة من الخدمات التي يوفرها النظام الجديد. وقال ان كل المستندات التي يتضمنها ملف الطالب تم حفظها وتخزينها مشيرا الى ان الملف سيشمل الوثائق وشهادات القبول والمستندات الرسمية والقرارات ذات الصلة بدراسة الطالب منذ التحاقه بالبعثة وتقاريره الدراسية وقرارات اللجان حتى نهاية دراسته وتخرجه. وأضاف ان النظام الجديد سيسمح للطالب بإنشاء كلمة سر واسم للمستخدم تمكنه من التواصل مع المكتب الثقافي وإرسال طلباته وأخذ الموافقة عليها من خلال الموقع علاوة على امكانية اطلاعه على تقاريره ومستوى التزامه خلال فترة الابتعاث والتي يعدها المشرفون الاكاديمون في المكتب. وأشار في هذا السياق الى انه بإمكان الطلبة الاطلاع ايضا من خلال الموقع الجديد على دليل الجامعات البريطانية واعتماد القبول في الجامعات المعتمدة من المكتب الثقافي من خلال المراسلات الالكترونية لافتا الى ان النظام الجديد من شأنه تقليل الدورة المستندية والبيروقراطية التي كانت تتسبب في تأخير اعتماد قبول عدد من الطلبة، حيث لن تستخدم الاوراق وستمرر الكتب بين الموظفين والاقسام الكترونيا. وبين الهاجري ان كل المعلومات التي يحتاجها الطلبة سيجدونها في الموقع ومن ضمنها تلك التي تتعلق بلوائح وشروط الدراسة في التعليم العالي او جهات الابتعاث المختلفة او عن كيفية التسجيل والاستفادة من التأمين الصحي او قوانين الهجرة او في مناحي الحياة المختلفة خلال وجودهم في المملكة المتحدة. وسيتمكن الطلبة من الاطلاع على الخدمات الطبية والسياحية والتعليمية والرياضية والترفيهية والاسلامية والتسوق والدوائر الحكومية والخرائط. وأوضح في حديثه لـ «كونا» ان النظام الجديد تم تقسيمه الى اربعة مراحل وقد تم الانتهاء من المرحلة الاولى وجار العمل على المراحل الاخرى المتبقية. وذكر ان الموقع الالكتروني للمكتب الثقافي يتكون من عدد من البوابات ومنها (بوابة جهة الابتعاث)، حيث سيتسنى لهذه الجهات الدخول على الملف الأكاديمي للطالب لمتابعة سير دراسته وتحصيله العلمي وتقليل المراسلات اليومية بين المكتب الثقافي وجهات الابتعاث وتسهيل وتسريع اتخاذ اي قرار في هذا الشأن. وقال الهاجري ان البوابة الثانية هي (بوابة أولياء الامور) تتيح لأولياء امور الطلبة متابعة تحصيل ابنائهم الدراسي ومدى التزامهم بالحضور لافتا الى ان «هذه الخطوة لن تتم الا بموافقة الطالب على اعطاء ولي امره كلمة السر واسم المستخدم». اما البوابة الثالثة والتي اطلق عليها اسم (بوابة الطالب) والتي وصفها الدكتور الهاجري بـ «البوابة الرئيسية المهمة» فهي تنقسم الى قسمين القسم الاول قسم الخدمات الاكاديمية ويشمل طلب تغيير الجامعة وتغيير التخصص او طلب الموافقة على حضور مؤتمر او طلب الانضمام الى البعثة او طلب تمديد البعثة وغيرها من الخدمات. اما القسم الثاني من مراحل النظام الجديد فهو القسم المتعلق بالخدمات المالية مثل طلب رسوم دراسية او طلب تذاكر سفر او طلب رسوم امتحانات او طلب كشف المصروفات المدفوعة او طلب دفع رسوم دورة تدريبية او ندوة. ولفت الدكتور الهاجري الى «أكبر المشاريع» الموجودة في البرنامج وهو النظام المالي، حيث ان احد ابرز مميزاته «الامان» فالطالب ومن خلال هذا البرنامج هو الشخص الوحيد الذي له حق وضع كافة تفاصيل حسابه البنكي عبر الموقع وسيتمكن من خلاله من تسلم راتبه الشهري مبينا انه ليس من حق احد في المكتب وضع رقم الحساب للطالب او تغييره الا الطالب نفسه. وأكد الهاجري ان «هذه الخطوة من شأنها القضاء على اي خطأ ممكن ان يقع او شبهة تجاوز مالي قد يقوم به احد» الا ان المرشد الاكاديمي والمحاسب لهما الحق في التأكد من بيانات الطالب قبل قبول طلبه واستيفائه للشروط. وبين ان النظام الجديد سيسمح بتحويل الرواتب آليا كل شهر بدون تكرار ادخال هذه المعلومات كل شهر مشيرا الى ان هذا النظام سيسمح لجهات الابتعاث بمراقبة الحركة المالية للمكتب الثقافي. وذكر الهاجري انه باستطاعة جهات الابتعاث الاطلاع على ملف الطالب المالي الالكتروني ومراقبة الصرف المالي والتدقيق الحسابي.